檔案管理員職責
檔案管理員
1.證照借閱與歸還
a.借合同原件：
借閱人——
領導簽字的“借閱公司證照安全責任承諾書”
在紙質版的登記簿上簽名
出借人：
b.借合同復印或掃描：
借閱人——
在紙質版的登記簿上簽名
c.借公證件：
借閱人——
領導簽字的“借閱公司證照安全責任承諾書”
紙質版登記
在紙質版的登記簿上簽名
d.借證照原件：（閻）
借閱人——
領導簽字的“借閱公司證照安全責任承諾書”
電子版登記
在紙質版的登記簿上簽名
e.合同與證照歸還
出借人——
銷紙質版和電子版的登記
工作步驟：在“移交目錄”表格中查合同號/項目名稱，找到編號，查相應的柜子。
工作注意：檔案柜子分布見登記簿首頁/查詢件電腦表格
如果合同無法找到讓其找財務/每次發現檔案袋里文件資料與卷內目錄不一致，做好記錄。
2.檔案接收與歸檔
各部門會不定時的移交一些材料，做好移交記錄。
如果已經建立檔案，及時歸檔，并且更新卷內目錄。（區別之前的字體顏色）
3.業務數據錄入
及時將調試報告、質檢報告、技檢報告、新梯交接單錄入績效考核表。
錄完放入柜子，達到一定量及時打包，打包前需要有完整電子版。
工作重點：及時錄入，尤其是每月6號前。
4.他人離職簽字
他人離職要查閱借閱電子記錄，看是否歸還。
5.三種報告整理
同一個項目下的三種報告歸檔到一起。
做好電子版登記。