在辦公室收發(fā)即時(shí)消息的7個(gè)禮儀技巧
像電子郵件提示等自動(dòng)彈出的即時(shí)消息(或者稱為im)會(huì)打擾你正在進(jìn)行的工作，而且不能忽略。小小的提示音，以及無論你在做什么突然彈出在最前面的方式都幾乎是最有效的打斷你有效的工作的方式。但是g-chat和其他即時(shí)消息系統(tǒng)也會(huì)用非常有效的方式提示你有緊急的日期變更或只是跟你打個(gè)招呼。對(duì)很多員工來說，那是日常通訊的一部分，并且能讓他們快速的從一個(gè)任務(wù)轉(zhuǎn)到另一個(gè)工作任務(wù)之中。
以下是一些禮儀專家對(duì)這種流行的自動(dòng)彈出的交流方式的一些建議：
要注意通訊信息的選項(xiàng)設(shè)置
在你通過即時(shí)消息聯(lián)系某人之前問問人家喜歡什么樣的溝通方式--電話、電子郵件或是即時(shí)消息。“有些同事可能會(huì)覺得即時(shí)消息非常實(shí)用，而有些人可能會(huì)覺得那會(huì)分散注意力而且很煩人，”禮儀專家托馬斯·法利說。
要非常非常簡(jiǎn)潔
即時(shí)消息并不適合鋪開敘述深刻的思想。“即時(shí)消息的好處在于快速節(jié)省時(shí)間。而它的劣勢(shì)則是會(huì)讓我們的溝通方式變得松懈，”德克薩斯議會(huì)學(xué)校的所有人戴安娜·古茲曼說。
告訴人們你是否有空
你完全可以通過設(shè)定自己的狀態(tài)避免因被打擾而生某人的氣，或者因?yàn)楹雎粤思磿r(shí)消息而疏遠(yuǎn)了某人這些情況的發(fā)生。“根據(jù)你當(dāng)天的工作安排來設(shè)定你的即時(shí)消息狀態(tài)--‘沒在座位’或‘忙碌中’的自動(dòng)消息回復(fù)會(huì)讓發(fā)消息的人知道你不能馬上進(jìn)行回復(fù)，”法利說。
不要使用笑臉
要用你在電子郵件中所使用的相同的語法和標(biāo)點(diǎn)--這是非常重要的。“偶爾使用縮寫是可以的，但請(qǐng)不要在工作中使用口語式的方式或傻乎乎的表情，”古茲曼說。
永遠(yuǎn)不要發(fā)送任何你不能大聲讀出來的東西
你不會(huì)通過工作電話說一些你不希望讓同事或老板聽到的事情。法利建議說，在使用即時(shí)消息的時(shí)候也要完全遵照這個(gè)原則。其他人能很容易的從你身后看到你正在說的話，而且也很有可能你會(huì)不經(jīng)意的把消息發(fā)錯(cuò)人。
耐心等待回應(yīng)
即時(shí)消息能馬上送達(dá)，但并不意味著你就能馬上收到回復(fù)。“如果你沒有收到即時(shí)消息的回復(fù)，不要發(fā)送挑釁性的消息，比如‘嘿?’，可能你在發(fā)送消息的時(shí)候是微笑著的，但對(duì)方看不到你的表情，很有可能猜測(cè)你的語氣是消極的，”古茲曼說。
不要使用憤怒的即時(shí)消息短語
通過即時(shí)消息或電子郵件吵架，會(huì)留下太多引起誤解的可能。“如果你在工作中收到了負(fù)面的回復(fù)或粗魯?shù)募磿r(shí)消息，建議你馬上進(jìn)行面對(duì)面的溝通(通過skype)或打電話給對(duì)方。因?yàn)楸鎰e肢體語言和語音語調(diào)比較容易，這最終能化解或解決沖突，”古茲曼說。