會議紀要怎么寫才會簡明扼要
一、會議紀要的內涵
《國家行政機關公文處理辦法》中規定:“會議紀要適用于記載、傳達會議情況和議定事項。”《中國共產黨機關公文處理條例》中規定:“會議紀要用于記載會議主要精神和議定事項。”我們根據上述規定，可以明確地把會議紀要定位為:用于記載、傳達會議情況和議定事項的一種行政公文。也就是說，會議紀要是對會議的目的、要求、基本精神及決定的事項加以文字歸納整理，以便上傳下達，統一認識，進而推動工作的開展。
會議紀要在行文關系上，作為下行文可類似于通知，即采取轉發(印發)或直接發出的形式，發給下級貫徹執行;作為上行文可類似于會議情況報告，報送上級，向上反映;作為平行文可類似于公函，發給平級有關機關，讓對方知曉，溝通情況。會議紀要以會議主持機關審定制發、其內容要求詳盡具體之特點，區別于按照法定多數表決通過、內容多體現原則的會議決議;以突出會議的目的、要求、基本精神及決定事項為主要表達的項目上，區別于客觀、原始記錄會議情況的會議記錄;以兼有反映情況、溝通信息功能的同時，還具有指揮的權威性上，區別于只用于反映會議動態、溝通情況，所載內容只具有參考性的會議簡報。
二、會議紀要的特點
會議紀要的三大特點是真實性、提要性、條理性。
(一)真實性。會議紀要是紀實的,必須保證其真實性,這個要求是紀要的性質和職能所決定的。會議紀要一經下發,特別是批轉下發,它所記述的決議、決定就具有政策性。所以辦公室人員動筆寫紀要之前,必須認真核實材料,沒有核實的材料,切忌寫進紀要。為了保證紀要的真實性,紀要起草后,要聽取與會者的意見,最后交由會議主持人或與會的主管領導審查,確認反映了會議的實際,才能簽字印發。
(二)提要性。要在會議紀要的“要”字上下功夫,對會議內容不可事無巨細、有則記之,應該對整個會議的各種材料和觀點,經過分析、研究、綜合整理,將主要精神、主要議決事項、主要觀點,按一定邏輯順序撰寫出來。在概括會議內容時,要特別注意突出會議議題,以議題為中心組織材料進行寫作。任何一個會議總有一個中心,即使有幾個議題,每一個議題總有一個要點,也就是中心,中心就是會議的意圖所在。要圍繞會議中心進行選材,重點應介紹會議成果,而不是敘述會議的過程。無助于說明會議中心議題的材料,即使是真實的、生動的,也一定要去掉。
(三)條理性。每個與會人員的發言都可能是有條有理的,但是放在一起卻很可能是“一鍋大雜燴”,因此,必須按照一定的標準對所有材料加以整理,使之有綱有目,綱目協調。
三、會議紀要的構成要件
會議紀要的結構,一般由版頭或標題、正文、版記三部分組成。
(一)版頭或標題。日常工作會議等工作例會的紀要一般都有固定的版頭,包括標題、紀要期數、紀要編發機關及成文日期等。標題由會議名稱和文種(紀要)組成,套紅與否均可。紀要期數、紀要編發機關及成文日期在標題下方注明。一般非工作例會,如行業性或專題性的多數會議,會議紀要沒有固定的版頭,標題由會議名稱加文種(紀要)組成。
(二)正文。正文一般由會議概況(導言)、會議精神和決定事項(或結語)三部分組成。會議概況主要包括會議時間(多次性會議應寫明會議起止時間)、召開地點、主持人、參加人(日常工作例會的參加人員可以放在紀要末尾)、領導同志參加情況、會議議題等。會議精神部分寫會議的主要情況,對會議的原則精神、討論結果和今后任務等進行具體敘述和說明,要有準確的概括和很強的政策性、指導性。會議決定事項或結語辦公會、日常工作例會常常做出決定,需將這些決定事項加以歸納,扼要寫出。工作會議、專業性會議在結語這部分應對會議做出估價,指出方向,明確任務,提出希望和號召。正文部分要對會議概況(導言)、會議精神、重要原則、主要內容和議定事項(或結語)等加以綜合和闡述，通常用三種方式表述。其一是綜合敘述式，即把會議研究討論的主要問題、與會人員的統一認識和看法、議定的事項，加以綜合敘述;其二是分類歸納式，即把會議的發言、討論的情況以其內在聯系歸納為不同的方面，來分別加以敘述;其三是發言記錄式，即按照會議的發言順序，掌握其重點，對記錄如實加以摘要整理。
(三)版記。紀要版記(紀要的末尾)部分包括紀要的關鍵詞、上報或下發單位、印數。若紀要無版頭,則末尾部分可簡化為紀要編發機構名稱及成文日期即可。本部分無需加蓋公章。
四、會議紀要的類型
根據性質與內容，會議紀要可分為三種類型：
(一)辦公會議紀要。所謂辦公會議就是機關研究日常工作、日常事務的會議。此類紀要主要是用來宣布各種日常辦公會議決定的事項，大都是機關團體、企事業單位領導層集體開會決定了工作中的一些具體事宜后所使用的一種紀要。內容往往是決定一個或多個事項放在一份紀要中，分別逐一表達。
(二)指示會議紀要。即對某一范圍較大或重要方面的工作會議所綜合整理的會議紀要，既有對黨的方針政策的具體貫徹意見，又有對這一重要工作各種認識的統一，還包括對工作的具體部署、要求，行政約束力很強。