溝通的形式與藝術

　　溝通的形式包括：　　1、文字形式　　當組織或管理者的信息必須廣泛向他人傳播或信息必須保留時，以報告、備忘錄、信函等文字形式就是口語形式所無法替代的了，采用文字進行溝通的原則有以下幾個方面：　　1）文字要簡潔，盡可能采用簡單的用語，刪除不必要的用語和想法。　　2）如果文件較長，應在文件之前加目錄或摘要。　　3）合理組織內容，一般最重要的信息要放在最前面。　　4）要有一個清楚明確的標題。　　2、口語形式　　利用口語面對面的進行溝通是管理著最常用的形式，有效的口語溝通對信息的輸出者而言，需要具備正確的變碼，以有組織的有系統的方式傳遞信息。至于輸出這個人具備什么樣的條件能夠有效的增進溝通的效果？有關研究表明，知識豐富、自信、發音清晰、語調和善、誠意、邏輯性強、有同情心、心態開放、誠實、儀表好、幽默、機智、友善等是有效溝通的特質。　　3、非口語形式　　非口語溝通可以強化口語所傳遞的信息，也可以混淆歪曲口語所傳達的信息，因此了解非口語的溝通十分重要，非口語的信息可以用多種方式表達。　　利用空間溝通　　人與人之間的距離遠近，是站著還是坐著，以及辦公室的設備和擺設等等，均會影響到溝通。在各種組織中，不同的地位和權力通常由空間的安排顯示出來，高層管理者一般擁有寬敞、視野良好以及高品位擺設的辦公室，不同檔次的賓館及餐飲業也可以通過空間的信息表達出來。　　利用衣著溝通　　人們衣著的不同可給對方傳達一定的信息。因為衣著可明顯影響人們對不同的地位、不同的身份、不同的群體的認知。　　利用舉止進行溝通　　人體及其各種舉止可以傳達許多信息，尤其是面部表情最具有代表性，所以了解人體語言所代表的意義是有效溝通的一個重要組成部分。　　在明確溝通方法的同時也要注意溝通的藝術。　　據一項調查表明，在企業中，生產工人每小時進行16-46分鐘的溝通信息活動；對于基層管理人員來說，他們工作時間的20-50%用于同各種人進行語言溝通，如果加上各種方式的文字性溝通，諸如寫報告，最高可達64%；而經理人員在工作時間內則有66-89%的時間用于語言溝通，企業領導人經常開會，找人談話，下基層，其中很大一部分屬于溝通信息的內容。企業中的每個人都有大量的時間用于溝通，而溝通要講究藝術才能更有成效，這點對于企業的領導者更為重要。　　溝通必須目的明確、思路清晰、注意表達方式。在信息交流之前，發訊者應考慮好自己將要表達的意圖，抓住中心思想。在溝通過程中要使用雙方都理解的用語和示意動作，并恰當地運用語氣和表達方式，措詞不僅要清晰、明確，還要注意情感上的細微差別，力求準確，使對方能有效接收所傳遞的信息。發訊者有必要對所傳遞信息的背景、依據、理由等作出適當的解釋，使對方對信息有明確、全面的了解：假如你要分配一項任務，那么要對任務進行全面分析，這樣你才能正確地對任務進行說明；假如你面臨的是紀律問題，那么在批評和處罰之前，應對情況進行全面了解，取得了真憑實據，這樣的處理就會取得圓滿的效果。　　溝通要以誠相待。發訊者要心懷坦誠，言而可信，向對方傳遞真實、可靠的信息，并以自己的實際行動維護信息的說服力。不僅如此，發訊看還要誠懇地爭取對方所反饋信息，尤其要實心實意聽取不同意見，建立溝通雙方的信任和感情。　　溝通要選擇有利的時機，采取適宜的方式。溝通效果不僅取決于信息的內容，還要受環境條件的制約。影響溝通的環境因素很多，如組織氛圍、溝通雙方的關系、社會風氣和習慣作法等。在不同情況下要采取不同的溝通方式，要抓住最有利的溝通時機。時機不成熟不要倉促行事；購誤時機，會使某些信息失去意義；溝通者應對環境和事態變化非常敏感。　　溝通要增強下級對領導者的信任度。下級對領導者是否信任，程度如何，對于改善溝通有很重要作用。信息在社會中的傳播是通過獨特的“信任”和“不信任”的“過濾器”進行的。這個過濾器能起到這樣的作用：如果沒有信任，完全真實的信息可能變成不可接受的，而不真實的信息倒可能變成可接受的。一般來說只有受到下級高度信任的領導者發出的信息，才可能完全為下級所接受。這就要求領導者加強自我修養，具有高尚的品質和事業心，以及豐富的知識和真誠的品格。具備了這些，領導者就會贏得下級的信任，就有了有效溝通的基礎。　　溝通要講究“聽”的藝術。作為一名領導者在與員工的溝通過程中，應該主動聽取意見，善于聆聽，只有善于聽取信息才能成為有洞察力的領導者。就是說，領導者不僅要傾聽，還要聽懂員工的意思。因此，在聽對方講話時要專心致志，不要心不在焉；其次，不要心存成見，也不要打斷對方講話，急于作出評價，或者表現出不耐煩，這樣會使對方不愿把溝通進行下去；最后，要善解人意，體味對方的情感變化和言外之意，做到心領神會。　　溝通要講究“說”的藝術。與人溝通，不僅要會聽，還得會說，會表達自己的意見。在表達自己的意見時，要誠懇謙虛。如果過分顯露自己，以先知者自居的話，即使有好的意見，也不容易為人接受，會使人產生反感和戒備心理。講話時要力求簡明扼要，用簡單明了的詞句表明自己的意思，語調要婉轉，態度也要從容不迫。在談話時如果發現對方有心不在焉或厭煩的表情時，就應適可而止或轉換話題，使溝通能在良好的氛圍中進行。而且，在表明某個意思后，最好能稍作停頓，并向對方投以征詢的目光，這樣，使對方有插話的機會，也是尊重對方的表現。