秘書辦公室人際關(guān)系
秘書工作的特殊性要求秘書必須樹立清晰的角色意識(shí)，那秘書的辦公室人際關(guān)系是怎樣呢?下面是第一范文網(wǎng)小編搜集整理的一些內(nèi)容，希望對(duì)你有幫助。
秘書辦公室人際關(guān)系：定位
在工作中，每個(gè)人都要有清晰的角色意識(shí)，這就需要準(zhǔn)確定位。定位包括自我定位和他人定位兩個(gè)方面。自我定位是在自我評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，即認(rèn)識(shí)自身?xiàng)l件(優(yōu)勢(shì)和劣勢(shì))，以此為基礎(chǔ)確定自己所處的位置和所扮演的角色。
對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，自我定位時(shí)主要應(yīng)考慮以下問(wèn)題：
1.秘書崗位的職責(zé)是什么?企業(yè)或組織對(duì)秘書崗位的要求有哪些?
2.秘書崗位與其他崗位的關(guān)系是怎樣的?
3.秘書崗位在整個(gè)部門或組織的運(yùn)轉(zhuǎn)中應(yīng)該發(fā)揮怎樣的作用?
秘書在日常工作中要按照組織規(guī)則和程式進(jìn)行自我定位，以符合秘書的角色要求和領(lǐng)導(dǎo)的期待。比如陪同領(lǐng)導(dǎo)宴請(qǐng)客戶，秘書應(yīng)該扮演怎樣的角色，發(fā)揮什么作用，怎樣說(shuō)話才符合自己的身份……對(duì)這些問(wèn)題認(rèn)識(shí)越清晰，定位才會(huì)越準(zhǔn)確，行事才會(huì)越得體。再比如陪同領(lǐng)導(dǎo)出席會(huì)議，這時(shí)秘書的角色是隨行人員。如果會(huì)議中領(lǐng)導(dǎo)突然因事退席，這時(shí)秘書的角色就不再是隨行人員，而是組織或部門的代表。此時(shí)秘書應(yīng)及時(shí)調(diào)整角色位置，代表領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，而不是仍以秘書的身份說(shuō)話辦事。
秘書辦公室人際關(guān)系：換位
怎樣才能做到定位準(zhǔn)確呢?最好的辦法是換位，也就是站在他人的位置上給自己定位。自我定位加上他人角度的定位，定位的準(zhǔn)確性就會(huì)大大提高。對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，這個(gè)“他人”應(yīng)該是對(duì)自己的行為結(jié)果最具影響力的人，一般是領(lǐng)導(dǎo)、同事或客戶。
換位思考就是將心比心地考慮對(duì)方的感受，善于發(fā)現(xiàn)對(duì)方的利益或需要。如果能進(jìn)一步找到雙方利益的交集，就可避免分歧，為實(shí)現(xiàn)共同的目標(biāo)愉快合作。秘書主要為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，尤其需要換位思考，想領(lǐng)導(dǎo)所想，主動(dòng)配合領(lǐng)導(dǎo)，如此才能減少工作的盲目性。如果想當(dāng)然行事，很有可能好心辦壞事。比如，有些秘書一廂情愿地希望領(lǐng)導(dǎo)采納自己的建議，如果領(lǐng)導(dǎo)不采納，就覺(jué)得自己不被重視，以后再也不提建議了。實(shí)際上，即使秘書的建議是對(duì)的，領(lǐng)導(dǎo)也不一定都會(huì)采納，因?yàn)閮烧呖磫?wèn)題的角度不同。領(lǐng)導(dǎo)必須高瞻遠(yuǎn)矚，平衡全局和各部門之間的關(guān)系，還要考慮具體實(shí)施的時(shí)間、地點(diǎn)是否合適。秘書的建議也許是對(duì)的，但如果從全局考察難以行得通，領(lǐng)導(dǎo)就不會(huì)采納。秘書應(yīng)該認(rèn)識(shí)到，進(jìn)言是與領(lǐng)導(dǎo)平等坦誠(chéng)地進(jìn)行交流，因此要端正心態(tài)，即使建議被否定，仍然要主動(dòng)與領(lǐng)導(dǎo)交流溝通，以服從大局為重。只有不斷吸取經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，向領(lǐng)導(dǎo)學(xué)習(xí)請(qǐng)教，勇于接受正確的意見，才能不斷得到鍛煉和成長(zhǎng)。
很多時(shí)候，秘書并不是無(wú)法滿足領(lǐng)導(dǎo)的期望和要求，而是沒(méi)有搞清楚領(lǐng)導(dǎo)的真正需要，所以換位思考就顯得非常重要。換位思考后再行動(dòng)，才能獲得有效結(jié)果。
對(duì)于秘書來(lái)說(shuō)，換位思考時(shí)大致應(yīng)做到以下幾點(diǎn)：
1.了解領(lǐng)導(dǎo)的工作目標(biāo)和工作步驟，以及領(lǐng)導(dǎo)對(duì)秘書工作過(guò)程和工作成果的要求，做到主動(dòng)配合與適應(yīng);
2.了解領(lǐng)導(dǎo)內(nèi)心的需要和期待，并給予精神上的支持和情緒上的回應(yīng);
3.了解領(lǐng)導(dǎo)的成長(zhǎng)背景、個(gè)性氣質(zhì)和人格特點(diǎn)，給予最恰當(dāng)?shù)幕?dòng)、支持和幫助;
4.及時(shí)、有效地與領(lǐng)導(dǎo)溝通，準(zhǔn)確理解領(lǐng)導(dǎo)意圖;
5.注意觀察領(lǐng)導(dǎo)的身體語(yǔ)言和神情舉止，體會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的真實(shí)想法和內(nèi)心感受。
秘書辦公室人際關(guān)系：越位
在定位和換位過(guò)程中如果出現(xiàn)錯(cuò)誤，比如不能擺正自己的位置，不能準(zhǔn)確認(rèn)識(shí)自己的角色，就有可能發(fā)生越位的情況。
秘書工作中典型的越位表現(xiàn)有以下幾種：
1.領(lǐng)導(dǎo)尚未下命令、作指示便搶先表態(tài)或擅作決定;
2.未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)直接指揮部門或同事，傳達(dá)指令，發(fā)號(hào)施令;
3.擅自代表領(lǐng)導(dǎo)布置任務(wù)，下達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指示時(shí)隨意解釋或承諾;
4.到基層調(diào)研時(shí)把自己當(dāng)成領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)基層工作指手劃腳;
5.不遵守保密原則，透露內(nèi)部消息;
6.自我膨脹，盛氣凌人，表現(xiàn)出“一人之下，眾人之上”的優(yōu)越感。
之所以出現(xiàn)上述越位現(xiàn)象，主要原因有以下幾點(diǎn)：
1.熱衷于權(quán)力，把領(lǐng)導(dǎo)的授權(quán)當(dāng)作自己擁有的權(quán)力隨意發(fā)揮和利用;
2.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)缺乏尊重，對(duì)權(quán)力缺乏敬畏，認(rèn)為有能力就應(yīng)該展示出來(lái)，有個(gè)性就可以表現(xiàn)出來(lái)，為所欲為;
3.不會(huì)換位思考，不能準(zhǔn)確領(lǐng)會(huì)領(lǐng)導(dǎo)意圖，不了解領(lǐng)導(dǎo)的內(nèi)心感受;
4.憑熱情魯莽從事，無(wú)視職場(chǎng)規(guī)則和制度;
5.不善于處理人際關(guān)系，憑本能行事;
6.功利主義，片面追求短期利益和有形效益，忽視甚至無(wú)視長(zhǎng)期利益和無(wú)形效益;
7.缺乏自信，因而處處都要證明自己的聰明，以顯示自己的價(jià)值。
秘書越位的后果，輕者與領(lǐng)導(dǎo)和同事出現(xiàn)溝通障礙，令人生厭;重者影響領(lǐng)導(dǎo)的權(quán)威，破壞領(lǐng)導(dǎo)的形象，危及企業(yè)或組織的聲譽(yù)。因此，秘書應(yīng)有意識(shí)地調(diào)適心態(tài)，提高職業(yè)素養(yǎng)和工作能力。要正確認(rèn)識(shí)自己的角色，既不能因處于配角地位而被動(dòng)畏縮，也不能因強(qiáng)調(diào)主動(dòng)服務(wù)而跨線越位。要掌握秘書工作規(guī)律，拿捏好分寸，明白什么情況下什么事應(yīng)該先請(qǐng)示后行動(dòng)，什么情況下什么事可以先行動(dòng)后匯報(bào)，什么情況下什么事不用請(qǐng)示就可以自行解決，也就是明確什么條件下自己是配角，什么條件下自己可以是主角或代理主角。
總之，秘書要有強(qiáng)烈的角色意識(shí)和自覺(jué)的服務(wù)觀念，否則就不可能與領(lǐng)導(dǎo)保持正常的角色關(guān)系，也就談不上做好領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。一個(gè)優(yōu)秀的秘書應(yīng)該經(jīng)常自我反省，全面了解自己和自己的工作崗位;被領(lǐng)導(dǎo)批評(píng)或同事誤解時(shí)不喪失理智，能及時(shí)有效地控制情緒，保持冷靜的頭腦和開朗的心態(tài);按照領(lǐng)導(dǎo)指示腳踏實(shí)地工作，不狂妄任性，不拖延推諉;目光遠(yuǎn)大，能從組織或領(lǐng)導(dǎo)的角度考慮問(wèn)題，注重長(zhǎng)遠(yuǎn)，不沉溺于短暫利益;重視領(lǐng)導(dǎo)、同事的意見和建議，能建立起友好合作的人際網(wǎng)絡(luò)和融洽的上下級(jí)關(guān)系;積極熱情地從事秘書工作，并在工作實(shí)踐中獲得價(jià)值感和成就感。