教你如何正確選用公文文種

　　要擬寫一篇公文，我們首先就會遇到這樣一個問題：如何選擇一個合適的文種來行文？

　　對于公文文種的正確選用，國務院于xx年8月24日發布的《國家行政機關公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》）中已有明確規定：公文的文種應當根據行文目的、發文的職權和與主送機關的關系確定。

　　然而據筆者的實際工作經驗，少數擬文人員在日常工作中，還是會出現選用公文文種不恰當甚至錯誤的現象。為此，筆者結合一些比較典型的例子，作一下探討。

　　一、所選文種應當在法定文種之列

　　根據《辦法》的規定，目前行政機關的公文共有13種，分別是：命令（令）、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要。而“計劃”、“總結”、“規劃”、“方案”等則不在13種法定文種之列。筆者曾遇到過這樣一個例子：某機關一擬文人員就某一項工作起草了一份總結，并擬行文上報給上級機關，標題為“（省略發文機關）關于xx年情況的總結”。顯然，將“總結”直接上報是不正確的。那么，我們遇到這種情況該如何處理呢？一般的處理方法是：選用一個恰當的“載體”來行文。在上述例子中，因行文對象為上級機關，故該文可改為《關于報送xx年情況總結的報告》（該稿還可直接改為《關于xx年情況的報告》）。而當行文對象為不相隸屬機關時，則可選用“函”來做“載體”。以下如《（發文機關）關于報送試點工作階段總結材料的報告》、《（省略發文機關）關于報送〈專項工作實施方案〉的報告》、《（發文機關）關于報送總結的函》、《（發文機關）關于報送xx年度需求計劃的函》、《（發文機關）關于報送〈‘’重點專項規劃（草案）〉及編制說明的函》都是比較典型的例子。

　　由于牽涉到“報送”字樣，這里需要提一下另外一個細節，參照《上海市人民政府辦公廳關于發布〈上海市國家行政機關公文處理實施細則〉的通知》（滬府辦發〔1996〕3號）第十一條中的規定：“正文標題中已標明所批轉、轉發、印發、報送、轉報、發布的文件的，不加附件說明，也不標注‘見附件’等字樣”。（其他省市是否也有類似規定暫不詳。）

　　二、文種選用應當嚴格遵守行文規則

　　關于這一點，筆者可為大家舉一個例子：xx年上半年，本市某區因申請建立某產業園區，以區政府名義向市政府某部門行文，在行文時選用了“請示”文種。根據《辦法》的規定，“請示”文種適用于向上級機關請求指示、批準，但根據一般常識，區政府與市政府的一個部門之間并不存在上下級行政隸屬關系，由此不難判斷，該區選用“請示”文種行文是不合適的。那么，作為市政府的一個部門，在收到這樣不符合行文規則的來文時，應該如何處理呢？是否將錯就錯選用“批復”來回復“請示”呢？對此，《辦法》中明確指出：“政府各部門依據部門職權可以互相行文和向下一級政府的相關業務部門行文；除以函的形式商洽工作、詢問和答復問題、審批事項外，一般不得向下一級政府正式行文”。而“批復”則適用于“答復下級機關請示事項”，故類似上述例子可選用“函”來回復。在實際工作中，當發文機關需要向不相隸屬機關行文時，一般都選用“函”來商洽工作詢問和答復問題，請求批準和答復審批事項。