上行文請示或報告格式
如遇到二個單位行文時,年、月、日標(biāo)識則為左、右側(cè)距版線均空7個字,居中標(biāo)識年月日。如碰到多個單位聯(lián)合行文時則年、月、日標(biāo)識應(yīng)在右側(cè)距右側(cè)版線空二個字標(biāo)識。印章不壓年、月、日,印章與年、月、日間空一行字距標(biāo)識。
附件 公文如有附件,應(yīng)在正文下空一行左側(cè)距版線空二個字標(biāo)識“附件”后加冒號,冒號后標(biāo)識附件內(nèi)容。附件名稱標(biāo)識不加標(biāo)點符號。如附件名稱內(nèi)容很長一行標(biāo)識不下,要四行時則應(yīng)在文字下一行位置標(biāo)識。不在“附件”或序號數(shù)下標(biāo)識。如附件有幾個,則可在冒號后標(biāo)識附件順序號和每個附件的內(nèi)容,并順序排列。遇到有附件,則印章和成文時間應(yīng)放在附件標(biāo)識的下面。其位置與正文位置相同。
附注 這一欄為在正文內(nèi)無法表述的內(nèi)容,但又需說明的事項,在附注欄標(biāo)識。標(biāo)識時加括弧,如“請示”文種中“聯(lián)系人”、“聯(lián)系電話”則可標(biāo)為(聯(lián)系人:,聯(lián)系電話:),或(此文限傳達(dá)到縣、團(tuán)級)等。其標(biāo)識位置在正文成文日期下一行左側(cè)距版線空二個字的位置標(biāo)識。
版記 其內(nèi)容包括主題詞、主送、抄送、印發(fā)說明等內(nèi)容。版記一般應(yīng)放在公文最后一頁的底部,其位置均在雙數(shù)頁面上。版記一般不編頁碼。但如遇正文同頁則可編頁,不同頁不編頁碼。版記中每欄目間用黑色粗實線分割。
主題詞 用3號黑體字標(biāo)于版記頂部,左側(cè)頂左版線標(biāo)識,后加冒號。冒號后標(biāo)主題詞詞組。主題詞詞組間不用標(biāo)點符號分割,要用空一個字作間隙。詞組用3號小標(biāo)宋體字標(biāo)識。
主送機(jī)關(guān) 當(dāng)正文中主送機(jī)關(guān)太多時移至此標(biāo)識,其位置在主題詞下一行,標(biāo)識時左、右各空一個字,標(biāo)“主送”,主送后加冒號。主送機(jī)關(guān)名稱要標(biāo)全稱或規(guī)范化簡稱。主送機(jī)關(guān)之間分隔要用逗號分割。
抄送機(jī)關(guān) 標(biāo)“抄送” 標(biāo)在主送或主題詞下一行位置,其標(biāo)識方法與“主送”相同。
印發(fā)說明 在“抄送”下一行左、右各空一個字標(biāo)識,左標(biāo)公文承印單位,右標(biāo)年月日(用阿拉伯?dāng)?shù)字)。
各單位如要進(jìn)一步標(biāo)審核人、校對、及印發(fā)份數(shù)時,則可在承印單位下一行標(biāo)識,但要求標(biāo)識均勻,對稱好看。
取消“此頁無正文”標(biāo)識增強(qiáng)公文防偽性。
過去往往在公文結(jié)束時碰到所剩頁面不多無法加蓋印章和標(biāo)注年、月、日。這時只好把印章和成文時間列入下一頁低。為表示有印章和成文時間這一頁紙與正文是聯(lián)接的所以在紙的開頭標(biāo)注(此頁無正文)以示說明。這次新《辦法》和新的《公文格式》標(biāo)準(zhǔn)則為公文防偽,取消了這一說明。并明確規(guī)定:蓋印章的一頁公文上面必須有正文內(nèi)容。為了解決這一問題,新的《公文格式》標(biāo)準(zhǔn)中規(guī)定:遇有這個問題時,可采取調(diào)正公文行距和字距的辦法來解決,也就是說遇到這樣情況可視公文內(nèi)容及其下部空白多少,用改變這一頁低公文的行距或字距來達(dá)到使印章和成文時間與公文同處一頁。