函的概念

　　一、

　　函是不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，或者向有關主管部門請求批準事項時所使用的公文。

　　函作為公文中惟一的一種平行文種，其適用的范圍相當廣泛。在行文方向上，不僅可以在平行機關之間行文，而且可以在不相隸屬的機關之間行文，其中包括上級機關或者下級機關行文。在適用的內容方面，它除了主要用于不相隸屬機關相互商洽工作、詢問和答復問題外，也可以向有關主管部門請求批準事項，向上級機關詢問具體事項，還可以用于上級機關答復下級機關的詢問或請求批準事項，以及上級機關催辦下級機關有關事宜，如要求下級機關函報報表、材料、統計數字等。此外，函有時還可用于上級機關對某件原發文件作較小的補充或更正。不過這種情況并不多見。

　　二、函的特點

　　（一）溝通性。函對于不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，起著溝通作用，充分顯示平行文種的功能，這是其他公文所不具備的特點。

　　（二）靈活性。表現在兩個方面：一是行文關系靈活。函是平行公文，但是它除了平行行文外，還可以向上行文或向下行文，沒有其他文種那樣嚴格的特殊行文關系的限制。二是格式靈活，除了國家高級機關的主要函必須按照公文的格式、行文要求行文外，其他一般函，比較靈活自便，也可以按照公文的格式及行文要求辦。可以有文頭版，也可以沒有文頭版，不編發文字號，甚至可以不擬標題。

　　（三）單一性。函的主體內容應該具備單一性的特點，一份函只宜寫一件事項。

　　三、函的分類。

　　函可以從不同角度分類：

　　（一）按性質分，可以分為公函和便函兩種。公函用于機關單位正式的公務活動往來；便函則用于日常事務性工作的處理。便函不屬于正式公文，沒有公文格式要求，甚至可以不要標題，不用發文字號，只需要在尾部署上機關單位名稱、成文時間并加蓋公章即可。

　　（二）按發文目的分。函可以分為發函和復函兩種。發函即主動提出了公事事項所發出的函。復函則是為回復對方所發出的函。

　　（三）另外，從內容和用途上，還可以分為商洽事宜函，通知事宜函，催辦事宜函，邀請函、請示答復事宜函，轉辦函，催辦函，報送材料函等等。

　　四、函的結構、內容和寫法

　　由于函的類別較多，從制作格式到內容表述均有一定靈活機動性。主要介紹規范性公函的結構、內容和寫法。

　　公函由首部、正文和尾部三部分組成。其各部分的格式、內容和寫法要求如下：

　　（一）首部。主要包括標題、主送機關兩個項目內容。

　　1、標題。公函的標題一般有兩種形式。一種是由發文機關名稱、事由和文種構成。另一種是由事由和文種構成。

　　2、主送機關。即受文并辦理來函事項的機關單位，于文首頂格寫明全稱或者規范化簡稱，其后用冒號。

　　（二）正文。其結構一般由開頭、主體、結尾、結語等部分組成。

　　1、開頭。主要說明發函的緣由。一般要求概括交代發函的目的、根據、原因等內容，然后用“現將有關問題說明如下：”或“現將有關事項函復如下：”等過渡語轉入下文。復函的緣由部分，一般首先引敘來文的標題、發文字號，然后再交代根據，以說明發文的緣由。

　　2、主體。這是函的核心內容部分，主要說明致函事項。函的事項部分內容單一，一函一事，行文要直陳其事。無論是商洽工作，詢問和答復問題，還是向有關主管部門請求批準事項等，都要用簡潔得體的語言把需要告訴對方的問題、意見敘寫清楚。如果屬于復函，還要注意答復事項的針對性和明確性。

　　（三）結尾。一般用禮貌性語言向對方提出希望。或請對方協助解決某一問題，或請對方及時復函，或請對方提出意見或請主管部門批準等。

　　（四）結語。通常應根據函詢、函告、函商或函復的事項，選擇運用不同的結束語。如“特此函詢（商）”、“請即復函”、“特此函告”、“特此函復”等。有的函也可以不用結束語，如屬便函，可以像普通信件一樣，使用“此致”、“敬禮”。

　　() （五）結尾落款。一般包括署名和成文時間兩項內容。

　　署名機關單位名稱，寫明成文時間年、月、日；并加蓋公章。

　　五、撰寫函件應注意的問題

　　函的寫作，首先要注意行文簡潔明確，用語把握分寸。無論是平行機關或者是不相隸屬的行文，都要注意語氣平和有禮，不要倚勢壓人或強人所難，也不必逢迎恭維、曲意客套。至于復函，則要注意行文的針對性，答復的明確性。

　　其次，函也有時效性的問題，特別是復函更應該迅速、及時。像對待其他公文一樣，及時處理函件，以保證公務等活動的正常進行。