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商務(wù)技能(五)會(huì)議管理

商務(wù)技能(五)會(huì)議管理

  會(huì)議作為一種社會(huì)活動(dòng)隨處可見(jiàn),它在企事業(yè)單位中擔(dān)當(dāng)著重要的角色。

  據(jù)調(diào)查,高職高專文科學(xué)生畢業(yè)后80%以上要接觸與會(huì)議有關(guān)的工作,文科學(xué)生很有必要掌握會(huì)議管理的知識(shí)與技能。因此,在自己的職業(yè)規(guī)劃中,加上會(huì)議管理一課,必定為以后的工作生涯增加許多便利。

  別小看了會(huì)議,會(huì)議里的乾坤大著呢。會(huì)議管理,看似簡(jiǎn)單,但真正把它做好,卻是秘書(shū)或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話,叫做:“會(huì)而議,議而決,決而行,行而徹。”這句話簡(jiǎn)明扼要,但是真正將會(huì)議管理做好,絕非易事。在實(shí)際工作中,要不就是會(huì)而不議,或者就是議而不決,或者決而不行,凡此種種,問(wèn)題皆存。

  既然會(huì)議不可避免,我們就應(yīng)該妥善管理會(huì)議,有效利用會(huì)議,使其真正發(fā)揮作用,而非讓自己陷入文山會(huì)海不能自拔。

  一、會(huì)議的意義

  會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道。會(huì)議是一個(gè)集合的載體。不同的人匯聚一堂,充分交流,思想碰撞,從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

  資訊傳達(dá),資源共享。通過(guò)會(huì)議通報(bào)一些新決定、新決策,使更多的人了解來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。也可以利用開(kāi)會(huì)匯集資源,以期相互幫助,相互促進(jìn),共同進(jìn)步。

  會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在。一些單位經(jīng)常召開(kāi)部門例會(huì)等,領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)這種會(huì)議了解員工的工作情況,了解工作進(jìn)展,可以妥善安排工作計(jì)劃。這是一種管理的方法,同時(shí)也能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。

  會(huì)議的群體溝通方式有益于協(xié)調(diào)矛盾,達(dá)成共識(shí)。開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通,大多數(shù)情況下都是一種群體溝通,而且這種方式最直接、最符合人類原本的生活方式。方便協(xié)調(diào)上下級(jí)緊張關(guān)系,員工之間的矛盾,有利于達(dá)成共識(shí),更好地促進(jìn)工作。

  二、會(huì)議的準(zhǔn)備

  (一)會(huì)前準(zhǔn)備

    開(kāi)會(huì)前要充分理解議題;

    在會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需要的資料;。

    事先思考要表達(dá)的意見(jiàn);

    準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

  (二)會(huì)議進(jìn)行中

    注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn),盡量不要在別人發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)打斷;

    積極參與發(fā)言;

    注意力發(fā)言不脫離主題,對(duì)事不對(duì)人。

  (三)導(dǎo)出結(jié)論

    盡心盡力地協(xié)助會(huì)議主持導(dǎo)出結(jié)論;

    能贊成別人較好的意見(jiàn),而放棄自己的意見(jiàn);

    能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度,導(dǎo)出結(jié)論。

  三、會(huì)議記錄的基本要求

  (一)會(huì)議基本信息

  準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱(要寫全稱),開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn),會(huì)議性質(zhì)。

  (二)參會(huì)人員

  詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù),缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù),記錄者姓名。如果是群眾性大會(huì),只要記參加的對(duì)象和總?cè)藬?shù),以及出席會(huì)議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會(huì)議,出席對(duì)象來(lái)自不同單位,應(yīng)設(shè)置簽名簿,請(qǐng)出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。

  (三)完整記錄

  忠實(shí)記錄會(huì)議上的發(fā)言和有關(guān)動(dòng)態(tài)。會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會(huì)議動(dòng)態(tài),如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲,臨時(shí)中斷以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等,也應(yīng)予以記錄。

  記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會(huì)議只要記錄發(fā)言要點(diǎn),即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問(wèn)題,每一個(gè)問(wèn)題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論,對(duì)別人發(fā)言的態(tài)度等,作摘要式的記錄,不必“有聞必錄”。

  某些特別重要的會(huì)議或特別重要人物的發(fā)言,需要記下全部?jī)?nèi)容。有錄音筆的,可先錄音,會(huì)后再整理出全文;沒(méi)有錄音條件,應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄;沒(méi)有速記人員,可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄,以便會(huì)后互相校對(duì)補(bǔ)充。

  (四)記錄結(jié)果

  記錄會(huì)議的結(jié)果,如會(huì)議的決定、決議或表決等情況。

  會(huì)議記錄要求忠于事實(shí),不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感,更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會(huì)議記錄一般不宜公開(kāi)發(fā)表,如需發(fā)表,應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。

  會(huì)議結(jié)束,記錄完畢,要另起一行寫"散會(huì)"二字,如中途休會(huì),要寫明"休會(huì)"字樣。

  ××公司辦公會(huì)議記錄

  時(shí)間:一九××年×月×日×?xí)r

  地點(diǎn):公司辦公樓五樓大會(huì)議室

  出席人: ……

  缺席人: ……

  主持人:公司總經(jīng)理

  記錄人:辦公室主任劉

  主持人發(fā)言:(略)

  與會(huì)者發(fā)言: ………………………………………………………………

   ………………………………………………………………

  散會(huì)

  主持人:(簽名)

  記錄人:(簽名)

  (本會(huì)議記錄共×頁(yè))

  (五)會(huì)議記錄重點(diǎn)

  l  會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng);

  l  會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解;

  l  權(quán)威人士或代表人物的言論;

  l  會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論;

  l  會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng);   

  l  對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

  (六)會(huì)議記錄的寫作技巧

  一般說(shuō)來(lái),有四條:一快、二要、三省、四代。

  一快,即記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn),多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì),斜一點(diǎn)寫。當(dāng)然,現(xiàn)在都是使用筆記本電腦,所以,需要打字速度快。

  二要,即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō),要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想,與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō),要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論,論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō),要記這句話的中心詞,修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性,一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。

  三省,即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。

  四代,即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。可用姓代替全名,可用筆畫(huà)少易寫的同音字代替筆畫(huà)多難寫的字;可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字;可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字;可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯,等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí),均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

  六 18:30內(nèi)容摘要 商務(wù)會(huì)議是企業(yè)或公司管理工作的重要內(nèi)容,開(kāi)好每一個(gè)會(huì)議事關(guān)企業(yè)或公司的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。一次出色的商務(wù)會(huì)議,除了會(huì)議主辦者的組織、準(zhǔn)備工作做的完善外,與主持人的出色主持也功莫大焉。

  四、商務(wù)會(huì)議主持技巧

  商務(wù)會(huì)議是企業(yè)或公司管理工作的重要內(nèi)容,開(kāi)好每一個(gè)會(huì)議事關(guān)企業(yè)或公司的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。一次出色的商務(wù)會(huì)議,除了會(huì)議主辦者的組織、準(zhǔn)備工作做的完善外,與主持人的出色主持也功莫大焉。

  做一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持人,必須要掌握如下幾點(diǎn)主持技巧:

  1.開(kāi)會(huì)時(shí)主持人的主持方式

  主持人在會(huì)議上開(kāi)始講話時(shí),是否受到與會(huì)者歡迎,第一步將取決于與會(huì)者的初步印象。這個(gè)印象取決于很多因素,如:主持人是否做好充分準(zhǔn)備;眼睛是否閃亮而活潑;聲音是否悅耳動(dòng)聽(tīng);臉部表情是否生動(dòng);對(duì)周圍的反應(yīng)是否機(jī)智靈活;是否能用簡(jiǎn)明扼要的話陳述自己的觀點(diǎn)。

  2.如何主持和引導(dǎo)會(huì)議

  主持人主持會(huì)議,有一個(gè)很重要的內(nèi)容,就是要讓與會(huì)者知道在解決問(wèn)題或困難時(shí)歡迎他們提出任何意見(jiàn)。為此,要讓與會(huì)者了解情況,共同商量解決問(wèn)題的辦法。因此,可以在主持的話語(yǔ)中多次使用下列短語(yǔ),以此來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者的參與意識(shí)。如“經(jīng)過(guò)我們的共同體驗(yàn)”、“分擔(dān)我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。一個(gè)成功者,總是善于采納更多人的建議,傾聽(tīng)別人不同的意見(jiàn)。一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持也一樣,如果使會(huì)議多聽(tīng)取他人的意見(jiàn),有時(shí)就會(huì)得到料想不到的結(jié)果。當(dāng)然,有時(shí)有人也會(huì)提出相反的甚至與會(huì)議內(nèi)容毫不相干的觀點(diǎn),或者利用發(fā)言的機(jī)會(huì)進(jìn)行滔滔不絕的長(zhǎng)談,遇有此等等情況時(shí),主持人要用未完的話來(lái)打斷,使會(huì)議按既定的方向進(jìn)行。

  3.在主持會(huì)議時(shí)要注意細(xì)節(jié)

  有時(shí)候,主持人無(wú)論對(duì)自己所講的話題做過(guò)多好的準(zhǔn)備和演習(xí),或者這一話題對(duì)自己來(lái)講已經(jīng)熟悉,但在主持前,一想到臺(tái)下那么多的人,仍然會(huì)感到緊張。這時(shí)千萬(wàn)不要讓壓力控制自己的情緒,一旦讓緊張情緒控制了自己,就會(huì)使自己根本無(wú)法發(fā)揮最佳水平,一些都白費(fèi)了。當(dāng)遇到這種情況時(shí),主持人可自我放松,情緒一旦放松,思維就會(huì)走上正常的途徑,主持就會(huì)得心應(yīng)手

  4.注意會(huì)議的總結(jié)

  會(huì)議在達(dá)成決議后,主持人還要在散會(huì)前作出綜合和總結(jié),這才算是圓滿地主持了一個(gè)會(huì)議。無(wú)總結(jié),便是虎頭蛇尾。在總結(jié)和綜合中,主持人提綱挈領(lǐng)地將會(huì)議中提及的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào),也同時(shí)提醒與會(huì)者不要忘記這些重點(diǎn)。對(duì)于會(huì)議的決定、建議及結(jié)論,清楚明確地再重申一遍。

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