商務(wù)技能（五）會(huì)議管理

　　會(huì)議作為一種社會(huì)活動(dòng)隨處可見(jiàn)，它在企事業(yè)單位中擔(dān)當(dāng)著重要的角色。

　　據(jù)調(diào)查，高職高專文科學(xué)生畢業(yè)后80％以上要接觸與會(huì)議有關(guān)的工作，文科學(xué)生很有必要掌握會(huì)議管理的知識(shí)與技能。因此，在自己的職業(yè)規(guī)劃中，加上會(huì)議管理一課，必定為以后的工作生涯增加許多便利。

　　別小看了會(huì)議，會(huì)議里的乾坤大著呢。會(huì)議管理，看似簡(jiǎn)單，但真正把它做好，卻是秘書(shū)或者其他行政辦公人員比較頭疼的事情。業(yè)界流行一句話，叫做：“會(huì)而議，議而決，決而行，行而徹。”這句話簡(jiǎn)明扼要，但是真正將會(huì)議管理做好，絕非易事。在實(shí)際工作中，要不就是會(huì)而不議，或者就是議而不決，或者決而不行，凡此種種，問(wèn)題皆存。

　　既然會(huì)議不可避免，我們就應(yīng)該妥善管理會(huì)議，有效利用會(huì)議，使其真正發(fā)揮作用，而非讓自己陷入文山會(huì)海不能自拔。

　　一、會(huì)議的意義

　　會(huì)議是一個(gè)集思廣益的渠道。會(huì)議是一個(gè)集合的載體。不同的人匯聚一堂，充分交流，思想碰撞，從而產(chǎn)生“金點(diǎn)子”。許多高水準(zhǔn)的創(chuàng)意就是開(kāi)會(huì)期間不同觀念相互碰撞的產(chǎn)物。

　　資訊傳達(dá)，資源共享。通過(guò)會(huì)議通報(bào)一些新決定、新決策，使更多的人了解來(lái)自上級(jí)或其他部門的相關(guān)資訊。也可以利用開(kāi)會(huì)匯集資源，以期相互幫助，相互促進(jìn)，共同進(jìn)步。

　　會(huì)議顯示一個(gè)組織或一個(gè)部門的存在。一些單位經(jīng)常召開(kāi)部門例會(huì)等，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)這種會(huì)議了解員工的工作情況，了解工作進(jìn)展，可以妥善安排工作計(jì)劃。這是一種管理的方法，同時(shí)也能夠充分顯示一個(gè)組織或部門的存在價(jià)值。

　　會(huì)議的群體溝通方式有益于協(xié)調(diào)矛盾，達(dá)成共識(shí)。開(kāi)會(huì)很少是一對(duì)一的溝通，大多數(shù)情況下都是一種群體溝通，而且這種方式最直接、最符合人類原本的生活方式。方便協(xié)調(diào)上下級(jí)緊張關(guān)系，員工之間的矛盾，有利于達(dá)成共識(shí)，更好地促進(jìn)工作。

　　二、會(huì)議的準(zhǔn)備

　　（一）會(huì)前準(zhǔn)備

　　  開(kāi)會(huì)前要充分理解議題；

　　  在會(huì)議前充分準(zhǔn)備好開(kāi)會(huì)所需要的資料；。

　　  事先思考要表達(dá)的意見(jiàn)；

　　  準(zhǔn)時(shí)參加會(huì)議。

　　（二）會(huì)議進(jìn)行中

　　  注意傾聽(tīng)別人的意見(jiàn)，盡量不要在別人發(fā)表觀點(diǎn)時(shí)打斷；

　　  積極參與發(fā)言；

　　  注意力發(fā)言不脫離主題，對(duì)事不對(duì)人。

　　（三）導(dǎo)出結(jié)論

　　  盡心盡力地協(xié)助會(huì)議主持導(dǎo)出結(jié)論；

　　  能贊成別人較好的意見(jiàn)，而放棄自己的意見(jiàn)；

　　  能堅(jiān)持找出最好方案的態(tài)度，導(dǎo)出結(jié)論。

　　三、會(huì)議記錄的基本要求

　　（一）會(huì)議基本信息

　　準(zhǔn)確寫明會(huì)議名稱（要寫全稱），開(kāi)會(huì)時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議性質(zhì)。

　　（二）參會(huì)人員

　　詳細(xì)記下會(huì)議主持人、出席會(huì)議應(yīng)到和實(shí)到人數(shù)，缺席、遲到或早退人數(shù)及其姓名、職務(wù)，記錄者姓名。如果是群眾性大會(huì)，只要記參加的對(duì)象和總?cè)藬?shù)，以及出席會(huì)議的較重要的領(lǐng)導(dǎo)成員即可。如果某些重要的會(huì)議，出席對(duì)象來(lái)自不同單位，應(yīng)設(shè)置簽名簿，請(qǐng)出席者簽署姓名、單位、職務(wù)等。

　　（三）完整記錄

　　忠實(shí)記錄會(huì)議上的發(fā)言和有關(guān)動(dòng)態(tài)。會(huì)議發(fā)言的內(nèi)容是記錄的重點(diǎn)。其他會(huì)議動(dòng)態(tài)，如發(fā)言中插話、笑聲、掌聲，臨時(shí)中斷以及別的重要的會(huì)場(chǎng)情況等，也應(yīng)予以記錄。

　　記錄發(fā)言可分摘要與全文兩種。多數(shù)會(huì)議只要記錄發(fā)言要點(diǎn)，即把發(fā)言者講了哪幾個(gè)問(wèn)題，每一個(gè)問(wèn)題的基本觀點(diǎn)與主要事實(shí)、結(jié)論，對(duì)別人發(fā)言的態(tài)度等，作摘要式的記錄，不必“有聞必錄”。

　　某些特別重要的會(huì)議或特別重要人物的發(fā)言，需要記下全部?jī)?nèi)容。有錄音筆的，可先錄音，會(huì)后再整理出全文；沒(méi)有錄音條件，應(yīng)由速記人員擔(dān)任記錄；沒(méi)有速記人員，可以多配幾個(gè)記得快的人擔(dān)任記錄，以便會(huì)后互相校對(duì)補(bǔ)充。

　　（四）記錄結(jié)果

　　記錄會(huì)議的結(jié)果，如會(huì)議的決定、決議或表決等情況。

　　會(huì)議記錄要求忠于事實(shí)，不能夾雜記錄者的任何個(gè)人情感，更不允許有意增刪發(fā)言內(nèi)容。會(huì)議記錄一般不宜公開(kāi)發(fā)表，如需發(fā)表，應(yīng)征得發(fā)言者的審閱同意。

　　會(huì)議結(jié)束，記錄完畢，要另起一行寫"散會(huì)"二字，如中途休會(huì)，要寫明"休會(huì)"字樣。

　　××公司辦公會(huì)議記錄

　　時(shí)間：一九××年×月×日×?xí)r

　　地點(diǎn)：公司辦公樓五樓大會(huì)議室

　　出席人： ……

　　缺席人： ……

　　主持人：公司總經(jīng)理

　　記錄人：辦公室主任劉

　　主持人發(fā)言：(略)

　　與會(huì)者發(fā)言： ………………………………………………………………

　　 ………………………………………………………………

　　散會(huì)

　　主持人：(簽名)

　　記錄人：(簽名)

　　(本會(huì)議記錄共×頁(yè))

　　（五）會(huì)議記錄重點(diǎn)

　　l  會(huì)議中心議題以及圍繞中心議題展開(kāi)的有關(guān)活動(dòng)；

　　l  會(huì)議討論、爭(zhēng)論的焦點(diǎn)及其各方的主要見(jiàn)解；

　　l  權(quán)威人士或代表人物的言論；

　　l  會(huì)議開(kāi)始時(shí)的定調(diào)性言論和結(jié)束前的總結(jié)性言論；

　　l  會(huì)議已議決的或議而未決的事項(xiàng)； 　　

　　l  對(duì)會(huì)議產(chǎn)生較大影響的其他言論或活動(dòng)。

　　（六）會(huì)議記錄的寫作技巧

　　一般說(shuō)來(lái)，有四條：一快、二要、三省、四代。

　　一快，即記得快。字要寫得小一些、輕一點(diǎn)，多寫連筆字。要順著肘、手的自然去勢(shì)，斜一點(diǎn)寫。當(dāng)然，現(xiàn)在都是使用筆記本電腦，所以，需要打字速度快。

　　二要，即擇要而記。就記錄一次會(huì)議來(lái)說(shuō)，要圍繞會(huì)議議題、會(huì)議主持人和主要領(lǐng)導(dǎo)同志發(fā)言的中心思想，與會(huì)者的不同意見(jiàn)或有爭(zhēng)議的問(wèn)題、結(jié)論性意見(jiàn)、決定或決議等作記錄。就記錄一個(gè)人的發(fā)言來(lái)說(shuō)，要記其發(fā)言要點(diǎn)、主要論據(jù)和結(jié)論，論證過(guò)程可以不記。就記一句話來(lái)說(shuō)，要記這句話的中心詞，修飾語(yǔ)一般可以不記。要注意上下句子的連貫性、可訊性，一篇好的記錄應(yīng)當(dāng)獨(dú)立成篇。

　　三省，即在記錄中正確使用省略法。如使用簡(jiǎn)稱、簡(jiǎn)化詞語(yǔ)和統(tǒng)稱。

　　四代，即用較為簡(jiǎn)便的寫法代替復(fù)雜的寫法。可用姓代替全名，可用筆畫(huà)少易寫的同音字代替筆畫(huà)多難寫的字；可用一些數(shù)字和國(guó)際上通用的符號(hào)代替文字；可用漢語(yǔ)拼音代替生詞難字；可用外語(yǔ)符號(hào)代替某些詞匯，等等。但在整理和印發(fā)會(huì)議記錄時(shí)，均應(yīng)按規(guī)范要求辦理。

　　六 18:30內(nèi)容摘要 商務(wù)會(huì)議是企業(yè)或公司管理工作的重要內(nèi)容，開(kāi)好每一個(gè)會(huì)議事關(guān)企業(yè)或公司的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。一次出色的商務(wù)會(huì)議，除了會(huì)議主辦者的組織、準(zhǔn)備工作做的完善外，與主持人的出色主持也功莫大焉。

　　四、商務(wù)會(huì)議主持技巧

　　商務(wù)會(huì)議是企業(yè)或公司管理工作的重要內(nèi)容，開(kāi)好每一個(gè)會(huì)議事關(guān)企業(yè)或公司的生產(chǎn)和經(jīng)營(yíng)。一次出色的商務(wù)會(huì)議，除了會(huì)議主辦者的組織、準(zhǔn)備工作做的完善外，與主持人的出色主持也功莫大焉。

　　做一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持人，必須要掌握如下幾點(diǎn)主持技巧：

　　1.開(kāi)會(huì)時(shí)主持人的主持方式

　　主持人在會(huì)議上開(kāi)始講話時(shí)，是否受到與會(huì)者歡迎，第一步將取決于與會(huì)者的初步印象。這個(gè)印象取決于很多因素，如：主持人是否做好充分準(zhǔn)備；眼睛是否閃亮而活潑；聲音是否悅耳動(dòng)聽(tīng)；臉部表情是否生動(dòng)；對(duì)周圍的反應(yīng)是否機(jī)智靈活；是否能用簡(jiǎn)明扼要的話陳述自己的觀點(diǎn)。

　　2.如何主持和引導(dǎo)會(huì)議

　　主持人主持會(huì)議，有一個(gè)很重要的內(nèi)容，就是要讓與會(huì)者知道在解決問(wèn)題或困難時(shí)歡迎他們提出任何意見(jiàn)。為此，要讓與會(huì)者了解情況，共同商量解決問(wèn)題的辦法。因此，可以在主持的話語(yǔ)中多次使用下列短語(yǔ)，以此來(lái)鼓勵(lì)與會(huì)者的參與意識(shí)。如“經(jīng)過(guò)我們的共同體驗(yàn)”、“分擔(dān)我們共同的憂慮”、“為了我們的共同利益”等。一個(gè)成功者，總是善于采納更多人的建議，傾聽(tīng)別人不同的意見(jiàn)。一個(gè)出色的商務(wù)會(huì)議主持也一樣，如果使會(huì)議多聽(tīng)取他人的意見(jiàn)，有時(shí)就會(huì)得到料想不到的結(jié)果。當(dāng)然，有時(shí)有人也會(huì)提出相反的甚至與會(huì)議內(nèi)容毫不相干的觀點(diǎn)，或者利用發(fā)言的機(jī)會(huì)進(jìn)行滔滔不絕的長(zhǎng)談，遇有此等等情況時(shí)，主持人要用未完的話來(lái)打斷，使會(huì)議按既定的方向進(jìn)行。

　　3.在主持會(huì)議時(shí)要注意細(xì)節(jié)

　　有時(shí)候，主持人無(wú)論對(duì)自己所講的話題做過(guò)多好的準(zhǔn)備和演習(xí)，或者這一話題對(duì)自己來(lái)講已經(jīng)熟悉，但在主持前，一想到臺(tái)下那么多的人,仍然會(huì)感到緊張。這時(shí)千萬(wàn)不要讓壓力控制自己的情緒，一旦讓緊張情緒控制了自己，就會(huì)使自己根本無(wú)法發(fā)揮最佳水平，一些都白費(fèi)了。當(dāng)遇到這種情況時(shí)，主持人可自我放松，情緒一旦放松，思維就會(huì)走上正常的途徑，主持就會(huì)得心應(yīng)手

　　4.注意會(huì)議的總結(jié)

　　會(huì)議在達(dá)成決議后，主持人還要在散會(huì)前作出綜合和總結(jié)，這才算是圓滿地主持了一個(gè)會(huì)議。無(wú)總結(jié)，便是虎頭蛇尾。在總結(jié)和綜合中，主持人提綱挈領(lǐng)地將會(huì)議中提及的重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)，也同時(shí)提醒與會(huì)者不要忘記這些重點(diǎn)。對(duì)于會(huì)議的決定、建議及結(jié)論，清楚明確地再重申一遍。