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企業(yè)英文郵件格式介紹

發(fā)布時(shí)間:2020-05-18

企業(yè)英文郵件格式介紹

  在與英文相關(guān)的企業(yè)工作,我們難免會(huì)需要去寫(xiě)郵件,英文信函郵件格式是怎么樣的呢?下面第一范文網(wǎng)小編給大家介紹關(guān)于企業(yè)英文郵件格式的相關(guān)資料,希望對(duì)您有所幫助。

企業(yè)英文郵件格式

  (一) 英語(yǔ)書(shū)信結(jié)構(gòu)、書(shū)寫(xiě)款式及要求

  1.書(shū)信結(jié)構(gòu)

  英語(yǔ)書(shū)信結(jié)構(gòu)一般有以下幾個(gè)部分組成:

  信封(envelope)

  英語(yǔ)的信封和中文的一樣,有三部分組成,即發(fā)信人地址、收信人地址和郵票。只不過(guò)英語(yǔ)信封的格式除了郵票所貼的位置(信封的右上角)和中文的一樣外,英語(yǔ)信封上要寫(xiě)的發(fā)信人和收信人的地址和中文的大不一樣。發(fā)信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封的左上角,收信人的地址應(yīng)寫(xiě)在信封偏中右偏下處,英文書(shū)信的地址應(yīng)從小寫(xiě)到大,先寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼,再寫(xiě)街道、城鎮(zhèn)、省或州及郵政編碼,最后是國(guó)家名稱(chēng)。國(guó)家名稱(chēng)的每一個(gè)字母都要大寫(xiě)。 如下:

  信頭 (heading)

  公司信紙上方居中一般都印有其名稱(chēng)、地址和聯(lián)系號(hào)碼,這就是通常所說(shuō)的信頭。在沒(méi)有信頭的普通信紙上寫(xiě)信,作者就需要寫(xiě)明回郵地址和聯(lián)系號(hào)碼。

  稱(chēng)呼(Salutation)

  稱(chēng)呼是一封信開(kāi)頭對(duì)收信人的稱(chēng)呼,寫(xiě)在封內(nèi)地址或提示句下兩三行。稱(chēng)呼后可以寫(xiě)冒號(hào)或逗號(hào)。在商業(yè)信函或其他正式書(shū)信中,用冒號(hào)。

  在非正式書(shū)信中,稱(chēng)呼后用逗號(hào)。(注意:盡量避免使用“To Whom It May Concern” 或“Dear Sir or Madam”,因?yàn)檫@種稱(chēng)呼已經(jīng)過(guò)時(shí),并且不很友好。改進(jìn)方法是爭(zhēng)取確定收信人的姓名,或使用“Dear Human Resources Manager”,“Dear Friends”這樣的稱(chēng)呼。在給律師或外交領(lǐng)事寫(xiě)信時(shí),可以使用“Esquire”或“Esq.”這樣的頭銜,但它們不應(yīng)出現(xiàn)在稱(chēng)呼中。同樣,如果收信人的姓名后面有“Jr.”或“Sr.”如“George Bush,Jr.”也不能把它們包含在稱(chēng)呼中。)

  主題句(選擇性)Subject Line(optional)

  電子郵件最重要的部分是主題,假設(shè)我們都是很忙的人,在打開(kāi)郵箱閱讀郵件時(shí),第一眼看到的就是郵件的主題。所以,主題應(yīng)當(dāng)做到言簡(jiǎn)意賅并突出郵件重要性。英文郵件的主題需要注意不超過(guò)35個(gè)字母,將位于句首的單詞和專(zhuān)有名詞首字母大寫(xiě)。比如:Some questions about C++.在比較正式的格式中,需要把每個(gè)單詞的首字母大寫(xiě)(介詞、冠詞除外)。

  正文(Body of the Letter)

  正文的格式多種多樣。商業(yè)信函最好使用齊頭式。而私人信件通常不用齊頭式。在齊頭式書(shū)信中,全部?jī)?nèi)容包括日期和信尾問(wèn)候語(yǔ),都從左側(cè)頂格開(kāi)始。段落開(kāi)頭不空格,各段之間空兩行。

  修正齊頭式,是使用最為廣泛的一種格式,商業(yè)和私人信件都可以使用,盡管在私人信件中不一定要寫(xiě)回郵地址和封內(nèi)地址。使用沒(méi)有印刷信頭的普通信紙時(shí),這種格式最合適。與齊頭式不同,發(fā)信人地址、日期,信尾問(wèn)候語(yǔ)和簽名都從中間開(kāi)始寫(xiě)。其余部分從左邊開(kāi)始。

  齊頭式信件寫(xiě)信,其正文與稱(chēng)呼之間空一至二行。每段的第一句句子不需要空格,但段與段之間需要空一至二行。齊頭式信件的信尾客套話和簽名可以有兩種款式。第一種寫(xiě)在左下方,這是最常用也是最正式的。另外也可以寫(xiě)在右下方,這種形式則表示寫(xiě)信人與收信人之間的關(guān)系比較熟悉隨便。

  結(jié)尾語(yǔ)(com#plimentary Closing)

  結(jié)尾語(yǔ)在正文之后添加。注意一般結(jié)尾語(yǔ)中只有第一個(gè)單詞首字母大寫(xiě)而剩余單詞都小寫(xiě),此處與稱(chēng)呼不同。

  一般電子郵件:

  Sincerely,

  Sincerely yours,

  私人電子郵件:

  Regards,

  Best wishes,

  Best regards,

  With best wishes,

  Wish best regards,

  20xx英文信函格式公共英語(yǔ)

  Yours,

  Cheers,

  As ever,

  With love,

  Affectionately,

  20xx英文書(shū)信格式

  1、信頭(Heading)

  指發(fā)信人的姓名(單位名稱(chēng))、地址和日期,一般寫(xiě)在信紙的右上角。一般公函或商業(yè)信函的信紙上都印有單位或公司的名稱(chēng)、地址、電話號(hào)碼等,因此就只需在信頭下面的右邊寫(xiě)上寫(xiě)信日期就可以了。

  英文地址的寫(xiě)法與中文完全不同,地址的名稱(chēng)按從小到大的順序:第一行寫(xiě)門(mén)牌號(hào)碼和街名;第二行寫(xiě)縣、市、省、州、郵編、國(guó)名;然后再寫(xiě)日期。標(biāo)點(diǎn)符號(hào)一般在每一行的末尾都不用,但在每一行的之間,該用的還要用,例如在寫(xiě)日期的時(shí)候。

  日期的寫(xiě)法,如1997年7月30日,英文為:

  July 30,1997(最為普遍);

  July 30th,1997;

  30th July,1997等。

  1997不可寫(xiě)成97。

  2、信內(nèi)地址(Inside Address)

  在一般的社交信中,信內(nèi)收信人的地址通常省略,但是在公務(wù)信函中不能。將收信人的姓名、地址等寫(xiě)在信頭日期下方的左角上,要求與對(duì)信頭的要求一樣,不必再寫(xiě)日期。

  3、稱(chēng)呼(Salutation)

  是寫(xiě)信人對(duì)收信人的稱(chēng)呼用語(yǔ)。位置在信內(nèi)地址下方一、二行的地方,從該行的頂格寫(xiě)起,在稱(chēng)呼后面一般用逗號(hào)(英國(guó)式),也可以用冒號(hào)(美國(guó)式)。

  (1)、寫(xiě)給親人、親戚和關(guān)系密切的朋友時(shí),用Dear或My dear再加上表示親屬關(guān)系的稱(chēng)呼或直稱(chēng)其名(這里指名字,不是姓氏)。

  例如:My dear father,Dear Tom等。

  (2)、寫(xiě)給公務(wù)上的信函用Dear Madam,Dear Sir或Gentleman(Gentlemen)。注意:Dear純屬公務(wù)上往來(lái)的客氣形式。Gentlemen總是以復(fù)數(shù)形式出現(xiàn),前不加Dear,是Dear Sir的復(fù)數(shù)形式。

  (3)、寫(xiě)給收信人的信,也可用頭銜、職位、職稱(chēng)、學(xué)位等再加姓氏或姓氏和名字。例如:Dear Prof. Tim Scales, Dear Dr.John Smith。

  4、正文(Body of the Letter)

  位置在下面稱(chēng)呼語(yǔ)隔一行,是信的核心部分。因此要求正文層次分明、簡(jiǎn)單易懂。和中文信不同的是,正文中一般不用Hello!(你好!)

  正文有縮進(jìn)式和齊頭式兩種。每段書(shū)信第一行的第一個(gè)字母稍微向右縮進(jìn)些,通常以五個(gè)字母為宜,每段第二行從左面頂格寫(xiě)起,這就是縮進(jìn)式。

  但美國(guó)人寫(xiě)信各段落往往不用縮進(jìn)式,用齊頭式,即每一行都從左面頂格寫(xiě)起。商務(wù)信件大都采用齊頭式的寫(xiě)法。

  5、結(jié)束語(yǔ)(com#plimentary Close)

  在正文下面的一、二行處,從信紙的中間偏右處開(kāi)始,第一個(gè)詞開(kāi)頭要大寫(xiě),句末用逗號(hào)。不同的對(duì)象,結(jié)束語(yǔ)的寫(xiě)法也不同。

  (1)、寫(xiě)給家人、親戚,用Your loving grandfather,Lovingly yours,Lovingly等;

  (2)、寫(xiě)給熟人、朋友,用Yours cordially,Yours affectionately等;

  (3)、寫(xiě)業(yè)務(wù)信函用Truely yours(Yours truely),F(xiàn)aithfully yours(Yours faithfully)等;

  (4)、對(duì)上級(jí)、長(zhǎng)輩用Yours obediently(Obediently yours),Yours respectfully(Respectfully yours)等。

  6、簽名(Signature)

  低于結(jié)束語(yǔ)一至二行,從信紙中間偏右的地方開(kāi)始,在結(jié)束語(yǔ)的正下方,在簽完名字的下面還要有用打字機(jī)打出的名字,以便識(shí)別。職務(wù)、職稱(chēng)可打在名字的下面。當(dāng)然,寫(xiě)給親朋好友的信,就不必再打了。

  7、附言(Postscript)

  一封信寫(xiě)完了,突然又想起遺漏的事情,這時(shí)用P.S.表示,再寫(xiě)上遺漏的話即可,要長(zhǎng)話短說(shuō)。通常在信末簽名下面幾行的左方,應(yīng)于正文齊頭。

  注意:在正式的信函中,應(yīng)避免使用附言。

  8、附件(Enclosure)

  信件如果有附件,可在信紙的左下角,注上Encl:或Enc:,例如:Encl:2 photos(內(nèi)附兩張照片)。如果福建附件不止一項(xiàng),應(yīng)寫(xiě)成Encl:或Encs。

  我們有時(shí)可看到在稱(chēng)呼與正文之間有Re:或Subject:(事由)字樣。一般在信紙的中間,也可與“稱(chēng)呼”對(duì)齊。還應(yīng)在底下加橫線,以引起讀信人的注意,使收信人便于在讀信之前就可了解信中的主要內(nèi)容。事由一般在公務(wù)信函中使用,也可以省略。

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