酒店電話禮儀具體有哪些
電話在人們生活中的使用，在酒店業(yè)中的使用，越來越普及而日益重要。一個(gè)電話信息，可能是一個(gè)宴會(huì)、一個(gè)旅游團(tuán)或者是一個(gè)大型商務(wù)會(huì)議的預(yù)訂。如果不及時(shí)接聽或者有所耽誤，就可能給酒店造成一定的經(jīng)濟(jì)損失。下面是第一范文網(wǎng)為大家準(zhǔn)備的酒店電話禮儀 ，希望可以幫助大家!
酒店電話禮儀
一、電話禮儀之詢問信息
1.及時(shí)接聽電話
盡可能在電話鈴聲響三聲之內(nèi)接聽，這是為了向來電者或潛在客戶表示尊重。
2.愉快的問候和語調(diào)
注意說話時(shí)的“語調(diào)”。多一些節(jié)奏感，多一些清新感。
面對(duì)面交流時(shí)，55%的信息通過你的身體與語言傳遞，38%通過你的語調(diào)，只有7%是通過話語的內(nèi)容。
電話溝通時(shí)，83%的信息溝通是通過你的語調(diào)，只有17%來自話語的內(nèi)容。所以，通話時(shí)要保持微笑和熱情，使客人們?cè)陔娫挼牧硪欢艘材芨惺艿健?/p>
3.使用客人的姓名
如果客人沒有告知姓名，請(qǐng)一定要詢問，并盡可能多地使用客人姓名來稱呼他。每個(gè)人都希望別人能記住自己的姓名。
4.清晰而積極的語言，不要用俚語
表達(dá)應(yīng)該清晰，用詞應(yīng)該恰當(dāng)，不要使用俚語。盡可能在給客人否定的回復(fù)時(shí)，提供另一個(gè)供他選擇的機(jī)會(huì)。
5.不要使用專業(yè)術(shù)語
使用客人不熟悉的酒店術(shù)語只會(huì)浪費(fèi)你和客人更多的時(shí)間，應(yīng)避免發(fā)生這樣弄巧成拙的事情，切忌在客人面前使用酒店的專業(yè)術(shù)語。
6.避免單調(diào)，變換聲調(diào)
音調(diào)要有高低起伏，客人聽了才會(huì)感興趣。
7.不要講得太快或者篡改原意
講話是為了讓別人聽懂，說話的節(jié)奏要適中，聲音不要太大，也不要過小。
8.注意力集中，不要分心
除了聽筒，什么也不要碰。把精力集中在通話上，保持全神貫注。
9.聚精會(huì)神聆聽，不要打斷來電者
絕不要打斷來電者的講話，讓他們把話講完，積極地聆聽，然后再提出自己的建議或觀點(diǎn)。
二、電話禮儀之確認(rèn)信息
1.向客人重復(fù)聽到的信息
重復(fù)客人的信息以保證正確無誤，避免產(chǎn)生誤會(huì)。重復(fù)客人所說的信息，這說明在專心聆聽并積極回應(yīng)客人。
2.信息要具體，樂于幫助客人
提供具體信息，通過詢問來進(jìn)一步確定客人的需求。盡可能地為客人著想，做到細(xì)致入微，不要讓客人有任何疑惑。
3.一定不要把房號(hào)告訴他人
為了保護(hù)客人安全，千萬不要在通話中把客人房號(hào)告訴別人。如果來電者只提供了房號(hào)，還要請(qǐng)來電者說出此房間住客的姓名，避免住客受到錯(cuò)誤電話的打擾。
三、電話禮儀之轉(zhuǎn)接電話
1.告知將轉(zhuǎn)接電話
讓接電話的人知道，有什么事找接聽者。如果電話是找酒店同事的，就要先告訴來電者的信息，這樣來電者就不必再重復(fù)了。如果可能，介紹通話雙方。
2.讓來電者講完話，再進(jìn)行等候設(shè)置
詢問來電者姓名，征得來電者同意，方可將來電者設(shè)置為在線等候狀態(tài)。如果需要讓別人在線等候，需要表示感謝，讓來電者感受到備受尊敬和重視。
為來電者提供選擇：盡可能多給來電客人提供一些選擇，這會(huì)節(jié)省客人時(shí)間。
經(jīng)常給等候客人以反饋：如果仍然無法接通，最起碼要再問訊來電者一下，給來電者提供選擇的機(jī)會(huì)。
3.記錄完整的電話留言
盡可能為客人留言或詢問客人是否需要介入語音信箱。給客人選擇的機(jī)會(huì)，有些人可能不喜歡語音留言，就可以為客人記錄完整的留言。
記錄完整的留言包括：
①接聽者的姓名
②接聽日期和時(shí)間
③來電者的姓名和拼寫
�、軄黼娬叩膯挝�
⑤來電者的電話號(hào)碼
�、藓�(jiǎn)單的信息
�、咝彰秃炞�
記錄完整留言后需重復(fù)客人的信息，特別注意重復(fù)客人的姓名和號(hào)碼
四、電話禮儀之處理需求及問題
1.處理多重需求
保持冷靜是關(guān)鍵，最好是一次處理好一件事，而不是同時(shí)馬馬虎虎地處理幾件事。做好準(zhǔn)備，確保手邊有你所需的所有物品。你知道通常什么時(shí)候會(huì)忙，準(zhǔn)備停當(dāng)，就不會(huì)在繁忙時(shí)手忙腳亂。
�、賰�(yōu)先為付費(fèi)客人服務(wù)
�、诒M量不要讓客人在線等候超過30秒鐘
�、壅�(qǐng)同時(shí)打進(jìn)電話的客人等候，按照順序?yàn)榭腿颂峁┓⻊?wù)。要得到來電者的同意才能設(shè)置等候
④再次接起電話時(shí)，要對(duì)等候的客人表示感謝
�、萑绻与娫挼臅r(shí)間過長(zhǎng)可以與客人約定好確切的回電時(shí)間，再打過去
⑥業(yè)務(wù)繁忙時(shí)只有兩種選擇，要么請(qǐng)來電者在線等候，要么記下來電者的電話號(hào)碼稍后打回去
2.處理各類情況
如果客人或者其他來電者講的是別的語言聽不懂時(shí)，不要煩躁，也不要因?yàn)槁牪欢蛼鞌嚯娫挕＿@可能是緊急狀況。要盡心盡責(zé)地為客人解決問題。如果解決不了，可以請(qǐng)能解決問題的員工幫助。
3.應(yīng)對(duì)不滿意客人的來電
當(dāng)客人投訴時(shí)，不要找借口，懷著同情心聆聽來電者，要提供解決方案。
做記錄時(shí)，要告訴來電者。長(zhǎng)時(shí)間的停頓會(huì)使來電者產(chǎn)生誤解。
4.理解來電者
電話禮儀的關(guān)鍵所在是：聆聽、同情、致歉、解決問題并跟進(jìn)后續(xù)事宜
這些做法會(huì)使不愉快的來電者變得高興，也許不是總能見效，但至少不會(huì)讓來電者對(duì)酒店產(chǎn)生不滿。
5.告知客人解決問題所需的時(shí)間
向客人說明解決問題所需時(shí)間，跟進(jìn)問題解決的結(jié)果。
五、電話禮儀之房間銷售
通過提問來確定客人的需要和偏好：
①介紹產(chǎn)品特點(diǎn)和功能。例如：為家庭客人提供免費(fèi)電影和游戲室，為商務(wù)客人提供免費(fèi)市話及電腦數(shù)據(jù)端口
②為客人提供多種選擇。例如：不同的房型，不同的價(jià)格，不同的日期
�、酃膭�(lì)客人參與，做出選擇
④一旦你明確了客人的特定需求，落實(shí)銷售
�、莞鶕�(jù)程序完成預(yù)訂
六、電話禮儀之禮儀支持團(tuán)隊(duì)
電話里的聲音是眾多來電者對(duì)酒店的第一印象，當(dāng)接聽電話時(shí)運(yùn)用禮儀技巧時(shí)，當(dāng)禮貌地、謙恭地、有問必答地、面帶微笑地服務(wù)來電者時(shí)，就會(huì)脫穎而出，酒店也從其他酒店中脫穎而出。在電話中與客人交談能夠在酒店和客人之間建立起一種良好的關(guān)系，努力為客人留下難忘的經(jīng)歷。
酒店選購電話機(jī)應(yīng)注意事項(xiàng)
電話機(jī)是酒店客房里相當(dāng)重要的基本配置，承載著相當(dāng)重要的對(duì)客服務(wù)職能。因此必須根據(jù)酒店的自身定位，選擇適合酒店檔次的客用電話，既不能買得太貴，也要意識(shí)到“便宜無好貨”，做到“貨比三家，質(zhì)量第一，陽光采購，買的放心。”
目前，酒店電話機(jī)品牌越來越多，酒店的選擇面變寬了，但問題也隨之而來。不少酒店由于不了解酒店電話機(jī)的通用標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)、品牌格局，或者忽視了對(duì)廠商在售后服務(wù)、功能升級(jí)等方面的要求，電話壞了無法更換、修理，給酒店工作帶來了麻煩，甚至導(dǎo)致了客人的投訴。
那么，酒店選購電話機(jī)應(yīng)注意哪些事項(xiàng)呢?
國際知名酒店采購電話機(jī)有四大基本標(biāo)準(zhǔn)：
大宣傳面板：印制酒店徽標(biāo)(LOGO)、電話使用指南、一鍵通標(biāo)識(shí)。
一鍵通速撥：酒店常用服務(wù)速撥鍵
醒目的留言燈：交換機(jī)有留言的提示。
標(biāo)準(zhǔn)的數(shù)據(jù)端口：連接電話分機(jī)、傳真機(jī)、答錄機(jī)等設(shè)備。
除此之外，一般還應(yīng)滿足下列要求：
重量要大————確保不被輕易拽起、落地，話機(jī)底角最好是硅橡膠而不要泡棉。
柄線要長(zhǎng)————通話時(shí)也可做找東西、文件等其他事情。
手柄兼容助聽————滿足聽力不好的旅客。
電話機(jī)具備以上條件的才符合酒店專用的要求。雖然普通電話機(jī)也可絲印上酒店徽標(biāo)但酒店的人性化服務(wù)措施是無法體現(xiàn)的，采購時(shí)應(yīng)首先排除在外。
有些廠商針對(duì)酒店話機(jī)早期功能設(shè)計(jì)缺陷而推出一些改進(jìn)型功能，堪稱客房電話機(jī)國際新標(biāo)準(zhǔn)：
話機(jī)掉電一鍵通存儲(chǔ)號(hào)碼永不丟失：早期“一鍵通”存儲(chǔ)號(hào)碼采用鋰電池或大電容做電源支持，鋰電池最多三五年總有用盡的時(shí)候，在掉電超過24小時(shí)的情況下一鍵通存儲(chǔ)號(hào)碼全部丟失，給客人和酒店帶來麻煩，而大電容容易在掉電的情況下丟失號(hào)碼。采用了最新的EEROM結(jié)合軟件技術(shù)的新“一鍵通”存儲(chǔ)方法，號(hào)碼永不丟失技術(shù)，徹底解決了困擾業(yè)界多年的難題。
留言信息燈直接提取留言：入住酒店的客人許多是人地生疏，光看到留言燈亮不知如何提取留言。最新的“燈鍵合一”技術(shù)，直接按下信息燈可觸發(fā)免提自動(dòng)開機(jī)提取留言。
重?fù)芴?hào)碼自動(dòng)消失：重?fù)苁瞧胀娫挋C(jī)的基本功能，但在酒店這一特殊環(huán)境中，重?fù)苕I意味著客人通話隱私和秘密存在泄露的可能，導(dǎo)致明星、政要等VIP客人的不滿，而酒店的其他管理和行政手段都不能保證解決這一問題，比特通過技術(shù)創(chuàng)新使電話機(jī)實(shí)現(xiàn)了重?fù)芴?hào)碼的自動(dòng)消失。
忙音自動(dòng)掛機(jī)：一般話機(jī)忘記掛機(jī)或掛機(jī)不當(dāng)，將導(dǎo)致外線電話打不進(jìn)來，忙音自動(dòng)掛機(jī)新技術(shù)使話機(jī)在長(zhǎng)時(shí)間忙音的情況下恢復(fù)掛機(jī)狀態(tài)，解決了這個(gè)問題。
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