畢業(yè)生檔案管理制度全文最新

　　為了更好地把畢業(yè)生檔案管理工作做好，根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)制定檔案管理制度。下面是第一范文網(wǎng)小編整理的畢業(yè)生檔案管理制度，歡迎閱讀。

畢業(yè)生檔案管理制度

　　第一章 總則

　　第一條 為進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，實(shí)現(xiàn)檔案管理的制度化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理水平，維護(hù)檔案的真實(shí)性、嚴(yán)肅性，完善學(xué)校學(xué)生檔案管理服務(wù)體系，有效地建立、保護(hù)和利用檔案，充分發(fā)揮檔案在學(xué)生管理中的作用，保障學(xué)生正當(dāng)權(quán)益。依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》及相關(guān)法律法規(guī)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，制訂本辦法。

　　第二條 學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生個(gè)人學(xué)習(xí)經(jīng)歷、思想品德、專(zhuān)業(yè)技能、身體狀況、誠(chéng)信狀況、家庭政治及經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是學(xué)校考察、培養(yǎng)、教育學(xué)生過(guò)程中形成的第一手資料，是黨和國(guó)家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。

　　學(xué)生檔案管理工作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針，為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。

　　第三條 本辦法適用于我校各專(zhuān)業(yè)層次在校大學(xué)生。

　　第二章檔案管理機(jī)構(gòu)、原則及其職責(zé)

　　第四條 全體在校大學(xué)生檔案由學(xué)務(wù)部檔案管理中心集中負(fù)責(zé)管理。

　　第五條 學(xué)生檔案管理堅(jiān)持真實(shí)性、完整性、安全性、規(guī)范性原則，實(shí)行歸口負(fù)責(zé)和集中管理相結(jié)合。

　　第六條 學(xué)務(wù)部學(xué)生檔案管理職責(zé)：

　　(一)接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料;

　　(二)辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱;

　　(三)辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門(mén)提供學(xué)生情況;

　　(四)做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作;

　　(五)制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔案分析統(tǒng)計(jì)工作;

　　(六)辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。

　　第七條 院系及相關(guān)職能部門(mén)的職責(zé)：

　　(一)教務(wù)部、各院系要及時(shí)向?qū)W務(wù)部提交新生數(shù)據(jù)，以便對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行接收、核對(duì)、編號(hào)和保存;

　　(二)各院系及各相關(guān)職能部門(mén)按照要求做好新生檔案、平時(shí)歸檔材料的收集、整理和移交工作。

　　(三)就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心負(fù)責(zé)畢業(yè)生檔案管理及轉(zhuǎn)遞工作。

　　第三章 檔案的保管與保護(hù)

　　第八條 根據(jù)安全保密、便于查找的原則要求，對(duì)于學(xué)生檔案應(yīng)嚴(yán)密、科學(xué)地保管，嚴(yán)防檔案的毀損、失散和泄密。

　　第九條 做好檔案室的防火、防潮、防蛀、防盜、防光等工作

　　(一)學(xué)生檔案要用鐵皮檔案柜存放，要有防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等設(shè)施。 上述安全設(shè)施定期檢查。

　　(二)保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫、濕度(溫度要控制在攝氏14度-24度，相對(duì)濕度45-65%)。

　　第十條 學(xué)生檔案管理實(shí)行登記審批制度、統(tǒng)計(jì)制度和定期核對(duì)制度。

　　(一)學(xué)生檔案接收、查閱、存檔、轉(zhuǎn)遞嚴(yán)格實(shí)行登記審批。

　　(二)學(xué)務(wù)部對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行詳細(xì)統(tǒng)計(jì)分析工作

　　(三)每學(xué)年新生入學(xué)一月后對(duì)檔案行進(jìn)詳細(xì)核對(duì)，及時(shí)發(fā)現(xiàn)解決問(wèn)題。

　　第四章 歸檔材料范圍及要求

　　第十一條 歸檔材料分類(lèi)及內(nèi)容

　　(一)招生材料：教務(wù)部提供的招生錄取材料(包括高中學(xué)籍材料，如高中畢業(yè)生登記表、學(xué)年鑒定表、高考報(bào)名登記表、高考體檢表等);

　　(二)學(xué)習(xí)材料：教務(wù)部提供的主修、選修、輔修等各科類(lèi)成績(jī)單;

　　(三)學(xué)籍材料：教務(wù)部提供的休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)、出國(guó)、死亡等材料證明;

　　(四)畢業(yè)材料：各院系和相關(guān)職能部門(mén)提供的實(shí)習(xí)鑒定表、學(xué)年鑒定表、畢業(yè)生登記表、學(xué)生體檢表、學(xué)位證明、畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證等各類(lèi)材料;

　　(五)獎(jiǎng)勵(lì)材料：各院系和相關(guān)職能部門(mén)提供的學(xué)生在校學(xué)習(xí)期間獲得的校級(jí)以上表彰獎(jiǎng)勵(lì)活動(dòng)中形成的各種材料(三好學(xué)生、優(yōu)秀學(xué)生干部、優(yōu)秀團(tuán)員、優(yōu)秀團(tuán)干部、優(yōu)秀畢業(yè)生、專(zhuān)項(xiàng)獎(jiǎng)學(xué)金等評(píng)審證明材料如《獎(jiǎng)勵(lì)審批表》);

　　(六)處分材料：學(xué)務(wù)部提供的學(xué)生在校期間違反校規(guī)、校紀(jì)，觸犯國(guó)家法律等形成的各類(lèi)處分材料;

　　(七)貸款材料：學(xué)務(wù)部提供的國(guó)家助學(xué)貸款材料;

　　(八)組織材料：黨務(wù)辦公室和校團(tuán)委提供的學(xué)生在校期間黨團(tuán)材料;

　　(九)更正材料：相關(guān)部門(mén)提供的更改姓名、民族、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料，個(gè)人申請(qǐng)、組織審查報(bào)告及所依據(jù)的證明材料、上級(jí)批復(fù)等材料;

　　(十)可供組織參考的其他材料。

　　第十二條 檔案材料的歸檔要求

　　(一)歸檔材料必須是辦理完畢的正式材料。材料必須完整、齊全、真實(shí);文字清楚、對(duì)象明確，有承辦單位或個(gè)人署名，有形成材料的日期。

　　(二)歸檔的材料，凡規(guī)定由組織審查蓋章的，必須有組織蓋章，規(guī)定要同本人見(jiàn)面的材料(如審查結(jié)論、復(fù)查結(jié)論、處分決定或意見(jiàn)、組織鑒定等)應(yīng)有本人的簽字，特殊情況下，本人見(jiàn)面后未簽字的，可由組織注明。

　　(三)檔案材料須用紙張為十六開(kāi)型(長(zhǎng)260毫米，寬184毫米)或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)A4型(長(zhǎng)297毫米，寬210毫米)的公文用紙，填寫(xiě)時(shí)只能用碳素墨水或藍(lán)黑墨水書(shū)寫(xiě)，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水、純藍(lán)墨水書(shū)寫(xiě)。

　　(四)歸檔材料應(yīng)是原件，特殊情況存入復(fù)印件的，應(yīng)在復(fù)印件上注明原件保管單位，并加蓋公章。

　　(五)歸檔材料必須注明學(xué)生姓名及學(xué)號(hào)，并按照學(xué)號(hào)的順序先后排放。

　　(六)學(xué)務(wù)部對(duì)不符合歸檔要求的學(xué)生檔案材料，有責(zé)任和權(quán)力對(duì)歸檔單位提出要求，予以改正后再歸檔。

　　(七)各類(lèi)材料須經(jīng)學(xué)務(wù)部審批登記后方可歸檔。

　　第五章 檔案材料移交和檔案的歸檔時(shí)間

　　第十三條 入學(xué)新生檔案均由各院系在開(kāi)學(xué)后一個(gè)月內(nèi)收集齊全，編學(xué)號(hào)并形成《新生檔案移交清單》(一式兩份)，按要求向?qū)W務(wù)部提交登記存檔。

　　第十四條 學(xué)生取得各類(lèi)獎(jiǎng)懲的原始材料及《休、復(fù)、轉(zhuǎn)學(xué)、轉(zhuǎn)專(zhuān)業(yè)證明》，應(yīng)在形成文件下發(fā)后的一周內(nèi)歸檔。

　　第十五條 學(xué)生校期間形成的各類(lèi)學(xué)生人事檔案材料，根據(jù)工作完成并已形成材料的情況，隨時(shí)登記歸檔，，以保證檔案材料的完整。

　　第六章 檔案的利用

　　第十六條 查閱和借用檔案，應(yīng)遵守的規(guī)定和原則：

　　(一)各院系只能查閱本院系的學(xué)生檔案。查閱學(xué)生檔案應(yīng)出具介紹信，由部門(mén)負(fù)責(zé)人簽字，并加蓋所在單位公章經(jīng)學(xué)務(wù)部審批同意方可查閱;外單位人員(用人單位或特殊情況)需要查閱學(xué)生檔案的，須持本單位介紹信、學(xué)院介紹信和有關(guān)身份證明，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)簽字同意方可查閱。在查閱學(xué)生檔案時(shí)，檔案管理員必須在場(chǎng)。

　　(二)查閱檔案的單位或個(gè)人不得擅自拍攝復(fù)制檔案的內(nèi)容，確因工作需要利用檔案材料取證的，須經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，方可復(fù)制拍攝。

　　(三)學(xué)生檔案，一般不得借出。若有特殊情況必須借出檔案使用時(shí)，須說(shuō)明理由，經(jīng)主管校領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并嚴(yán)格履行借出手續(xù)。借出時(shí)雙方要審核檔案中的材料，并簽字確認(rèn)。借出時(shí)間一般不得超過(guò)7天(含休息日);借出檔案不得擅自轉(zhuǎn)借他人。

　　(四)查借閱學(xué)生檔案必須嚴(yán)格遵守保密制度，嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、批注、抽取和撤換檔案材料。

　　(五)任何個(gè)人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。

　　(六)依據(jù)檔案材料中所記載事實(shí)，向有關(guān)部門(mén)出具證明時(shí)，不得出具有評(píng)論性意見(jiàn)的文字。

　　(七)所有檔案的查閱和借用必須進(jìn)行詳細(xì)的登記記錄，嚴(yán)格審核查閱、借用者資質(zhì)及審批手續(xù)。

　　第七章 檔案的轉(zhuǎn)遞

　　第十七條 學(xué)生畢業(yè)(結(jié)業(yè)、肄業(yè))、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué)、出國(guó)或死亡等學(xué)籍變動(dòng)發(fā)生后，應(yīng)當(dāng)及時(shí)辦理檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)。

　　學(xué)生檔案在校外轉(zhuǎn)遞必須使用統(tǒng)一印制的專(zhuān)用檔案袋，經(jīng)嚴(yán)格密封后通過(guò)機(jī)要郵局寄送、轉(zhuǎn)遞，必要時(shí)可派專(zhuān)人送取，不得以普通函件郵寄或交由本人自帶。

　　第十八條 在校內(nèi)跨專(zhuān)業(yè)、跨院系轉(zhuǎn)學(xué)的學(xué)生，學(xué)籍管理部門(mén)應(yīng)當(dāng)在學(xué)生學(xué)籍變更后，及時(shí)將學(xué)生學(xué)籍變更通知書(shū)送達(dá)有關(guān)院系;有關(guān)院系在接到學(xué)生學(xué)籍變更通知書(shū)后，應(yīng)及時(shí)開(kāi)具證明來(lái)學(xué)務(wù)部重新編號(hào)整理存檔。

　　第十九條 轉(zhuǎn)到其他學(xué)校學(xué)習(xí)的學(xué)生，有關(guān)院系應(yīng)當(dāng)在接到學(xué)生轉(zhuǎn)學(xué)通知后及時(shí)開(kāi)具證明，在學(xué)務(wù)部辦理學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞，填寫(xiě)《檔案轉(zhuǎn)遞單》，按規(guī)定寄發(fā)或送交。通過(guò)機(jī)要郵局寄發(fā)的，自寄發(fā)之日起1個(gè)月未收到回執(zhí)者，學(xué)務(wù)部應(yīng)與檔案接收單位聯(lián)系，加以確認(rèn)。

　　第二十條 由其他學(xué)校轉(zhuǎn)入我校的學(xué)生，有關(guān)院系在收到學(xué)生檔案后要認(rèn)真檢查驗(yàn)收，經(jīng)核對(duì)無(wú)誤后及時(shí)將回執(zhí)寄回對(duì)方，并持相關(guān)證明前來(lái)學(xué)務(wù)部存檔。

　　第二十一條 畢業(yè)生檔案的轉(zhuǎn)遞工作，由就業(yè)指導(dǎo)服務(wù)中心按有關(guān)規(guī)定組織實(shí)施。

　　第二十二條 申請(qǐng)自費(fèi)出國(guó)或主動(dòng)申請(qǐng)退學(xué)的學(xué)生，其檔案由學(xué)校征求學(xué)生本人意見(jiàn)后，按規(guī)定寄送至有關(guān)單位代管。

　　第二十三條 受退學(xué)、開(kāi)除學(xué)籍處分的學(xué)生，其檔案由學(xué)校寄送至學(xué)生家庭所在地人事部門(mén)管理。

　　第二十四條 當(dāng)年未報(bào)到入學(xué)的本科生新生，其檔案由學(xué)校轉(zhuǎn)回生源所在地招生部門(mén)。

　　第二十五條 因故失蹤、死亡的學(xué)生，或因?qū)W生出國(guó)等其他原因?qū)е聶n案無(wú)法轉(zhuǎn)遞而滯留的，為其保管檔案兩年，兩年后轉(zhuǎn)寄回學(xué)生生源所在地。

　　第八章 法律責(zé)任

　　第二十六條 檔案管理員不準(zhǔn)向無(wú)關(guān)人員談?wù)撚嘘P(guān)學(xué)生檔案內(nèi)容，嚴(yán)禁任何人私自保存他人檔案，對(duì)偽造、涂改、銷(xiāo)毀檔案材料和利用檔案材料營(yíng)私舞弊等違反《中華人民共和國(guó)保守秘密法》、《中華人民共和國(guó)檔案法》和《干部檔案工作條例》、《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》的，視情節(jié)輕重，予以嚴(yán)肅處理直至追究相應(yīng)法律責(zé)任。

　　第九章 附則

　　第二十七條 本辦法與現(xiàn)實(shí)行法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章相抵觸的，以法律、法規(guī)、部門(mén)規(guī)章為準(zhǔn)。現(xiàn)行法律、法規(guī)及政策未明確規(guī)定且本辦法未盡事項(xiàng)，以主管校領(lǐng)導(dǎo)批復(fù)為準(zhǔn)。

　　第二十八條 本辦法的解釋權(quán)歸學(xué)務(wù)部所有。 第二十九條 本辦法自公布之日起實(shí)施。

畢業(yè)生檔案管理辦法

　　(修訂)

　　隨著我院辦學(xué)規(guī)模不斷擴(kuò)大，辦學(xué)類(lèi)型逐步增加，畢業(yè)生人數(shù)逐年增多，畢業(yè)生的檔案管理工作日益繁重，為了更好地把畢業(yè)生檔案管理工作做好，根據(jù)上級(jí)主管部門(mén)要求及我院實(shí)際，特制定本辦法。

　　一、檔案整理

　　1、提供檔案材料的部門(mén)應(yīng)在6月底前把材料準(zhǔn)備好，提供給各系(院)集中整理;

　　2、專(zhuān)科畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案(高中、中專(zhuān)檔案)、成績(jī) 單、畢業(yè)生登記表、就業(yè)報(bào)到證副本、體檢表;衛(wèi)生類(lèi)畢業(yè)生加裝實(shí)習(xí)報(bào)告。

　　3、中專(zhuān)畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案(檔案卡或?qū)W籍卡)、成績(jī) 單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證副本。

　　4、三二轉(zhuǎn)段畢業(yè)生檔案必須有入學(xué)檔案(檔案卡或?qū)W籍卡)、成績(jī)單、畢業(yè)生登記表、報(bào)到證副本、體檢表;衛(wèi)生類(lèi)畢業(yè)生加裝實(shí)習(xí)報(bào)告。

　　5、《畢業(yè)生登記表》的填寫(xiě)，要嚴(yán)格按照“填表說(shuō)明”的要求填寫(xiě)，填表時(shí)間統(tǒng)一填為每年7月1日，在“學(xué)校組織意見(jiàn)”欄內(nèi)蓋系(院)黨支部公章，最后到校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心蓋章，再裝入畢業(yè)生檔案袋。

　　6、每屆畢業(yè)生的檔案袋編號(hào)由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一編 制公布。

　　二、檔案驗(yàn)收

　　1、畢業(yè)生離校前，各系(院)將集中整理好的畢業(yè)生檔案轉(zhuǎn)交校企合作與就業(yè)指導(dǎo)處驗(yàn)收。確實(shí)不合格的檔案要報(bào)告不合格原因(缺少何種材料、是系部原因還是學(xué)生本人原因)，不合格檔案退回所在系(院)繼續(xù)整理。

　　2、嚴(yán)格控制不合格檔案數(shù)量。不合格檔案超過(guò)3%的系(院)將在年終考評(píng)中適當(dāng)扣分。

　　3、嚴(yán)格按照檔案袋封面材料名稱(chēng)和順序?qū)⒋鼉?nèi)材料排序。

　　4、填寫(xiě)畢業(yè)生檔案袋封面。在相應(yīng)的位置填寫(xiě)“檔案編號(hào)、姓名、性別、系、專(zhuān)業(yè)、生源地(具體到區(qū)縣)”，并對(duì)照原始檔案材料在“件數(shù)”欄內(nèi)標(biāo)明具體數(shù)量。

　　5、將學(xué)生檔案材料裝入對(duì)應(yīng)的檔案袋中，并再次核對(duì)，防止漏放、錯(cuò)放。

　　6、各系(院)將檔案以附表中檔案號(hào)按大中專(zhuān)分類(lèi)分別排序。

　　三、檔案的寄送

　　1、已簽約的畢業(yè)生檔案直接寄送至用人單位;

　　2、已簽約，但用工單位不接收的檔案可寄送至生源地人事部門(mén)，或由學(xué)生直接辦理人事代理手續(xù);

　　3、靈活就業(yè)或未就業(yè)的畢業(yè)生檔案寄送至生源地人事部門(mén)，或由學(xué)生直接辦理人事代理手續(xù);

　　4、升學(xué)的畢業(yè)生檔案由所在系(院)提供詳細(xì)通信地址，由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一寄發(fā)至錄取學(xué)校;

　　5、報(bào)到期內(nèi)，畢業(yè)生檔案可以申請(qǐng)暫留系(院)，也可以由學(xué)生直接辦理人事代理手續(xù);

　　6、除不合格檔案外，畢業(yè)生檔案不辦理留校手續(xù)。

　　7、寄送回生源地的檔案，由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心統(tǒng)一按各生源地政策要求分裝轉(zhuǎn)遞。

　　四、工作要求：

　　1、各系(院)上報(bào)畢業(yè)生檔案時(shí)，需將《畢業(yè)生檔案編號(hào)登記表》用A4紙打印一份，加蓋系(院)公章，負(fù)責(zé)人在首頁(yè)公章處簽字，一并將電子表格報(bào)校企合作與就業(yè)指導(dǎo)中心;

　　2、檔案袋書(shū)寫(xiě)要用黑色或藍(lán)黑色鋼筆或黑色中性筆，字體要公正、字跡清晰;

　　3、相關(guān)檔案材料整理配檔表見(jiàn)附件。未盡事宜另行通知。

　　五、該辦法由校企合作與就業(yè)指導(dǎo)處負(fù)責(zé)解釋。