市民建檔案整理實(shí)習(xí)報告

　　02級檔案學(xué) 劉霜、倪騰      XX年7月14日——30日，我們有幸在導(dǎo)師的指導(dǎo)下，對成都市民主建國會的檔案進(jìn)行了制作全引目錄和編制大事記的工作。一.檔案的大致情況    通過對市民建檔案的整理，我們做了如下的統(tǒng)計(jì)：     市民建檔案收集了1951年到XX年的檔案，其中缺少了1968——1982年期間的檔案（1966年5月至1976年10月的“文化大革命”使民建中央和各級地方組織被迫停止活動11年，這個時期沒有檔案。之后的1977——1982年由于支部工作沒有開展，因此也沒有檔案保存下來。），而且1966——1968每年均只有一卷的《預(yù)算、決算、月報表》。50年代除了永久保存的檔案還保留一部分長期，60年代也還有4卷長期檔案。考慮到時代背景，那個年代遺留的檔案較少，這些檔案很可能會永久保存。二.市民建歸檔文件中發(fā)現(xiàn)的問題：一、歸檔范圍1. 歸檔的文件范圍不固定。一方面，市民建歸檔的文件有的只有草稿或定稿，有的又只有正本，一部分則兩者皆有。一些重要的文件只留有草稿，一些簡報倒是正本定稿均有，不能不說是很遺憾的事情。另一方面，不知是不是檔案散失的原因。如62年就只有組織處的11、12月份工作計(jì)劃，其他月份則沒有。其他各年度的工作計(jì)劃也少有收齊的，這種情況也主要存在于60年代。2.  重份文件。不管是過去，還是現(xiàn)在，或多或少的存在這個問題。市民建檔案在XX年以后的保存中，將所接收到通知，大多保存了完全相同的兩份，這是完全沒有必要的。XX年第七卷里的第26件文件就保存了重份。3.  插頁的情況。在市民建的檔案中，偶爾有一兩張空白頁插入其中，而有的是編了張?zhí)柕模�有的則沒有，也沒有做任何的注明，這樣會使檔案查閱者在查閱時不明所以，造成誤解。4.  墊紙。在1985年以后，市民建的檔案中出現(xiàn)了“墊紙”。所謂墊紙，就是將一些無用的紙張同檔案放在一起，無形中增加了檔案的數(shù)量，但是卻給檔案的保管帶來了極大的不便，浪費(fèi)了人力，物力。尤其是如果就此移交檔案館，會造成完全不必要的麻煩。通過觀察，我們發(fā)現(xiàn)有的案卷數(shù)量已經(jīng)足夠，但仍然有墊紙；有的數(shù)量極少，也有墊紙。但是，不管是出于什么目的，都不應(yīng)該有這種做法。二、歸檔文件的按件裝訂。如一組文件是市民建上報新的組織機(jī)構(gòu)情況的，要求上級機(jī)關(guān)批準(zhǔn)和備考。發(fā)了四份文件，省民建也回復(fù)了四份文件，中央民建又把送省民建的兩份文件抄送了市民建。如此多的文件既不是按時間先后排列，又沒有把請示和批復(fù)放在一起，顯得很混亂，不仔細(xì)分析，不知道里面包含幾件事情。三、案卷內(nèi)頁號的編制首先，就空白頁而言，前面已經(jīng)提到了。其次，有的文件兩面都有文字，但是蓋張?zhí)枙r卻只作為了一張；有的文件一張是兩頁，保存時對折起來，仍然被作為了一張，這些都是不規(guī)范的。四、全宗內(nèi)檔案的分類市民建的檔案立卷最大的問題就是立卷劃分混亂，卷內(nèi)文件缺少聯(lián)系，而且貫穿于整個50年的檔案立卷活動中，影響極大。市民建作為機(jī)關(guān)部門，有固定的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，但因?yàn)樵谖濉⒘�十年代所產(chǎn)生的檔案相對較少，因此是以“年度——事由”來劃分的，而到了七、八十年代，機(jī)關(guān)活動較多，檔案數(shù)量也有相應(yīng)的增長，故是以“年度——機(jī)構(gòu)”來劃分。 然而到了1998年及其以后，則是有的已年度——事由來劃分，有的以年度——機(jī)構(gòu)來劃分。這對于立卷來說，顯得混亂。一個案卷并不是以一個事由來立卷，而是幾個問題聯(lián)合立卷，有的問題又分散在好幾個案卷里面。如60年代，一年中各月的工作計(jì)劃安排常被分在若干個卷內(nèi)立卷。如61年卷2中有8、9月份的工作安排，而當(dāng)年四季度的工作安排又放到了61年的第3卷中，且與其他卷內(nèi)文件聯(lián)系不是很緊密。63年第七卷就包括了組織處工作計(jì)劃，各支部的活動情況、工作計(jì)劃，給省工委的復(fù)函，會員情況簡報等等。而案卷題名擬為了“本會與有關(guān)組織工作計(jì)劃、簡報、總結(jié)以及省工委組織通則。”這顯然不能揭示卷內(nèi)文件的共性。五、劃定保管期限    六十年代，除65年各支部的上報材料作為長期保存外，其余年度均作為永久保存。而80年代以后，上述文件則全部歸為長期保存。根據(jù)慣例，下級機(jī)關(guān)的年度、季度計(jì)劃、總結(jié)、報告一般是應(yīng)該作長期保存的，雖然考慮到60年代重意識形態(tài)，強(qiáng)調(diào)工商業(yè)者的思想改造，這些材料在當(dāng)時顯然有比現(xiàn)代更重要的意義，但仍無法解釋60年代歸檔保管期限極不統(tǒng)一的現(xiàn)象。而對于本機(jī)關(guān)所編的工作簡報，一部分是以長期保存，一部分則以短期保存。1991年，宣教處的工作簡報，作為了短期保存，而其他的工作簡報又是長期保存。除此以外，1983年后出現(xiàn)了一個比較模糊的概念：定期保管。所謂的定期，到底是多久沒有明確規(guī)定。六、卷內(nèi)文件數(shù)量    在整理的檔案案卷中，有的案卷數(shù)量太多，超過了檔案盒的容納極限，造成了檔案的保存不便，使檔案暴露在外，對檔案實(shí)體是一種傷害。特別是五、六十年代的文件紙張質(zhì)量不是很好，就更不應(yīng)如此立卷。在XX年第六卷，里面共保存信息專卷（1——100期），包括了定稿和草稿，共有五百多頁，顯得過于繁多，這樣做卷內(nèi)文件目錄太多，保存也極不方便。  七、案卷排列與編號    市民建以前整理檔案時，將一年的案卷在分為了永久，長期，短期三個部分，三個部分有的是大流水號，有的是小流水號。這樣一來，就給人以混亂的感覺，同時，它的排列順序也有不對，1996度的案卷，將短期排在了前面，長期排在了后面，輕重不分。八、文書本身存在的不規(guī)范如存在有“請示報告”的說法，也有一個請示里面出現(xiàn)兩件事情的情況。有的文件中，提到的領(lǐng)導(dǎo)人，只寫了他的姓和職務(wù)，而無全名，檔案最為備查的文件，事過一般很久，對于這些不會明白，容易不知所云何人，都不利于檔案用戶的利用。對會議的記錄，有的是以速記的方式記下來的，事后也沒有進(jìn)行重新抄錄的工作。潦草的文字、隨意的紙張，都增加了利用的難度。三.我們的初步處理意見和對以后文書檔案工作的一些建議：1.在立卷方面應(yīng)該按照國家頒發(fā)的《機(jī)關(guān)文件材料歸檔和不歸檔的范圍》和《文書檔案保管期限表》確定歸檔文件和保管期限。綜合運(yùn)用立卷特征，靈活運(yùn)用二至三個特征來組一個案卷。我們對卷內(nèi)文件組織得極不規(guī)范的一些案卷作了重組，但限于精力和時間有限，大部分案卷保持了原有的面貌。2.每個案卷中的檔案不應(yīng)太多，如一件事包括的檔案確實(shí)很多，可拆分為連續(xù)編號的幾個案卷。對于單個案卷中檔案過少的案卷，可以聯(lián)合組卷，或者在文件裝訂線處用紙加厚再裝訂，可以既美觀又牢固。3.對于50——60年代的檔案，我們認(rèn)為這是很寶貴的歷史資料，應(yīng)妥善保管。但這部分檔案由于年代久遠(yuǎn)，當(dāng)時的紙質(zhì)又不好，用筆不規(guī)范，到現(xiàn)在已出現(xiàn)紙張發(fā)黃、墨跡下滲、字跡模糊的現(xiàn)象。我們認(rèn)為應(yīng)立即對這部分檔案進(jìn)行全部或部分的復(fù)印工作，以挽救這部分史料。而且文書部門在整理立卷時，就應(yīng)該把字跡開始模糊，或者紙張極為不好的文件及時復(fù)印，一起保存，這樣既可以給用戶提供方便，又對檔案實(shí)體作了最大限度的保管，避免因翻閱而帶來的毀壞。此外，由于五十、六十年代的文件質(zhì)量不是很好，一個案卷數(shù)量不宜過多。4.我們將80年代以后確實(shí)完全一樣的重復(fù)文件進(jìn)行了清理。對于墊紙這種現(xiàn)象，我們在重新整理時，將所有的墊紙都拆了下來，重新裝卷。保存檔案，是根據(jù)其使用利用價值來保存的，對于沒有利用價值的文件尚且不保存，又怎么能保存這些毫無用處的廢紙呢？5.對于定期文件的處理，我們通過參考案卷里面的文件材料，將一小部分定為了長期，大多數(shù)定為了短期。通過對案卷保管期限的再判斷，我們對所有案卷進(jìn)行了重新的排列，一年編一個流水號，比如說：1986年，從永久第一卷起，排到了永久第五卷，再將長期第一卷改為了第六卷，依次往后推，并且將同一個保管期限的案卷，按照辦公室在前，組織處次之，宣教處再次之的方法，有主次、有順序的排列。并且將以前案卷上沒有注明的卷內(nèi)文件的件數(shù)，頁數(shù)，起止日期等的地方補(bǔ)充完整。做到使案卷準(zhǔn)確，完整。6.對于空白插頁而又沒有編號的，我們在備考表里作了注明，并認(rèn)為文書部門立卷時應(yīng)努力避免這種情況出現(xiàn)。7.我們認(rèn)為會議記錄等應(yīng)盡可能在速記稿作好之后，應(yīng)轉(zhuǎn)化為正式文件或正楷抄錄件，便于以后查找利用。同時應(yīng)避免出現(xiàn)“李副市長”、“王處長”等字句，這會對以后的利用查找?guī)�來不便�?.  對于不同類型的檔案應(yīng)該分開保管。獎狀，照片都應(yīng)該單獨(dú)存在一個案卷里，而不應(yīng)該和紙質(zhì)材料檔案放在一起。照片應(yīng)該在其背面或者用單獨(dú)的一頁紙注明照片的時間、地點(diǎn)和事件，并注明其參照的紙質(zhì)材料保存的卷號，件號，使其成為檔案有機(jī)組成的一部分。四. 結(jié)語綜上觀之， 民間檔案工作與文書工作中出現(xiàn)的諸多問題大部分是很基本、很簡單的問題，但卻因之處理不當(dāng)，造成了文書不規(guī)范、立卷混亂和卷內(nèi)文件缺乏條理，以至利用困難。成都市民建的問題決不是一個偶然的現(xiàn)象，它反映了我國民主黨派歸檔制度上的漏洞。在當(dāng)前情況下，各民主黨派的檔案由誰保管由其自主決定。如，《廣東省檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“經(jīng)協(xié)商同意,接收或代存省級各民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案”；《蘇州市檔案館收集檔案范圍實(shí)施細(xì)則》規(guī)定“經(jīng)協(xié)商同意，收集或代存蘇州市各民主黨派機(jī)構(gòu)形成的檔案。”但大部分黨派的各個地方機(jī)構(gòu)均采取了由其自身保管，不向檔案館移交的方式，各民主黨派的地方機(jī)構(gòu)也不向上級機(jī)構(gòu)移交檔案。由于缺少指導(dǎo)，就使保存不當(dāng)?shù)那闆r普遍存在，且因檔案分散造成利用不便。歸檔過程不規(guī)范、保管不力、利用困難是其嚴(yán)重弊病。民主黨派在我國發(fā)揮著重要的參政議政作用，其形成的檔案記錄著國家各個方面的信息，是寶貴的史料，是我們檔案體系中重要的一環(huán)。所以解決民主黨派檔案工作規(guī)范化已刻不容緩。