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檔案局檔案安全情況自查報(bào)告2019范文

發(fā)布時(shí)間:2019-08-19

檔案局檔案安全情況自查報(bào)告2019范文

  6月底,我局將川檔發(fā)〔〕28號文件轉(zhuǎn)發(fā)至各區(qū)市縣檔案局,要求按照文件精神進(jìn)行認(rèn)真自查,進(jìn)一步做好檔案安全管理工作,確保檔案安全。與此同時(shí),我們將市檔案局(館)的檔案安全情況作為本次自查的重點(diǎn)。召開了專題會議,研究檔案安全工作,召集為我局實(shí)施檔案整理、修裱和數(shù)字化加工的服務(wù)公司,再次強(qiáng)調(diào)了服務(wù)外包過程中檔案安全要求,對局(館)檔案安全情況進(jìn)行了自查。現(xiàn)將有關(guān)情況匯報(bào)如下:

  一、局(館)檔案安全工作情況

  (一)服務(wù)外包安全管理情況。

  1.我局(館)交由外包服務(wù)公司整理、修裱、數(shù)字化的檔案主要是民國檔案和一部分民生檔案,屬開放檔案范圍。

  2.提供服務(wù)公司整理、修裱、數(shù)字化時(shí),主要采取了以下措施:

  (1)對給我局提供服務(wù)的公司—成都同創(chuàng)之星科技有限公司的資質(zhì)及背景情況進(jìn)行了審核,該公司無外資背景和外籍人員。

  (2)我局與服務(wù)公司簽訂了安全保密協(xié)議,服務(wù)公司參加我局?jǐn)?shù)字化項(xiàng)目的人員均在我局保衛(wèi)處進(jìn)行了登記備案,并且,服務(wù)公司與所聘用的工作人員都簽訂了保密協(xié)議。

  (3)我局自備了檔案整理、修裱、數(shù)字化場地,除我局在工作現(xiàn)場安裝了監(jiān)控設(shè)備外,我們也要求服務(wù)公司在加工現(xiàn)場安裝了一套監(jiān)控設(shè)備,共計(jì)有26個(gè)監(jiān)控點(diǎn),做到了凡是有檔案實(shí)體的地方都有視頻監(jiān)控。并且,視頻監(jiān)控錄像由專人保管,無關(guān)人員不得使用;建立了安全值班制度,每天都有我局人員對工作現(xiàn)場進(jìn)行監(jiān)管,及時(shí)解決工作中出現(xiàn)的問題,消除安全隱患;設(shè)置了工作人員物品集中存放點(diǎn),嚴(yán)禁工作人員將筆記本電腦、手機(jī)、相機(jī)等數(shù)字設(shè)備和手包隨身物品帶入工作現(xiàn)場;加工場地的網(wǎng)絡(luò)間計(jì)算機(jī)通信采用了授權(quán)管理等安全機(jī)制。

  (4)對數(shù)字化加工場所所用計(jì)算機(jī)的輸出接口都采用了物理和軟件的方式進(jìn)行屏蔽處理,防止數(shù)據(jù)外拷,計(jì)算機(jī)局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)等外網(wǎng)物理隔離,加工數(shù)據(jù)由系統(tǒng)管理人員專人負(fù)責(zé)管理,其它人員未經(jīng)授權(quán)無權(quán)訪問。

  (5)檔案搶救過程中,出庫、入庫手續(xù)齊全,有記錄、有簽字。這兩年,檔案中的特殊載體鈔票等都已登記在案,并移交特藏室進(jìn)行管理;印花稅票、郵票登記在案卷的備考表中。

  (6)檔案修裱過程中,從檔案整理到修裱,都嚴(yán)格遵守《四川省重點(diǎn)檔案修裱操作規(guī)程》進(jìn)行。加強(qiáng)了對檔案數(shù)字化加工力度,對檔案修裱中可裱可不裱的,不再進(jìn)行修裱,最大限度地保護(hù)檔案的原始性。

  (7)已與市保密局聯(lián)系,市保密局將于近期對所有數(shù)字化設(shè)備和軟件進(jìn)行保密技術(shù)檢測。

  (8)我局的數(shù)字化任務(wù)是采用一次招標(biāo),分三年實(shí)施的方式,今年是本次招標(biāo)的最后一年,待今年數(shù)字化加工任務(wù)結(jié)束后,我們將按照省局的要求,聯(lián)合市保密局檢查服務(wù)公司所用設(shè)備,凡有信息留存的,都將按照要求進(jìn)行信息清除并作安全技術(shù)處理。

  3.局(館)信息管理系統(tǒng)于XX年委托服務(wù)公司設(shè)計(jì),由局(館)專業(yè)人員進(jìn)行維護(hù)管理,沒有服務(wù)外包。

  (二)保管安全情況。

  局(館)機(jī)關(guān)檔案室于XX年9月達(dá)省二標(biāo),XX年以前的檔案都按要求移交進(jìn)了市檔案館,現(xiàn)保管有-XX年的文書檔案175卷/盒、6455件,設(shè)備檔案32件,照片125張,實(shí)物67件,光盤檔案17盤,會計(jì)檔案40卷。

  1.各年度檔案按時(shí)歸檔,檔案實(shí)體頁數(shù)與目錄嚴(yán)格匹配。

  2.各門類、各專業(yè)的檔案實(shí)行了集中統(tǒng)一管理。基建檔案已經(jīng)移交進(jìn)檔案館,會計(jì)檔案實(shí)行了統(tǒng)一管理。

  (三)利用安全情況。

  1.建立了《檔案利用制度》和《檔案利用登記簿》,及時(shí)做好了各種檔案利用登記。

  2.利用大廳安裝了門禁系統(tǒng)和消防、監(jiān)控設(shè)施,全天候監(jiān)控相關(guān)部位的安全狀況,以保證檔案實(shí)體在利用環(huán)節(jié)的安全。

  3.對涉密檔案的利用,采取較為嚴(yán)格的控制手段,制作有專門的涉密檔案登記簿。利用者要查閱涉密檔案,首先由接待工作人員把關(guān),再通過相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核簽字,方可查閱、復(fù)制。

  4.雖然本館部分檔案已進(jìn)行縮微、掃描。但是接待利用者時(shí),一般還是提供檔案原件。

  (四)庫房安全情況。

  1.做到檔案管理的辦公、利用、庫房三分開。

  2.建立了庫房安全管理制度。包括:《庫房管理員崗位職責(zé)》、《檔案庫房管理制度》、《檔案庫房人員進(jìn)出登記表》、《庫房檔案移出(入)登記表》、《庫房蟲害情況檢查登記表》以及《特藏室管理員守則》、《特藏室安全管理制度》等。

  3.所有庫房內(nèi)都裝有監(jiān)控、門禁、消防設(shè)施。

  4.加強(qiáng)庫房內(nèi)溫濕度監(jiān)測。庫房管理人員堅(jiān)持日常性的溫濕度觀測,當(dāng)庫房溫濕度出現(xiàn)異常情況時(shí),采用開啟中央空調(diào)和除濕機(jī)等方法,努力把庫房溫濕度控制在允許值范圍內(nèi),以確保庫房檔案的安全。

  5.成都市檔案館是1992年啟用的,至今已經(jīng)有二十余年。現(xiàn)有的庫房面積不能滿足保存今后20年檔案增長的要求。但是已經(jīng)立項(xiàng)的新館,建成后將能滿足40年的保管需要。

  二、下一步工作重點(diǎn)

  (一)加強(qiáng)管理,確保安全。要按照川檔發(fā)〔〕28號文件的要求,進(jìn)一步落實(shí)和完善檔案修裱、數(shù)字化和檔案信息化服務(wù)外包過程中各項(xiàng)監(jiān)管措施,確保檔案實(shí)體和信息的安全。

  (二)采取相應(yīng)措施,對已有數(shù)字化復(fù)制件的檔案原件進(jìn)行封存保管,保證檔案實(shí)體安全。

  (三)在成都市檔案新館建設(shè)中,要按照國家檔案局和省檔案局關(guān)于檔案安全管理的要求,配備監(jiān)控、門禁、消防和溫濕度監(jiān)控和調(diào)節(jié)設(shè)施,確保庫房溫濕度和庫房面積達(dá)到國家規(guī)定。

  特此報(bào)告

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