企業(yè)發(fā)布會的禮儀
80年代后期，國內(nèi)的一家民營性企業(yè)開發(fā)出了一種全新的果汁型飲料。這種飲料不僅營養(yǎng)豐富、無添加劑、口感舒適，而且符合健康和衛(wèi)生標準，并與國際上飲料的流行趨勢相吻合。然而，國內(nèi)的飲料市場幾乎全部已被外國飲料所占領(lǐng)。要在當時特定的條件下，將這種新型的國產(chǎn)飲料推上市場，并且爭得一席之地，可以說是難上加難的。
要想在廣告宣傳上與財大氣粗、經(jīng)驗豐富的外國飲料商決一雌雄，顯然不是國內(nèi)這家民營企業(yè)的強項。于是，它的負責人決定另辟蹊徑，在力所能及的情況下，為自己做上一次“軟廣告”。在飲料消費的旺季來臨之前，這家企業(yè)專門租用了首都北京的一座舉世知名的建筑物，在其中召開了一次由新聞界人士為主要參加者的新產(chǎn)品說明會。在會上，這家企業(yè)除了向與會者推介自己的新產(chǎn)品之外，還邀請到了國內(nèi)著名的飲料專家與營養(yǎng)專家，請其發(fā)表各自的高見，并邀請全體與會者親口品嘗這項新產(chǎn)品。
此后，不少與會的新聞界人士不僅爭先恐后地在自己所屬的媒體上發(fā)布了這條消息，而且還紛紛自愿地為其大說好話。有些新聞界人士甚至還站在維護國產(chǎn)飲料的立場上，為其搖旗吶喊。結(jié)果一時間令其名聲大振，銷量也隨之大增，終于在列強林立的飲料市場上脫穎而出。
從會務禮儀的角度上來看，那家民營企業(yè)為推出自己的新品飲料所舉行的那次帶來了巨大成功的新產(chǎn)品說明會，即為新聞發(fā)布會。
新聞發(fā)布會，簡稱發(fā)布會，有時亦稱記者招待會。它是一種主動傳播各類有關(guān)的信息，謀求新聞界對某一社會組織或某一活動、事件進行客觀而公正的報道的有效的溝通方式。對商界而言，舉辦新聞發(fā)布會，是自己聯(lián)絡、協(xié)調(diào)與新聞媒介之間的相互關(guān)系的一種最重要的手段。新聞發(fā)布會的常規(guī)形式是：由某一商界單位或幾個有關(guān)的商界單位出面，將有關(guān)的新聞界人士邀請到一起，在特定的時間里和特定的地點內(nèi)舉行一次會議，宣布某一消息，說明某一活動，或者解釋某一事件，爭取新聞界對此進行客觀而公正的報道，并且盡可能地爭取擴大信息的傳播范圍。按照慣例，當主辦單位在新聞發(fā)布會上進行完工題發(fā)言之后，允許與會的新聞界人士在既定的時間里圍繞發(fā)布會的主題進行提問，主辦單位必須安排專人回答這類提問。簡言之，新聞發(fā)布會就是以發(fā)布新聞為主要內(nèi)容的會議。
發(fā)布會禮儀，一般指的就是有關(guān)舉行新聞發(fā)布會的禮儀規(guī)范。對商界而言，發(fā)布會禮儀至少應當包括會議的籌備、媒體的邀請、現(xiàn)場的應酬、善后的事宜等四個主要方面的內(nèi)容。以下，對其分別加以介紹。
首先，會議的籌備。籌備新聞發(fā)布會，要做的準備工作甚多。其中最重要的，是要做好主題的確定、時空的選擇、人員的安排、材料的準備等項具體工作。
其次，媒體的邀請。在新聞發(fā)布會上，主辦單位的交往對象自然以新聞界人士為主。在事先考慮邀請新聞界人士時，必須有所選擇、有所側(cè)重。不然的話，就難以確保新聞發(fā)布會真正取得成功。
再次，現(xiàn)場的應酬。在新聞發(fā)布會正式舉行的過程之中，往往會出現(xiàn)種種這樣或那樣的確定和不確定的問題。有時，甚至還會有難以預料到的情況或變故出現(xiàn)。要應付這些難題，確保新聞發(fā)布會的順利進行，除了要求主辦單位的全體人員齊心協(xié)力、密切合作之外，最重要的，是要求代表主辦單位出面應付來賓的主持人、發(fā)言人，要善于沉著應變、把握全局。
最后，善后的事宜。新聞發(fā)布會舉行完畢之后，主辦單位需在一定的時間之內(nèi)，對其進行一次認真的評估善后工作。