當(dāng)面記下時(shí)間或電話號(hào)碼
因商洽與人碰面時(shí)，有時(shí)會(huì)在分手前約好下次的約會(huì)。此時(shí)，“那么，就暫定在下周一吧！”雖然有很多人會(huì)以口頭輕率承諾，然而這種約定方式，有些人會(huì)略感不安。
無(wú)論是哪一種約會(huì)，為了完整確認(rèn)時(shí)間，最好能刻意在對(duì)方面前打開筆記本，記載下來(lái)。縱使你對(duì)自己的記憶力充滿自信，這無(wú)疑是讓對(duì)方感到安心的一種方法。它的用意不是為了自己，而是為了對(duì)方。如果只以口頭應(yīng)允約會(huì)時(shí)間，對(duì)方有可能會(huì)覺(jué)得，“該不會(huì)轉(zhuǎn)眼就忘了吧廣抑或，“會(huì)不會(huì)隨便就取消約定呢？”并且認(rèn)為倘若不在約會(huì)前一天再確認(rèn)一次，勢(shì)必?zé)o法安心。縱使你不曾忘記或取消約會(huì)，如果一直采取這種口頭約定方式，恐怕很難建立彼此的信賴關(guān)系。總之，盡管日期已定，藉由口頭約定的約會(huì)，其實(shí)和“有空一塊吃便飯”同樣，均給人類似“絕對(duì)無(wú)法實(shí)現(xiàn)的約定”的印象。倘若是稍具重要性的約定，必將予人十分輕率的感受。
如果你以草率的方式約定約會(huì)，對(duì)方會(huì)感覺(jué)他和你的關(guān)系受到草率待遇。他或許認(rèn)為一旦你必須會(huì)見(jiàn)更重要的人物時(shí)，你和他的約定說(shuō)不定會(huì)遭取消。為了不讓對(duì)方產(chǎn)生這種感覺(jué)，約會(huì)時(shí)間務(wù)必隨即記人筆記本內(nèi)。如果能用心做到此點(diǎn)，那場(chǎng)約會(huì)自然會(huì)傳遞出對(duì)你而言十分重要的信息。因?yàn)槟悴坏珪?huì)記得它，更不會(huì)輕率取消或變更它。
由于看見(jiàn)你記載人筆記本內(nèi)，對(duì)方也可能會(huì)采取同樣方式，所以你們彼此都不會(huì)忘記約定。而且，由于對(duì)方會(huì)感覺(jué)你“是一個(gè)重視與我約會(huì)的人”，因此對(duì)你的信賴感也隨之上升。除了約會(huì)時(shí)間之外，舉凡與對(duì)手有關(guān)的資料，最好都能當(dāng)著對(duì)方眼前載人手冊(cè)中。
比方說(shuō)，接獲名片時(shí)，立即當(dāng)著對(duì)方眼前將電話號(hào)碼轉(zhuǎn)載到手冊(cè)中。由于通常即使接獲名片，也未必會(huì)將每一人的電話號(hào)碼記載人手冊(cè)中，所以單憑此點(diǎn)，即代表出你重視對(duì)方。如此對(duì)方也會(huì)愉快地感覺(jué)到，“此人還有意繼續(xù)與我保持連絡(luò)”。以全名向人打招呼碰面時(shí)是否能立即想起對(duì)方全名，將使你和對(duì)方的親密度產(chǎn)生差異。比方說(shuō)在文件上書寫對(duì)方的姓名時(shí)，如能立即寫出全名，對(duì)方必定會(huì)感到喜悅。反之，就像在賀年卡上寫錯(cuò)姓名令人不愉快一樣，如果反問(wèn)對(duì)方，“你的名字叫什么來(lái)著？”封方肯定感到尷尬錯(cuò)愕不已。讓對(duì)方記住自己的姓名，是建立人際關(guān)系的起跑點(diǎn)。所以向人致禮時(shí)，最好能報(bào)出自己的全名。例如歐美人于報(bào)名時(shí)，最初必定報(bào)出自己的全名。然后才附加上自己任職的公司名稱。先報(bào)公司名稱再附加上個(gè)人姓氏的方法，已經(jīng)成為日本上班族的規(guī)矩。這是因?yàn)槿毡救嗽谝庾R(shí)上完全依附公司，無(wú)論何時(shí)也無(wú)法展開個(gè)人對(duì)個(gè)人的商業(yè)交往。所以，如果你想和對(duì)方親近，務(wù)必以全名致禮，并且記住對(duì)方的全名。
發(fā)送傳真時(shí)，收件人姓名和自己的署名都應(yīng)該寫全名。通常在傳真的收件人姓名處，會(huì)完整寫下公司名稱、單位名稱，以及對(duì)方姓名，然而如果確定可以傳遞至對(duì)方所屬單位時(shí)，與其填人公司名稱，不如完整寫上對(duì)方全名，更能讓對(duì)方感到高興，也較親切。在同一單位里另有同姓者時(shí)，如果只寫姓氏必將造成收件人困擾。同姓者所造成的困擾，在電話上也屢屢發(fā)生。如果問(wèn)：“請(qǐng)問(wèn)×先生在嗎？”對(duì)方有可能答道，“這兒有兩位×先生，請(qǐng)問(wèn)找那一位？”倘若是第一次打電話來(lái)的對(duì)象，又只留下姓名，會(huì)讓人感到無(wú)言以對(duì)。所以，縱令是曾經(jīng)數(shù)度取得連絡(luò)的對(duì)手，當(dāng)你要求對(duì)方回復(fù)電話時(shí)，務(wù)必在傳言中留下姓名。