電子檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)總結(jié)
隨著信息技術(shù)迅猛發(fā)展，計算機(jī)被廣泛應(yīng)用到各個領(lǐng)域，包括工程設(shè)計領(lǐng)域。這樣以來，工程設(shè)計過程中形成的大量電子文件也就成為電子檔案管理的重要對象。電子文件的歸檔、保存、管理、輸出等工作已經(jīng)成為工程設(shè)計單位正常運(yùn)營的重要環(huán)節(jié)。所以，全方位做好工程設(shè)計中的電子檔案管理工作對相關(guān)單位維持正常是極為重要的。鑒于此，本文主要就如何做好電子檔案管理工作進(jìn)行了認(rèn)真探討。
一、電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作分析
充分做好電子文件歸檔前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作是實(shí)現(xiàn)高效電子檔案管理的重要前提。電子文件的非直讀性特征決定了相關(guān)工作人員應(yīng)該首先制定健全的電子文件歸檔驗(yàn)收制度，并做好制度的宣傳工作，進(jìn)而為電子文件的歸檔、驗(yàn)收工作提供可靠的制度保障。以cad文件的歸檔為例，歸檔人員首先要按規(guī)定填寫電子文件歸檔通知單，通知單上必須有工程負(fù)責(zé)人、經(jīng)手人以及審核人的簽名。嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臍w檔程序和詳盡的規(guī)章制度保證了歸檔的準(zhǔn)確性。但是，由于部分工程的工期較為緊張，遵從嚴(yán)格的程序需要花費(fèi)大量時間，這將會與工作時效產(chǎn)生矛盾。所以，可以采用先進(jìn)的計算機(jī)技術(shù)手段，將歸檔前的準(zhǔn)備工作也納入到自動化管理的進(jìn)程中。這樣就可以在提高歸檔質(zhì)量的基礎(chǔ)上，提高電子文件歸檔的效率。
由于一個工程可能形成成千上萬個電子文件，倘若規(guī)章制度存在漏洞，執(zhí)行不嚴(yán)，勢必會造成反復(fù)歸檔，浪費(fèi)人力財力的現(xiàn)象，甚至?xí)䦟?dǎo)致文件歸檔混亂，輸出的產(chǎn)品為次品，造成工程質(zhì)量事故和嚴(yán)重的經(jīng)濟(jì)損失。因此，做好電子文件歸檔前的準(zhǔn)備工作，尤其是規(guī)章制度的建設(shè)、宣傳以及推廣應(yīng)用，為后續(xù)的電子文件歸檔工作奠定良好基礎(chǔ)。
二、電子文件歸檔過程中應(yīng)注意的問題分析
在電子檔案管理的電子歸檔過程中，歸檔人要注意將不同種類、不同格式的電子文件梳理整齊。眾所周知，在工程設(shè)計中，從工程投標(biāo)書、招標(biāo)書、可行性研究報告、初步設(shè)計、委托書、計算書到技術(shù)說明書等形成了不同種類不同格式的電子文件，有ecel表格、world文件、掃描形成的tif文件等等。并且，這些文件大都在工程設(shè)計正式開始之前形成，不僅涉及面廣，而且內(nèi)容繁雜，給電子歸檔帶來一定的困難。為了使這些電子文件有條理地歸檔，文件蓋章生效要以電子文件歸檔通知單為依據(jù)，從而提高這些電子文件的歸檔率。
對于cad電子文件的歸檔可以采用dwg格式，因?yàn)檫@種格式可以在cad中直接打開，接受直觀檢查，尤其是對檔案標(biāo)識的檢查，而且對歸檔后期的整理、編輯、利用、輸出及圖紙保管工作都非常重要。同時，對于制作過程中的錯誤如文字線形、擴(kuò)大紙形等問題也可以做到及時的糾正，大大提高cad出圖合格率。但它也存在著一定的問題，如勞動強(qiáng)度大、費(fèi)時費(fèi)工等。
對于plt格式的文件，恰巧與dwg格式的文件優(yōu)缺點(diǎn)相反。plt格式的文件在歸檔時圖像不能直觀顯示，但是文件內(nèi)容保持不變，不隨閱讀、輸出平臺的改變而改變。
對于pdf格式的文件，其一般為只讀模式，不能實(shí)現(xiàn)對設(shè)計的任何修改。實(shí)質(zhì)上就是在計算機(jī)上閱讀紙質(zhì)文件的電子版，有一定的保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)的作用。
三、電子文件歸檔后的檢查驗(yàn)收工作分析
電子文件是形成紙質(zhì)文件的源頭，而對歸檔電子文件的檢驗(yàn)是產(chǎn)品設(shè)計的最后一個重要的環(huán)節(jié)。檢查力求全面，兼顧電子圖中的檔案標(biāo)識和電子圖信息處理過程中的物理結(jié)構(gòu)、邏輯結(jié)構(gòu)的變化問題。主要工作包括：一是檢查圖紙目錄及其格式、目錄列表、會簽欄、案卷名稱、標(biāo)識名稱、圖號、日期、施工階段、序號、復(fù)用圖的排列、圖框的格式等；二是檢查本卷的其他電子圖，包括文件是否存在垃圾、字符大小、文本位置、符號標(biāo)識、對角號、圖號、名稱以及圖框的格式等。但是，需要注意的一點(diǎn)是，電子文件對設(shè)備及其標(biāo)準(zhǔn)有較強(qiáng)的依賴性，加之?dāng)?shù)據(jù)類型、文件格式的多樣化，文件很可能在經(jīng)過制作、保存、載體轉(zhuǎn)換等信息處理之后，在歸檔檢查時出現(xiàn)問題，例如使用的字形存在差異；同種字形但是版本有所區(qū)別；電子圖正常，但是歸檔后部分文字發(fā)生串位、變形，甚至出現(xiàn)亂碼。