電子檔案管理工作經驗總結
以鋼結構的電子圖為例，如果使用日本的制圖軟件，而不加專有字形，那么二級鋼筋符號就會全部丟失。此外，許多軟件經過研發出現了由低級到高級的很多版本，這樣也會為電子檔案管理工作帶來一些問題。例如，由cad14到cad，各種版本的軟件都在使用。但是，如果利用低版本的電子圖在高版本中作圖，則會導致電子圖保存后會出現實線、點畫線、標注線以及線寬的差異。尤其是在機械制圖中，如果部件實體的外圍輪廓線粗細不均，混同于標注線，那么設備制造的現場審圖的難度將大大增加。因此，采用不同軟件、同一軟件的不同版本都會導致文件在格式、編碼、讀取方式和編輯方式的眾多區別，進而直接影響到文件跨平臺的閱讀和輸出工作。總之，實現一個單位內部操作系統、應用軟件及版本的規范統一，成為電子文件歸檔最后關口的重要任務。
四、電子文件修改后的歸檔工作分析
在工程設計單位內部，各個專業部門之間必定會進行大量的信息交換和圖紙會審工作，以適應各種變化，例如施工現場出現的新情況、客戶方提出的新要求等。這其中必然會涉及到電子文件的不斷修改和完善。當前，大多數單位采用的是保留最終版本的方式，即以第二次修改的版本覆蓋起初版本，以第三次修改的版本覆蓋第二次的版本，這樣的方式極易產生最終版本電子圖與實際變更過程記載的丟失。國外的一些工程，如土耳其工程中，每次電子圖的修改版本都加以歸檔保存，編號為abc等，借此對工程修改的全過程有一個完整的記錄。但是，由于兩次修改之間的時間間隔難以確定，之前修改的圖紙已達到施工現場，紙質文件與變更通知單一旦收集不完整，就會導致電子文件和紙質文件的不一致。由此可見，如果直接采用覆蓋的最終版本歸檔形式反映不出整個的變更過程，可能會為將來電子文件、紙質文件的利用帶來了極大地不便。
綜上所述，電子文件歸檔管理工作已經成為工程設計單位不可或缺的重要組成部分。在此之前，過去設計一項工程可能需要一年甚至一年半的時間，現在則只需要半年甚至更短的時間，而人力資源卻只占了以前的三分之一左右。有些類似工藝流程及設備只需在電子文件上更改編號就可轉化為設計產品，勞動效率和產品質量也將得到成倍的提高。所有這些成效的取得都離不開電子檔案管理帶來的便利。在充分認識到電子檔案管理成效的基礎上，我們要切實關注電子檔案管理過程中的各個細節，包括歸檔前的準備工作、不同格式、不同類型文件歸檔時應注意的問題，電子文件歸檔后的驗收檢查工作以及電子文件修改后的歸檔工作等等，將工程設計過程的電子文件歸檔管理納入到一個完整的系統之中。