畢業(yè)論文格式設(shè)置
第一章 引言
在畢業(yè)論文的制作過程中，筆者發(fā)現(xiàn)格式問題是困擾很多同學(xué)的一個大問題。大部分同學(xué)對于格式的調(diào)整少則要花費一天的時間，多則近乎兩天。筆者通過對我校碩士生論文格式要求的細(xì)心研究，加之對數(shù)位同學(xué)論文格式的修改經(jīng)驗，總結(jié)出一套快速設(shè)定論文格式的方法，希望對同學(xué)們的論文寫作起到直接的幫助。
使用這套論文格式設(shè)置方法，可以有效地節(jié)約設(shè)置時間，并且修改方便。其主要原則有以下三點：第一，論文寫作與論文格式設(shè)置分開，不要在寫作過程中調(diào)整任何格式;第二，將論文分為四個部分，分別設(shè)置格式，最后合并文檔形成完整的論文文檔;第三，針對格式要求逐項設(shè)置，不要使用模板。避免遺漏和套用格式會發(fā)生的沖突。
第二章 論文寫作前的準(zhǔn)備工作
文章寫作前要做好以下幾個準(zhǔn)備工作。
2.1 word軟件設(shè)置為顯示所有選項
具體方法如下：在word軟件下，點擊“工具”→“選項”→“視圖”→“格式標(biāo)記”，在“全部”一框前面打勾。之后，您會發(fā)現(xiàn)，在word的頁面上包括空格、回車等隱形的符號都可以看清，這樣可以避免在論文寫作過程中，多加空格或者回車格式不對等問題。
2.2 論文寫作中不要設(shè)置格式
在論文寫作過程中，注意對word文檔不要設(shè)置格式，這樣有利于我們在文章寫完后根據(jù)要求統(tǒng)一設(shè)置格式。
(1)在有其他格式的文本(如網(wǎng)頁內(nèi)容、caj格式內(nèi)容、pdf格式內(nèi)容)拷貝到論文文檔中時，注意將原有的格式清除掉。具體方法有二：
1、將復(fù)制的內(nèi)容拷貝到記事本中，在從記事本中拷貝到word文檔中。
2、將復(fù)制的內(nèi)容拷貝到word文檔中，選中拷貝的內(nèi)容在工具欄中，選擇清除格式，將格式清除。
(2)大家注意到對于拷貝來的文檔在編輯時，會發(fā)生這樣一種現(xiàn)象：在修改時，增加的內(nèi)容會覆蓋后面的文字。這是由于word打開了改寫模式，即大家發(fā)現(xiàn)在最下面的改寫兩字由無色變?yōu)榱撕谏＿@時我們雙擊變黑的“改寫”兩字，就可以關(guān)閉改寫功能，可以正常地使用了。
2.3 注意設(shè)置分節(jié)符
一般而言，在寫作過程中在以下地方必須及時設(shè)定分節(jié)符。封面與授權(quán)說明之間、授權(quán)說明與中文摘要之間、中文摘要與英文摘要之間、英文摘要與目錄之間、目錄與第一章之間、各章之間、最后一章與參考文獻(xiàn)之間、參考文獻(xiàn)與致謝與聲明之間、致謝與聲明與個人簡歷在學(xué)期間發(fā)表的學(xué)術(shù)論文與研究成果部分之間，即所有獨立的部分之間必須加入分節(jié)符。
第三章 分階段設(shè)置論文格式
在論文寫作完成之后，采用針對內(nèi)容的不同部分分別設(shè)置論文格式是比較方便的方法。對不同部分設(shè)置完畢之后，再合并文檔，便可以得到一篇完整的畢業(yè)論文。一般而言，筆者習(xí)慣于將論文分為封面與授權(quán)說明部分、正文部分(包括摘要、abstract、正文)、參考文獻(xiàn)部分、其他輔助內(nèi)容部分(包括致謝與聲明、個人簡歷、在學(xué)期間發(fā)表的學(xué)術(shù)論文與研究成果部分)，即四個word文檔。下面按步驟逐個介紹其格式的設(shè)置。
3.1 封面與授權(quán)說明部分
這一部分完全可以按照提供的格式要求，將論文的相關(guān)信息填入其中。唯一需要注意的是在封面和授權(quán)說明部分需要加入分節(jié)符(下一頁)。(設(shè)置方法參見第8頁)
3.2 正文(包括摘要、abstract、正文)
這一部分就是我們最后寫完的論文的主體部分。這一部分是論文格式設(shè)置的核心部分。可以按以下幾個步驟設(shè)置，較為方便快捷。在做這一階段之前，所要做好的準(zhǔn)備工作是
(1)清除文檔所有格式，具體方法是選擇整個部分的文檔(目錄等第三章合并文檔時進(jìn)行設(shè)置)選中，在工具欄中，選擇清除格式，將格式清除。清除的方法見2.2。
(2)設(shè)置文章整體部分的字體和格式要求。針對XX年的論文格式要求具體而言，可以分為以下幾個步驟：
1、全選文檔，設(shè)置：采用小四號(12pt)字，漢字用宋體，英文用times new roman體，兩端對齊書寫，段落首行左縮進(jìn)2個漢字符。行距為固定值20磅(段落中有數(shù)學(xué)表達(dá)式時，可根據(jù)表達(dá)需要設(shè)置該段的行距)，段前空0磅，段后空0磅。
2、設(shè)置各層的標(biāo)題。具體方法為，首先按照格式要求，設(shè)置各章標(biāo)題，例如：“第1章 引言”。章序號與章名之間空一個漢字符。采用黑體三號字，居中書寫，單倍行距，段前空24磅，段后空18磅。論文的摘要的標(biāo)題也使用上述格式;論文“abstract”部分的標(biāo)題“abstract”采用arial體三號字加粗。
在設(shè)置完第一章的標(biāo)題之后可以使用格式刷，將第二章直到最后一章的標(biāo)題格式統(tǒng)一。此時有一個檢驗辦法：即打開“視圖”→“文檔結(jié)構(gòu)圖”，會發(fā)現(xiàn)各章的標(biāo)題，檢驗是否有遺漏。
按照這一方法，逐層設(shè)置各級目錄，具體格式要求請參見寫作指南。同樣在文檔結(jié)構(gòu)圖中可以發(fā)現(xiàn)設(shè)置好的各級目錄。進(jìn)一步檢驗是否有遺漏。
3、設(shè)置腳注。
(1)首先許多同學(xué)會發(fā)現(xiàn)自己的腳注的模板與其他同學(xué)不同。此時首先需要按照第四章腳注的制作將自己的腳注格式模板進(jìn)行修改。
(2)按照格式要求的內(nèi)容將腳注內(nèi)容和格式進(jìn)行核實。要達(dá)到這一目的可以按照第四章的要求完成。
4、設(shè)置分節(jié)符，即在每一章的結(jié)束設(shè)置分節(jié)符，具體方法參見第四章分節(jié)符的制作。
5、頁眉頁腳的設(shè)置，請參見第四章頁眉頁腳的設(shè)置。
通過以上五個步驟，正文部分已經(jīng)基本完成。
3.3 參考文獻(xiàn)
參考文獻(xiàn)的制作必須參照文科注釋和參考文獻(xiàn)的要求。具體步驟為：
1、用格式刷按照各章名稱的格式要求將“參考文獻(xiàn)”標(biāo)題統(tǒng)一;
2、按格式要求寫完參考書目，并按格式要求設(shè)置其格式;
3、設(shè)置頁眉頁腳。頁眉頁腳的內(nèi)容和正文部分基本一致。
3.4 輔助內(nèi)容
輔助內(nèi)容部分包括致謝與聲明、個人簡歷、在學(xué)期間發(fā)表的學(xué)術(shù)論文與研究成果部分。這一部分完全可以按照提供的格式要求，將論文的相關(guān)信息填入其中。唯一需要注意的是在各部分之間需要加入分節(jié)符(下一頁)。(設(shè)置方法參見第8頁)
3.5 注意事項
1、有時個別注釋比較長，因而會發(fā)生在一頁上未寫完的注釋拖到下一頁中，這是不合理的。解決辦法有三：第一，通過對內(nèi)容進(jìn)行稍許改寫，將注釋統(tǒng)一到一頁上;第二，通過頁面下方留白，將注釋統(tǒng)一到一頁上;第三，通過分頁符將注釋整理到一頁中。
2、有時我們論文一章結(jié)束在一個單獨的頁面上只有一行或者兩行，十分不雅觀，這也是不合理的。解決辦法有二：第一，通過對內(nèi)容稍許改寫，將內(nèi)容精簡或擴(kuò)充;第二，通過更改該節(jié)的頁面設(shè)置，頁邊距、頁眉頁腳距邊界各增加或減少0.5磅，這在外觀上看不出來，卻能有效地解決問題。
3、有時我們論文的中文摘要可以統(tǒng)一在一頁內(nèi)，但是英文摘要卻有兩頁，此時不能在中文摘要的反面打印英文摘要，否則目錄等的首頁就會到頁面的反面，十分不雅觀。此時，應(yīng)將中文摘要的背面空白，可以解決問題。
第四章 合并文檔與最終整理
在各部分的內(nèi)容設(shè)置完畢之后，最后需要合并文檔和進(jìn)行最終的整理，以使得文章的格式要求符號要求。
4.1 合并文檔
即將前面所述四個部分合并到一個最終文檔之中。具體方法就是新建一個最終文檔，按照最終順序，將各部分復(fù)制粘貼到一起。此時要注意兩個問題。
1、在復(fù)制每一部分之后會發(fā)現(xiàn)右下角一個圖標(biāo)，點擊它，選擇保留源格式。這樣原來設(shè)置的格式不會改變。
2、在復(fù)制完每一部分之后一定要加入分節(jié)符，否則(1)此后操作無法進(jìn)行;(2)前面復(fù)制的頁眉和頁腳容易被后面所更改。
4.2 制作目錄
具體方法見第四章目錄的制作。
4.3 最終整理
這一部分是最后的整理和檢查過程，十分重要。主要方法和步驟是：
1、分別檢查每一部分的頁面的大小是否符合要求。如封面的要求是上下頁邊距是170.1磅，左右頁邊距是113.4磅。正文部分的頁邊距和頁眉頁腳距邊界的距離按格式要求進(jìn)行檢查。
2、分別檢查各部分的字體間距要求是否符合要求。
3、檢查腳注是否符合要求。
4、檢查頁眉頁腳是否正確。
整理完成。
第五章 論文中word使用技巧
在論文制作過程中許多新型word的使用方法是我們?nèi)粘２怀Ｓ玫模饕幸韵聨追N，下面分別進(jìn)行介紹。(詳細(xì)內(nèi)容可以參見制作的ppt)
5.1 分節(jié)符的制作1、分頁符與分節(jié)符
(1)什么情況下需要插入分頁符?在希望文檔的某一部分從新的一頁開始時，有些人對未寫滿的頁面用回車符來開始新的一頁。建議不要用這種方法，而是在需要從新的一頁開始的字符前插入分頁符，以保證光標(biāo)的跨頁定位。
(2)在什么情況下需要插入分節(jié)符?(1)封面、聲明、目錄頁一般不標(biāo)注頁碼。在需要和不需要頁碼的分界處插入分節(jié)符;(2)在需要設(shè)置不同的頁碼格式(如：阿拉伯?dāng)?shù)字和羅馬數(shù)字)或分段頁碼(如，各章的頁碼都從1開始)的分界處插入分節(jié)符;(3)在需要進(jìn)行不同頁面設(shè)置(如插入的表格需要頁面由縱向變?yōu)闄M向，而表格結(jié)束后又需要將頁面恢復(fù)為縱向)的分界處插入分節(jié)符。
2、在畢業(yè)論文的寫作過程中，我個人比較習(xí)慣于都用分節(jié)符，這樣便于頁面格式的設(shè)置。簡單來說，分節(jié)符設(shè)置后，每一節(jié)相當(dāng)于一個獨立的文本，可以自由進(jìn)行設(shè)置格式。
3、插入分節(jié)符的方法如下：
(1)找到需要插入的點，將光標(biāo)定位于此處：
(2)點擊“插入”→“分隔符”
(3)選擇“分節(jié)符類型”→“下一頁”，點擊“確定”即可。
(4)完成。
5.2 自動生成目錄的制作(附：正文的格式設(shè)置)
1、使用自動目錄的兩大優(yōu)點：避免手工編制目錄的繁瑣和容易出錯的缺陷;當(dāng)文檔修改使得頁碼變動時，可以實現(xiàn)目錄的自動更新。
2、推薦方法：通過設(shè)置大綱級別生成自動目錄。
3、主要操作步驟：
操作步驟1：設(shè)置頁碼
根據(jù)文檔不同部分的頁碼設(shè)置需求，插入分節(jié)符，使文檔形成若干部分—節(jié)，然后為不同的“節(jié)”分別設(shè)置頁碼。頁碼設(shè)置問題請參見頁眉頁腳制作的內(nèi)容。
操作步驟2：設(shè)置標(biāo)題級別
在大綱視圖下為文章設(shè)置各級標(biāo)題。大家可根據(jù)自己的需求設(shè)置標(biāo)題級別，所有設(shè)置了級別的標(biāo)題都將在目錄中顯示出來。
標(biāo)題級別的設(shè)置方法：
1、將頁面視圖切換到大綱視圖;
將光標(biāo)移到將要設(shè)置的標(biāo)題前，打開大綱級別選擇框，確定標(biāo)題級別;
所有級別的標(biāo)題設(shè)置完畢，打開“顯示級別”下拉框，顯示所有級別的標(biāo)題，檢查是否有未設(shè)置的標(biāo)題;
操作步驟3：插入自動目錄
各級標(biāo)題設(shè)置好之后，將視圖從“大綱”視圖切回“頁面”視圖，再將光標(biāo)移到目錄頁準(zhǔn)備插入自動目錄的位置，點擊“插入”→“引用”→“索引和目錄”。
選擇“目錄”，并選好顯示級別，點擊“確定”
系統(tǒng)即可自動生成目錄。對目錄的格式也可以進(jìn)行調(diào)整。
操作步驟4：更新自動目錄
如果因為修改文檔內(nèi)容，使得頁碼發(fā)生變化，就需要相應(yīng)地更新目錄。具體為在生成的目錄上的任一位置，點擊右鍵，點擊更新域，便可選擇對目錄整體或者僅僅是頁碼進(jìn)行更新。
4、結(jié)束語：
自動目錄的生成除了本文中推薦的設(shè)置大綱級別這種方法外，還可以通過設(shè)置標(biāo)題的樣式等方法來生成，在此不做介紹。
5.3 頁眉頁腳的制作(含頁碼的制作)
頁眉頁腳的制作是在論文格式設(shè)置中最為困難的一點。筆者建議在合并文檔，并添加目錄之后可以進(jìn)行設(shè)置。
1、設(shè)置頁眉
在需要設(shè)置頁眉的頁面上，點擊“視圖”→“頁眉和頁腳”便可打開頁眉的設(shè)置工具欄。
在頁眉中輸入該部分的頁眉設(shè)置。包括其字號和格式。
在下一部分，一般而言分節(jié)符后，修改新的頁眉。但是很容易發(fā)現(xiàn)，下一章節(jié)的頁眉也換成了上一章節(jié)的頁眉。如：
此時點擊右上方頁眉與頁腳工具欄的鏈接到前一個，便可以斷開與前一章頁眉的聯(lián)系，使得可以重新編輯本章的頁眉。而此時原本有的與上一節(jié)相同，也將不存在。
頁眉可以得到修改。
2、設(shè)置頁腳。頁腳主要是頁碼，其與頁眉的設(shè)置基本相似。不同的是存在連續(xù)編碼或者不連續(xù)編碼的情況。根據(jù)格式要求，方法如下。
(1)對于用羅馬數(shù)字的頁碼，在需要頁碼的第一頁頁腳，選擇插入頁碼，并選擇格式：
此后在以下需要接著編碼的一節(jié)，重復(fù)上述工作，但需選擇續(xù)前節(jié)。
這樣便可以連續(xù)編碼了。
(2)對于用阿拉伯?dāng)?shù)字的編碼，同理在第一頁設(shè)置格式，但不選擇續(xù)前節(jié)，而選擇起始頁碼為1。這樣此后為阿拉伯?dāng)?shù)字連續(xù)編碼。
5.4 腳注的制作
1、默認(rèn)格式的修改。部分同學(xué)發(fā)現(xiàn)在開始寫論文時，其腳注的格式就同別人的不一樣。那是因為腳注分隔符的默認(rèn)設(shè)置不同。如：
重新設(shè)置腳注分隔符的步驟如下：
(1)切換至普通視圖。(2)執(zhí)行“視圖”→“腳注”，在“查看腳注”對話框中，選擇“查看腳注區(qū)”，顯示腳注編輯窗格。(3)在窗格中的下拉列表中選擇“腳注分隔符”。(4)選擇分隔符，可進(jìn)行顏色、邊框等格式的修改;選中后按delete鍵可刪除分隔符;也可以將其改為其他類型，例如插入“剪貼畫”或鍵入文本符號等。提示：要恢復(fù)為默認(rèn)的分隔符，可單擊“默認(rèn)設(shè)置”按鈕。另外，在此窗格中，還可以對“腳注延續(xù)分隔符”、“腳注延續(xù)標(biāo)志”等進(jìn)行設(shè)置。
★在普通視圖下，執(zhí)行“視圖”→“腳注”。
★選擇“腳注分隔符”
★按格式要求進(jìn)行修改。
★點擊“關(guān)閉”，在頁面視圖下，發(fā)現(xiàn)已經(jīng)更改完成。
2、其他按格式要求進(jìn)行注釋。需要注意的是：前面的角標(biāo)應(yīng)換成小五的字號。
(1)插入腳注
(2)選好格式
(3)寫完注釋
(4)更改格式
(5)將前面的注釋的角標(biāo)選中，清除格式
(6)格式修改完成