博士論文答辯會秘書工作流程

　　博士學位論文答辯是申請和授予博士學位的重要程序，這時就需要答辯秘書的職位了，那么這個工作的大致流程是怎樣的呢?

　　博士論文答辯秘書工作流程

　　工作目標：協助答辯人準備答辯工作，終極任務是整理、匯總A、B兩檔的所有材料(見附表)。

　　工作流程：大致分為兩步——

　　一. 送審階段：準備好所有的送審材料，送交研究生院審批。

　　二. 答辯階段：取回審批材料，準備答辯材料，領取聘書和勞務費，完善所有材料后送交系教務處。

　　下分而述之。

　　一.送審階段

　　1.得知當選答辯秘書之后，應立刻去系教務處，請教務老師在教務系統中將自己和答辯人關聯。領取材料。(附表中 來源 為 教務處 的材料)

　　2.進入教務管理系統()，用答辯人提供的學號和論文編號，將秘書身份與博士生綁定。教務系統中的工作包括：

　　2.1.如此時所有的“博士學位論文評閱書”已到(從教務處取回)，則在系統內錄入論文打分，生成“論文學術評閱匯總和答辯委員會組成審批表”。此時可將所有評閱書復印一份，交由答辯人修改論文。但注意評閱人的信息是保密，不要泄露。

　　2.2.如答辯時間和地點已確定，則在系統內錄入相關信息。

　　2.3.如導師已填寫好評語，則在系統內打印并保存“指導教師對博士學位論文的評語”，找導師簽字。

　　2.4 打印A、B封面，“學位論文答辯表決票(粘貼頁)”。

　　3. 聯系答辯人，索取相關材料(附表中 來源 為 答辯人 的材料)。

　　注意：所有答辯人提供的材料都需要有答辯人的簽字。

　　4. 2、3兩步的工作不分先后，為爭取時間，在條件滿足的情況下可同時進行。如2、3兩步的工作都已完成，則將所有A、B檔的材料及博士論文送交研究生院審核。

　　注意：a. 核對附表中所有需要簽字的表格，確保導師和答辯人都已簽字。

　　b. A檔和博士論文中都需要已簽字的原創性聲明，由于答辯人之后還需要提交帶有原創性聲明的博士論文，因此，此時應至少做三份簽字的原創性聲明：A檔、博士論文、預留一份備用。

　　二.答辯階段

　　1. 如送交研究生院的材料通過審核，則會收到通知(一般是電子郵件，也可在教務管理系統中查到)。將材料取回，其中加入了表決票和校外答辯老師的聘書。

　　2. 從財政部網站上下載“薪酬發放表”和“勞務發放表”，將參加答辯和評閱的老師信息和實發金額分別填入。“薪酬發放表”針對校內老師，標準是評閱300元/篇，答辯200元。“勞務發放表”標準是答辯、評閱均300元/篇。(只適用2019年，之后可能有變)將兩表格電子版發送到教務老師郵箱。

　　3. 答辯前一天，從系教務處領取勞務費和勞務費領取表。購買幾個信封，將校外答辯老師的勞務費分別裝好，答辯當天，連同聘書一起交給老師，并請老師在勞務費領取表上簽字。

　　4. 答辯前，應根據“博士學位論文評閱書”擬一份《“答辯委員會決議書”草稿》(最好有電子版，再打印一份供老師們修改)。

　　5. 答辯當天，認真記錄答辯人的陳述如何回答老師們的提問。將《草稿》交由老師們修改、潤飾。

　　答辯當天最緊迫的工作便是完成“答辯委員會決議書”，由于宣布完答辯決議，答辯會便散會了，所以要利用僅有的時間生成表格，請與會的各位老師簽字。這里有三種方法可以參考：

　　a. 如果會場方便上網，則將答辯決議迅速錄入教務管理系統，系統自動生成PDF的“答辯委員會決議書”，直接保存打印即可。

　　b. 在答辯之前，在教務管理系統中生成空白的“答辯委員會決議書”word文檔，將答辯決議填入word表格之中，保存打印。

　　a方案和b方案都需要手邊有電腦操作。如果沒有電腦，可選擇c方案：

　　c. 在教務管理系統中生成空白的“答辯委員會決議書”word文檔，打印出來帶入會場。決議后，直接請導師簽字。之后再將決議結果用“套打”的方式，打印到已簽好字的表格中。

　　6. 散會后，將答辯記錄整理好，錄入教務管理系統(如前步采用b, c方式，則還需將答辯決議錄入系統)，生成PDF文檔打印。

　　7. 將“答辯委員會決議書”和“答辯記錄”放入A、B檔，連同“勞務費領取表”一起呈交教務處。