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如何做好公文處理中的主題詞標引

如何做好公文處理中的主題詞標引

  三、主題詞標引三不

  一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時,往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引,根本沒有由于使用主題詞表轉換,致使標引的主題詞出現了表外詞,這是主題詞標引的大忌。

  二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據公文的標題,從前向后依次標引。

  三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引,必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念,然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念,或者是有限定關系的子概念,切忌避免字面拆分。

  主題詞標引是一項基礎性工作,也是技術性很強的工作。做好這項工作,不僅需要從業人員熟悉使用的標引工具,熟練掌握標引規則和方法,而且還要掌握相應的專業知識,更需要從業人員嚴謹、認真、踏實的作風。限于篇幅,不再一一贅述。

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