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準(zhǔn)備會議通知須知

準(zhǔn)備會議通知須知

  會議通知按形式分,有口頭通知和書面通知;按通知的行為方式分,有面對面通知、電話通知、電腦通知、電報通知、墻報通知、報紙通知、廣播通知、電視通知等。

  書面通知按傳遞方式分,有內(nèi)部傳遞通知、郵寄傳遞通知和報紙、廣播、電視通知;按作用又可分為預(yù)告通知和正式通知。會議邀請函請柬也是會議通知的書面形式。

  書面通知 以寄、發(fā)書面文字的形式所進(jìn)行的會議通知。會議書面通知除具有正規(guī)莊重的特點外,也具有備忘和作為會議入場或報到憑證的作用。發(fā)會議通知要盡量早些,以便使與會人員接到通知后,有充足的時間準(zhǔn)備和趕到會場,也便于會務(wù)人員安排回程的車、船、機(jī)票。有的會議對發(fā)通知有規(guī)定的時間,如人大常委會議的通知要在報到前1周至2周發(fā)出。當(dāng)然,一般的會議沒有必要過早發(fā)通知,以免情況發(fā)生變化而變更會期。做好發(fā)通知這項工作,需要在平時打好基礎(chǔ),不能忽視一些細(xì)小、瑣碎的事情。例如領(lǐng)導(dǎo)人、委員、代表們的通訊地址、工作單位、住址等難免發(fā)生變化,要注意及時修正。機(jī)關(guān)單位內(nèi)部所發(fā)的書面通知,要求當(dāng)事人簽名,當(dāng)事人不在,請別人代轉(zhuǎn)通知,也要求代轉(zhuǎn)通知人簽名,事后通知人要追蹤落實。

  電報通知 寫電報時要求在明了的基礎(chǔ)上做到簡潔,但不該壓縮的文字不能壓縮,容易產(chǎn)生歧義的詞句不能壓縮,各項內(nèi)容都要寫得明確具體,不能讓對方猜測。在不能確認(rèn)被通知單位或個人是否參會時,應(yīng)要求對方接到通知后回電。

  傳真和電腦通知:務(wù)必弄清對方是否收到、收全通知,收到的通知是否清晰。如果只是個別地方不清晰,可以通過電話方式告訴對方。如果整頁模糊不清,就要重新發(fā)送一次。如果仍然模糊不清,就要考慮采取電話方式了,讓對方做好電話通知的記錄。

  墻報通知 墻報通知要求寫清何事、何時、何地、何人這幾個要素。如果參會對象無法預(yù)計(比如一些自由參會的演講會、報告會),要安排大一點的會場才行,以免到會人數(shù)太多,會場容納不下,造成不好的效果。

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