秘書工作基本規律的具體表現
(四)公文語言與行文關系相同一
公文是以書面語言為表達形式的溝通與交流工具,因此,它的語言既區別于文學作品的語言,具有明白、平實、簡潔、規范等特點,又是要符合行文雙方的隸屬關系,根據行文關系選擇公文用語。例如,“報告”、“請示”是上行文,在公文用語上必須體現出下級機關對上級機關的尊重、請教、禮貌,多用陳述語氣;“決定”、“指示”等是下行文,在公文用語上必須體現出堅定、果斷、要求,多用祈使語氣;“函”是平行文,在公文用語上必須體現出尊重、平和、謙恭,多用商量的語氣。這種特定的語句、語氣和語詞,都是由行文雙方的隸屬關系決定的。遵循這一規律,就能實現公文表達形式與內容的有機統一,有利于實現行文目的。這就要求我們,秘書在撰寫公文時,一定要根據行文雙方的關系選擇恰當的語言和語氣表達形式;否則,就有失體統,不合規范。
(五)擬制速度與公文時效相同一
秘書寫作往往有規定的時限要求,在一定的時間內完成寫作任務,否則就難以發揮公文的作用。尤其是在緊急的情況下,更要爭分奪秒,及時起草、送審和印發。否則,對上不能使機關及時了解下情;對下,不能使問題得到及時解決。公文制作速度是由公文的時效性決定的。公文的時效性越強,要求秘書的寫作速度越快;必要時加班加點,按時完成。這個就要求秘書人員應當從平時注意材料積累,培養快速構思能力,學會模式制作,練就一氣呵成的硬功夫,勇于吃苦耐勞,學會電腦寫作等方面入手,提高快速成文能力,只有這樣,才能按時完成寫作任務。