公文寫作基本要求之表述準確結構嚴謹
常寫文章的同志都有體會,文章寫短難,表達直筆難。這就要求觀察更深入更細致,一下子抓住主要特點,并用平實的語言表述出來;要求思考更深刻,認識更全面,表達更準確,要一語中的,看似平常卻不易更改。這一要求是很高的。
表達準確,牽涉問題較多。要而言之,與公文寫作的語言有直接關系。
公文寫作的語言有群體性、書面性、明確性、客觀性、程式性等特質,其特點表現為準確、莊重、簡要、平時等。這里集中談談準確。
準確、鮮明、生動是語言的“三性”要求,公文更重視的是準確。
表述準確,是一條十分嚴格的要求。因為公文是用來指導工作、反映情況的,一詞一句,一個概念、判斷、推理,搞得不準要誤大事。所謂準確,就是只能有一種解釋,不能產生歧義。產生歧義,是公文表達的大忌。要做到語言準確,可以從兩方面入手:一是詞的內涵與所要表達的意圖完全一致。二是對詞的外延要作適當和明確的限制。對外延有了明確限制才會做到無懈可擊,內涵與用意完全一致才不會產生歧義。
。ǘl理清楚,結構嚴謹
這屬公文的正文結構問題,也是構思中謀篇的內容。
簡短的公文,主要包括緣由、事項、要求等三部分內容,結構形式大同小異。正文開始要寫發文緣由(引據、目的、用意等),開始一段的末尾用過渡句領起第二部分。第二部分是事項(內容、進程等),可以采用文章式、條款式,也可以篇段合一。末尾有慣用結語,各個文種互不相同,也有提出要求(希望、號召等)的。
篇幅較長,信息量大,有點份量的文稿則不同了。不變中有變化,操作比較復雜。但無論多么復雜,也一定要條理清楚。這首先是個“識見” 問題,只有思維清晰,條理才會清楚,想法太亂寫出來也會亂,所以理順思路很重要,是個前提條件。有了前提還要學習他人的經驗,在實踐中逐步把握,以后駕輕就熟,跳出固定模式,怎么寫都是好的。文無定法、文成法立,講的就是這個道理。
安排好結構,做到條理清楚、結構嚴謹,可注意以下三個問題:
1.層次和段落
一篇公文的結構,最起碼的要求是層次清楚,段落分明。這是條理分明的起線。
所謂層次,就是指公文的幾個組成部分。安排層次要注意到突出主旨,順序合理,避免交叉,體例勻稱。常見的方式有:
總分式 開始先作總的概括(前言,似“導語”,總結報告中則是總體評價),接著分別敘述。分別敘述的各層次間有一定聯系(前后、因果、重輕都可以根據用意來安排),形式上是并列(用序號、小標題或“跳行”),最后一個小結(強調式、升華式、號召式、無尾式或慣用結語)。指示性通知、獎懲性通報、工作計劃、調查報告、綜合報告等文種,常用這種結構形式。
遞進式 各層次內容層層推進,前后有一定關系。例行報告、情況通報、工作總結等文種常用這種結構形式。