公文辦理
收文處理。一般包括登記、分辦、擬辦、催辦等程序。
一、主送本機關的文件,抄送本機關的重要文件,以及注有密級的簡報、資料等,均應統一進行登記。
二、來文可按辦件、閱件進行分類。辦件一般包括上級機關對本機關的指示、通知,下級機關的請示、報告,同級機關需要答復的來文。閱件一般包括抄送文件、簡報、資料和不需要本機關辦理的其他參閱文件。
三、需要辦理的公文應根據來文內容,分送給有關部門辦理或送領導人批示后辦理。需要送領導人批辦的公文,承辦人應提出具體的擬辦意見,領導人對公文如何辦理應作出明確批示。緊急公文應明確承辦期限。文書部門應根據時限要求對承辦單位和承辦人進行督促催辦,以防止拖延積壓或漏辦。
四、抄送件、簡報、資料等閱件,屬一般的可分送給有關部門閱存,重要的應送有關領導人傳閱。
五、需要傳閱或批辦的公文,承辦人應根據文件規定的閱讀范圍或領導批示,安排傳閱或批辦,領導人之間不宜直接橫向傳遞,以防積壓或傳失。
第二十二條 發文處理。
一般包括擬稿、審核、簽發、繕印、校對、用印、封發等程序。
一、草擬公文的要求:
(一)要符合國家的法律、法規,符合黨和政府的方針、政策及有關規定。如提出新的政策規定,應盡量與原來的有關政策相銜接,并加以說明。
(二)行文所依據的事實要確實,行文的指導思想和解決問題的主要意見、原則、方針、措施要明確,辦理事項的時間、地點、范圍、原因、理由要交代清楚。
(三)根據行文目的和內容,確定適當的公文種類,要注意區分請示與報告、通知與函。
(四)草擬文稿應根據行文目的與公文種類,構思公文的層次結構,選擇適當的文字,力求層次分明,結構嚴謹,文字樸實精煉,書寫工整。引用公文應注明引文的時間、機關、標題和發文字號。使用簡稱時,應先用全稱,并在括號中注明簡稱稱謂。要使用規范的漢字。公文中的數字,除發文字號、統計表、計劃表、序號、百分比、專用術語和其他必須用阿拉伯數碼者內,一般用漢字書寫。同一公文中,數字的使用應前后一致。
(五)草擬公文必須使用統一格式的公文稿紙。公文稿紙一般為十六開、橫寫。其欄目一般包括主辦機關、發文范圍、擬稿人、核稿人、簽發人、發文字號、秘密等級、緊急程度、印刷份數等。
二、公文審核。文稿在送領導人審批簽發前,應由有關業務部門負責人或秘書部門負責人進行審核。
審核的重點:
(一)是否需要行文,行文的名義、公文種類是否適當;
(二)文稿內容與法律、法規以及上級機關的有關規定是否一致,與本機關發過的公文是否銜接;
(三)依據的事實是否充分、確實,政策、措施和要求是否明確具體、切實可行;
(四)處理程序是否完備,涉及其他部門的問題是否協商一致,行文關系及公文格式是否條例規定;
(五)文字敘述是否符合文法的邏輯,標點符號是否正確。
審核時如發現有不妥之處,必須進行修改。屬于重要的原則性問題,應退回原承辦部門修改。不必行文的,應送有關領導人批準后通知原承辦部門或人員。
三、公文簽發。各級國家行政機關發出的公文,應由機關領導人簽發;重要的或涉及面廣的,由正職或主持日常工作的副職領導人簽發。有的公文(如會議通過的公文等),可由秘書長或辦公廳(室)主任根據授權簽發。聯合行文,應由行文機關的主要領導人分別在同一稿件上簽發。機關領導人簽發公文,要在“簽發人”欄內寫明具體意見和簽署姓名、時間,不要以劃圈代替簽發。