秘書工作要“吻合”領(lǐng)導(dǎo)意圖
文字秘書的主要任務(wù)是為機(jī)關(guān)起草各類文件，代替領(lǐng)導(dǎo)者撰擬各種講話稿。要使起草的文件合乎要求，最關(guān)緊要的是要與領(lǐng)導(dǎo)班子、領(lǐng)導(dǎo)者的意見相吻合。
要求“吻合”由領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)者所具有的權(quán)力和職能決定。我們知道，在我們國(guó)家，不論是黨委機(jī)關(guān)，還是行政部門；不論是企事業(yè)單位，還是人民團(tuán)體，其領(lǐng)導(dǎo)班子都是按照黨的組織原則和國(guó)家法律規(guī)定組建的，它們的職能體現(xiàn)著一定的權(quán)力，同時(shí)，在領(lǐng)導(dǎo)班子內(nèi)部實(shí)行民主集中制原則。因此，在進(jìn)行各種重大決策中，都要通過集中多數(shù)人的意見最后才能做出決定。這個(gè)決定就是一定的機(jī)關(guān)單位的集體意見的反映。諸如向會(huì)議報(bào)告工作，向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)示問題，對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)發(fā)布指示，機(jī)關(guān)內(nèi)部的工作安排、生產(chǎn)規(guī)劃等等。這些集體討論決定的意見，在具體實(shí)施時(shí)都要用文字形式來表述。這樣，通過秘書人員撰寫“報(bào)告”、“請(qǐng)示”、“指示”、“安排”、“規(guī)劃”、“法規(guī)”、“法令”等文稿，正確反映領(lǐng)導(dǎo)班子的意見就是天經(jīng)地義的事了。至于領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的講話，一般來說。都是圍繞領(lǐng)導(dǎo)班子集體決定的事項(xiàng)原理發(fā)表的議論，這些議論反映著領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人對(duì)每一個(gè)具體問題的不同認(rèn)識(shí)和思想、觀點(diǎn)，而這些不同的認(rèn)識(shí)和思想、觀點(diǎn)又是對(duì)集體意見的補(bǔ)充和完善，它既有同集體意見相一致的地方，又有它的獨(dú)到之處。而獨(dú)到之處.恰好是領(lǐng)導(dǎo)者個(gè)人的思想、觀點(diǎn)的閃光之處，也正是秘書人員要著意充分表達(dá)之處。
但是，有些秘書人員起草的文稿常常與領(lǐng)導(dǎo)班子的意見不“吻合”，在為領(lǐng)導(dǎo)者撰寫的講話稿中不合拍的現(xiàn)象也很多。前者常見的不“吻合”現(xiàn)象主要是：文稿政策性不強(qiáng)，缺乏靈魂；說理不透徹，缺乏思想性；針對(duì)性不強(qiáng)，缺乏目的性；內(nèi)容不翔實(shí)，缺乏完整性。后者不“合拍”的現(xiàn)象也有很多表現(xiàn)，即不注意捕捉領(lǐng)導(dǎo)者動(dòng)意的思想火花，苦于生編硬造；不按照領(lǐng)導(dǎo)者提出的問題順應(yīng)伸延，不終而終；該闡述的道理不闡述，輕描淡寫。甚至一筆帶過。
為什么會(huì)出現(xiàn)不“吻合”的現(xiàn)象呢？主要是有些秘書同志對(duì)制作文件，撰寫講話稿的目的是為了指導(dǎo)工作這一重要意義缺乏正確的認(rèn)識(shí)，自以為秘書人員辦文只是一種官場(chǎng)應(yīng)付，因而不必認(rèn)真，得過且過，甚至拖延時(shí)間，造成亟待用稿時(shí)不成也得成的不正常現(xiàn)象。另一個(gè)原因是文風(fēng)不正.東抄西湊，結(jié)果是自己的情況，別人的結(jié)論；再次是事前不傾聽領(lǐng)導(dǎo)者意見，甚至對(duì)領(lǐng)導(dǎo)人的意見不以為然，用自己的主觀想象取代領(lǐng)導(dǎo)者的意見。這樣做，盡管用心良苦.但寫出的文稿概不能用。
要做到“吻合”和“合拍”，首先應(yīng)該從秘書人員做起。秘書人員絕不是沒有血沒有肉的人物，而應(yīng)該是思想敏銳、具有應(yīng)變能力和創(chuàng)造精神的人物。在工作中，他的作用是領(lǐng)導(dǎo)者的助手，他的思想感情應(yīng)同領(lǐng)導(dǎo)班子和領(lǐng)導(dǎo)者融為一體，老老實(shí)實(shí)地按領(lǐng)導(dǎo)人的意圖去做，這是秘書人員必須具有的修養(yǎng)。在解決具體問題中，應(yīng)該想領(lǐng)導(dǎo)者之所想，做領(lǐng)導(dǎo)者之所為，把領(lǐng)導(dǎo)者所想到的，通過自己的文筆準(zhǔn)確地表達(dá)出來；把領(lǐng)導(dǎo)者沒有想到的，通過獨(dú)立思考.創(chuàng)造性地發(fā)揮出來.這是秘書工作必須具有的能力。
秘書人員還應(yīng)該學(xué)會(huì)和運(yùn)用分析問題的能力，以綜合的觀點(diǎn)，分析錯(cuò)綜復(fù)雜的問題。綜合概括正確的東西，從各種不同的意見中，綜合分析出反映領(lǐng)導(dǎo)班子集體意見的共同點(diǎn)，從各種事例中提煉出代表集體意見的基本觀點(diǎn)和說明這些觀點(diǎn)的典型事例。同時(shí)，能夠順延領(lǐng)導(dǎo)班子的意圖，不斷伸延、預(yù)見.以至升華他們的主要意圖和基本觀點(diǎn)，使秘書人員同領(lǐng)導(dǎo)者思想默契，心照不宣。同時(shí)，也要掌握領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)文章的具體要求。如有的領(lǐng)導(dǎo)講話喜歡開門見山、直來直去，就不能委婉含蓄、隱晦曲折；有的喜歡長(zhǎng)篇大論、面面俱到，就不能三言兩語、少枝缺葉；有的喜歡淡笑風(fēng)生、幽默詼諧，就不能莊嚴(yán)古樸、嚴(yán)肅持重.如此等等。
要做到“吻合”和“合拍”，領(lǐng)導(dǎo)者的作用也是很重要的。秘書人員起草文稿，尤其是撰擬領(lǐng)導(dǎo)者自己的講話，就該事前向秘書說明自己的意圖和要求，使秘書人員知道寫什么，怎樣寫，從而使秘書人員對(duì)領(lǐng)導(dǎo)者的意圖加深理解和消化，在完全理解、徹底消化的基礎(chǔ)上再去動(dòng)筆，不僅得心應(yīng)手，寫出來的文稿也一定能“吻合”、“合拍”。