報告的格式

　　上行文亦即向上級報送的請示或報告。其文頭在眉首區要留出供上級領導批示簽署意見的空白區，因此眉首區比一般公文為大。這種格式要求在一般公文格式的眉首區整體往下移 55mm，以保證發文機關名稱與版心上邊沿距離80mm。

　　由于上行文要由行文機關負責人簽名，簽名位置與發文字號在同一水平線上，為此發文機關的字號就不能放在正中位置，應左移至版心左邊緣空一個字位置標識。負責人及其簽名在版心右邊緣空一個字位置標識。簽發人姓名應用3號楷體。簽發人與簽發人姓名之間用冒號分隔。如上行文或下行文中有幾個單位聯合行文，則其格式與上、下行文格式相同，同是在發文機關名稱欄應把多個機關名稱順序列上，后加文件二字，居中擺放。如聯合行文單位過多，則要注意保證第一頁有正文，如保證不了就只好縮小發文機關名稱的字號。在聯合行文時主辦機關應列在第一位。單位領導人簽名在聯合行文時與機關名稱排列一致。這時紅色反線下移。

　　多個單位聯合行文，其發文字號只有一個，也就是主辦單位的發文字號。

　　下行文聯合行文不需標識簽發人和簽發人姓名，因此其發文字號應列在中間。

　　主體區

　　包括公文標題、主送機關、正文、附件、發文機關蓋章、成文日期、附注等欄目。

　　公文標題

　　標識在紅色反線下空二行字的位置居中對稱標識。如標題字數太多可分一行、二行、或三行標識。采用字體字號為2號小標宋體。

　　標題標識

　　一般要包括三要素，即發文機關名稱、事由、文種三部份內容。其中，發文機關名稱除“請示”文種需嚴格標識外，其他文種有時可省略。發文機關名稱標識時要用全稱或規范化簡稱。事由應把公文的主題內容高度概括成簡明扼要的一段話，說明全文要點。文種則按新《辦法》規定的13種文件選用標識。

　　標識標題時除要注意美觀、對稱外，還要注意標題中的用詞和引用書名、人名、數字等不要分離。標題中除引用書名號或政治術語要加引號外，一般不用標注標點符號。

　　主送機關

　　也就是受文辦理機關。要標識機關的全稱或規范化簡稱。主送機關標識在標題下空一行字位置，左側頂格標識，后加冒號。如碰到主送機關太多，則要注意必須保證首頁有正文。在這種情況下其主送機關可在此欄標幾個，后加括弧說明其余主送見版記，然后將其余主送機關放置于版記處，“抄送”上一行標識。

　　正文在主送機關下一行字左側空二個字標識。正文要求文字簡練、明了，用詞正確、概括，每自然段開始左側空二個字書寫。

　　正文中數字要用阿拉伯數字標識，計量單位全采用公制計量單位。但在標識詞語中的序數詞時，其數字標識仍采用中文大寫。如“七上八下”、“五顏六色”等詞。

　　印章

　　公文生效標識。但用印時要注意防偽。除油墨防偽外，印章蓋章位置很重要，要求印章與正文之間不允許再加內容，因此控制印章與正文間3～5mm內蓋章。由于這位置比較難掌握，則可控制在正文下一行字距范圍內蓋章。這樣正文下也不好加文字內容了，保證了防偽。另外要求印章必須蓋在成文時間上即印章應壓成文年月日幾個字上，防止空白印章。

　　成文時間

　　指公文被領導批準發布的時間。其年、月、日的標識，在國家行政機關公文中要標識為中文大寫如“二○○一年十一月二十一日”，不能稱為“XX年11月21日”。這是一個特殊要求。一般公文的年、月、日標識位置在圖文右側距右側空4個字的位置標識。