公文復印件的法定效力與歸檔價值

　　【案例二】

　　年初，某醫院辦公室開始對上一年的歸檔文件進行整理。負責整理工作的檔案員發現不少科室拿復印件歸檔，且沒有蓋章。經過詢問，科室同志說當時收文就是復印件。

　　問題：復印件具有歸檔價值嗎？機關單位在什么樣情況下可用復印件發文？

　　【評析】

　　本案涉及公文復印件的使用、生效和歸檔問題。按照國家有關文件歸檔范圍和整理的規定，結合對于公文稿本的認識及文件檔案工作的實際要求，筆者認為：

　　其一，復印件是否具有歸檔價值不能一概而論。如果一份文件內容屬于本單位歸檔范圍,在其沒有另外稿本的情況下復印件也可以歸檔。其實當前由于復印機、計算機、傳真機以及網絡傳遞大量運用于文件檔案工作，復印件歸檔的情況并不少見。如有歸檔價值的傳真文件一般就要求先復印、再處理，今后當然也就會以復印件歸檔。

　　其二，應按規定選擇歸檔文件的稿本。按照da/t22—《歸檔文件整理規則》以及國家檔案局《機關文件歸檔和不歸檔的范圍》的有關規定，我們堅持如果是本單位發文,最好用定稿與存本歸檔;如果是收文,最好是用正本即本機關收到的主送件歸檔;實踐證明，沒有任何注辦處理原始痕跡的復印文件，在歸檔后總難以讓檔案利用者對其原始憑證性完全認同。

　　其三，將復印件作為正式發文和歸檔應該經過認證或加注處理標記。如前所述，公文復印件屬于副本，其在發揮憑證作用時價值不如正本,很多時候也不屬于歸檔范圍。但實際工作中,一些機關常常直接使用復印件，如將上級機關主送本機關的批文復印后下發給自己的所屬下級單位，作為一般的傳遞信息、溝通情況、備查備案使用；又如經過注明翻印機關認證，將上級機關的文件直接翻印給所屬下級單位執行……這些操作在實際機關一直行之有效，而且隨著現代辦公技術和手段的廣泛運用，這些可以簡化程序、提高效率的行文方式出現了越來越被廣泛認同的趨勢。正因為如此，筆者認為更有必要呼吁：如果要將復印件作為正式公文使用，還是應該按照《辦法》規定由復印機關加蓋證明章或由承辦部門注明使用說明；如果歸檔時只有復印件,最好由本機關承辦部門在文件上作出注辦說明,即說明復印件的來歷和處理情況。因為如果各地各單位都毫無顧忌地將復印件直接歸檔，無疑會給日后的檔案利用帶來后患。

　　（作者：楊戎四川大學公共管理學院教授

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