秘書部門的功能與職能
秘書部門發(fā)揮智力助手作用，輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的主要途徑，是發(fā)揮信息加工的作用，所以信息工作在秘書部門工作中越來趣為重要。
二、秘書部門的基本職能
秘書部門的職能，也就是領(lǐng)導(dǎo)或上司根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作的客觀需要，也根據(jù)秘書部門的功能、能量的主觀因素，所要求秘書部門發(fā)揮的作用與承擔(dān)的職責(zé)任務(wù)。職能與功能有時是交叉一致的，比如說秘書部門具有辦事(指“三辦”)與參謀(指智力助手)的職能或功能，就比較一致并無矛盾。但職能的含義范圍顯然應(yīng)當(dāng)小于功能，而大于具體的各項任務(wù)。有的同志把職能與工作任務(wù)完成等同起來，因而得出秘書部門有辦文、辦會、信訪、檔案……等等一二十種職能，則又過于繁瑣具體，就事論事，缺少必要的理性上升。在改革開放中，典型的秘書部門的職能既有較大拓寬，也有縮減的地方。以下只就基本的職能作用，按其性質(zhì)相近情況，分述如下：
(一)后勤保障的職能
1.后勤保障的職能，是任何領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)秘書部門都有的基本職能之一。各種各類秘書部門，其他職能也許有時不那么強調(diào)，比如有的單位文字與文書工作可能很少，有的單位沒有下屬因而督促檢查工作很少；但是任何一個單位只要是一個實體，有領(lǐng)導(dǎo)、有職工，有日常工作在每天運轉(zhuǎn)，這種“運動”就要不停地消耗能源與物資，而領(lǐng)導(dǎo)與職工也同樣每天要消耗大量的能量與物質(zhì)，必須有后勤工作予以不斷的支持。試估計一下，一個上百人的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)構(gòu)，每天消耗的物質(zhì)與能量，諸如房屋設(shè)備、辦公用品、車輛汽油、水電氣、吃喝拉撒睡，樣樣得有人管。這些工作通常都屬于秘書部門的工作，由秘書長統(tǒng)轄。例如各地市的機(jī)關(guān)事務(wù)局、行政科、交際科、房產(chǎn)科、維修科、總務(wù)處、伙食團(tuán)，大單位的附屬醫(yī)院、職工俱樂部等，一般都屬于大秘書工作的范圍。中央領(lǐng)導(dǎo)同志在1994年底全國秘書長座談會上，明確要求秘書部門要保證機(jī)關(guān)的日常運轉(zhuǎn)，明確了后勤工作的意義。
2.后勤保障的職能，是秘書部門工作中花費人員、精力與錢財最大的一系列工作。廣義的機(jī)關(guān)行政管理的內(nèi)容很寬，主要的有機(jī)關(guān)(含企事業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān))財務(wù)管理、物資設(shè)備管理、房產(chǎn)管理、基本建設(shè)管理、醫(yī)療保健管理、環(huán)境管理、車輛管理、產(chǎn)權(quán)管理、機(jī)關(guān)所屬產(chǎn)業(yè)管理、職工生活管理、大單位的交通與治安管理、以及職工與家屬的福利事項與文化生活的管理等等。這些工作象一顆顆的螺絲釘一樣，保證了機(jī)關(guān)機(jī)器的正常運動，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，機(jī)關(guān)常需再細(xì)設(shè)分技職能機(jī)構(gòu)或科室專管，如附屬醫(yī)院、伙食團(tuán)等；財務(wù)科則通常由一位領(lǐng)導(dǎo)分工領(lǐng)導(dǎo)，秘書長協(xié)助具體管轄。
3.后勤工作是科學(xué)性很強的一系列工作，秘書部門要發(fā)揮好后勤保障的職能作用，一是要從革命分工的角度，認(rèn)識后勤工作的重要、光榮的意義，教育職工牢固樹立“三服務(wù)”的服務(wù)思想；二是要加強后勤改革，理順關(guān)系，轉(zhuǎn)換機(jī)制，提高管理水平，實行部分后勤工作的社會化，保障后勤工作的效率；三是要努力造就一支又紅又專，精通科學(xué)管理，掌握現(xiàn)代化先進(jìn)技能的后勤隊伍；四是要充實后勤服務(wù)手段與必要的設(shè)備、設(shè)施。
(二)辦理文書的職能
l.辦理文書的職能是秘書部門傳統(tǒng)的職能，古代領(lǐng)導(dǎo)人使用秘書的一個重要原因，就是為了協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)人處理文書事務(wù)。由于隨著領(lǐng)導(dǎo)人的政務(wù)日繁，各級政權(quán)機(jī)構(gòu)的文書越來越多，而且辦理文書的專業(yè)性也越來越強，已非一般官員所能辦理，從而逐漸產(chǎn)生了各級機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)身旁專門處理文書事務(wù)的秘書機(jī)構(gòu)。如秦代的御史大夫寺專門“掌天下文書”，兼“主柱下方書”；唐代的翰林院等官員“協(xié)理批答四方章表疏議，起草制詔書敕”；明代內(nèi)閣設(shè)中書科起草公文，設(shè)制敕房繕寫公文等。及至到了現(xiàn)代社會，由于各種各樣的機(jī)構(gòu)單位數(shù)量激增，辦文要求更為嚴(yán)格與規(guī)范，這就使得辦理文書成為機(jī)關(guān)單位秘書部門的一項經(jīng)常性的也是基礎(chǔ)性的工作。