秘書部門的功能與職能
2.辦理文書的職能又可分為四個(gè)方面的系列工作：
（1）起草撰寫公文與其他應(yīng)用文書。任何實(shí)體機(jī)構(gòu)，或多或少都有一定的文書撰寫任務(wù)，如請(qǐng)示問題、報(bào)告情況、制定計(jì)劃……等。過去人們稱秘書為“秀才”、“筆桿子”，就是指此。
(2)文書處理工作，又包括收文與發(fā)文兩大方面。文書只有經(jīng)過處理，才能產(chǎn)生作用。
(3)檔案工作，也就是把辦完而有查考價(jià)值的文書，經(jīng)過秘書部門或其他業(yè)務(wù)部門立卷歸檔，最后移交給檔案部門保管。檔案工作是辦文的最后環(huán)節(jié)，是大秘書的范圍。
(4)信息工作，本來主要是各種文書資料的加工工作，由于它的地位作用越來越強(qiáng)，將于后專門介紹。
我國(guó)各級(jí)辦公廳(室)下設(shè)的秘書局、處、科，實(shí)際上就是辦理文書的處室。黨和國(guó)家對(duì)于文書處理有專門的條例規(guī)范。
(三)信息加工的職能
信息一詞被廣泛使用，不過是八十年代以來的事，但信息工作巳經(jīng)成為秘書部門的重頭工作，秘書信息是領(lǐng)導(dǎo)掌握外部情況，認(rèn)識(shí)客觀社會(huì)的主渠道。中央要求秘書部門發(fā)揮好對(duì)領(lǐng)導(dǎo)的參謀作用，主要是依靠秘書信息工作與調(diào)查研究相結(jié)合，向領(lǐng)導(dǎo)提供科學(xué)決策的依據(jù)。秘書參謀作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘書和秘書部門本身并不是信息源，而只是“加工廠”，所以，對(duì)信息加工然后提供給領(lǐng)導(dǎo)，成為秘書部門輔助領(lǐng)導(dǎo)正確決策的—項(xiàng)重要職能。
1.信息是至今人類尚未完全認(rèn)識(shí)的東西，也還沒有公認(rèn)的科學(xué)定義，廣義的信息很難準(zhǔn)確下出定義來，最早把信息概念推廣到人、動(dòng)物與機(jī)械之中的科學(xué)家維納認(rèn)為,“信息是人們?cè)谶m應(yīng)外部世界并使這種適應(yīng)反作用于外部世界過程中，同外部世界進(jìn)行交換的內(nèi)容的名稱”。這話不大好懂，日本學(xué)者把它簡(jiǎn)化發(fā)展成一句話：“信息是生活主體同外部客體之間有關(guān)情況的消息”。以上說法有三個(gè)要點(diǎn)：
(1)信息是指反映客觀世界中客觀事物的特征及其變化的表征；
(2)信息是客觀事物的狀態(tài)經(jīng)過傳遞后的再現(xiàn)；
(3)信息對(duì)于接收者是一種有用的知識(shí)。
也就是說，信息是指具有新內(nèi)容、新知識(shí)的消息。信息是關(guān)于事物運(yùn)動(dòng)狀態(tài)的表述。信息包括自然信息與社會(huì)信息，諸如星星閃動(dòng)，刮風(fēng)下雨，機(jī)器轟鳴，野獸狂嚎，都是一種信息。秘書處理的信息的范圍顯然要狹小得多，我們把它定義為“秘書信息”。這樣，使用秘書信息這一詞語，有助于明確秘書向領(lǐng)導(dǎo)提供的信息的范圍與重點(diǎn)：即凡屬一般秘書部門所必須掌握，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供輔助、服務(wù)的信息，均屬秘書信息，這就是秘書信息的特定范圍。
有些領(lǐng)導(dǎo)同志要求秘書部門提供的信息“越多越好”，有的秘書部門也要求下屬提供信息條數(shù)越多越受表?yè)P(yáng)，這其實(shí)是不科學(xué)的方法，會(huì)使大量信息無法加工應(yīng)用，甚至造成信息污染，勞民傷財(cái)，這是信息工作的誤區(qū)。
2.秘書部門的信息工作，從縱的方面，可分為收集信息、篩選信息(即篩選掉大量無用的、價(jià)值不大、重復(fù)過時(shí)的、虛假的信息)、研究信息(指科學(xué)地研究，包括統(tǒng)一口徑與分類等)、傳輸信息、貯存信息、反饋信息等不同環(huán)節(jié)的工作。從橫的方面講，主要是信息工作與調(diào)查研究?jī)煞矫妫际敲貢块T的重要工作。