機(jī)關(guān)公文主題詞標(biāo)引基本知識(shí)
�、诳钅吭~�？钅吭~單元按漢語(yǔ)拼音字順規(guī)定的同音同調(diào)同形排列，起排列和查找作用。
③范疇號(hào)。范疇號(hào)即每個(gè)款目詞所屬的分類(lèi)范疇編號(hào)。這是字順表與范疇表聯(lián)系的渠道，通過(guò)范疇號(hào)可以在范疇表中查找與該主題詞同屬一個(gè)類(lèi)別的相關(guān)主題詞。
�、軈⒄贞P(guān)系。參照關(guān)系有等同關(guān)系、屬分關(guān)系和相關(guān)關(guān)系三種。
等同關(guān)系指兩個(gè)以上概念相同或相近的主題詞之間的關(guān)系，也叫用代關(guān)系，用“y”表示正式主題詞，用“d”表示非正式主題詞；
屬分關(guān)系指概念上具有隸屬關(guān)系的主題詞之間的關(guān)系。不同隸屬關(guān)系主題詞分別用“f”、“s”、“.”、“..”和“z”表示。“f”是下位詞指引符，該詞之后的主題詞為下位詞，用“.”、“..”表示，黑點(diǎn)多少表示詞的等級(jí)，黑點(diǎn)越多表示該詞越專(zhuān)指；“s”是上位詞指引符；“z”是族首詞指引符，同時(shí)帶有“*”號(hào)。
相關(guān)關(guān)系指主題詞之間具有的交叉、對(duì)立、矛盾、對(duì)應(yīng)等相互參照的關(guān)系，用c表示。
�。ㄈ└奖�。附表有三個(gè)，內(nèi)容為：組織機(jī)構(gòu)名稱(chēng)表；中國(guó)地區(qū)名稱(chēng)表；世界各國(guó)和地區(qū)名稱(chēng)表。附表中的主題詞與字順表中的主題詞具有同等效力。
四、怎樣標(biāo)引公文主題詞
（一）主題詞標(biāo)引程序“三步”走
第一步：審讀文件，分析主題。首先通讀公文，了解公文的主要內(nèi)容和發(fā)文意圖。一般來(lái)說(shuō)，審讀文件標(biāo)題，進(jìn)行主題詞標(biāo)引是文秘人員常用的方法。如文件標(biāo)題能概括公文的主要內(nèi)容，就從標(biāo)題入手分析主題。否則，就要從公文的內(nèi)容入手進(jìn)行主題分析。其次分析主題。首先看一篇公文標(biāo)題是單一型的主題還是多個(gè)主題，單主題標(biāo)引時(shí)用多個(gè)表達(dá)同一概念主題詞，多主題用分組的多個(gè)主題詞分別表達(dá)各自的主題概念。分析主題重點(diǎn)是主題結(jié)構(gòu)分析。即分析主題里面的主要成分和次要成分，以及它們之間的關(guān)系。
第二步：提煉、轉(zhuǎn)換主題概念。經(jīng)過(guò)分析主題類(lèi)型和主題結(jié)構(gòu)后，就掌握了一份文件的全部主題概念。對(duì)這些主題概念，并不完全需要標(biāo)引出來(lái)，而應(yīng)當(dāng)去粗取精，有所取舍。要提煉標(biāo)引那些最重要的、專(zhuān)指性最強(qiáng)的主題概念，舍棄一般的主題概念。
對(duì)提煉出的公文真正具有檢索意義的主題概念，查公文主題詞表將其準(zhǔn)確、規(guī)范、科學(xué)地轉(zhuǎn)換成主題詞。查表取詞的主要途徑：（1）直接查字順表，適用于析出的主題概念與主題詞表的詞一致或接近。可以用拼音、也可用部首來(lái)查。（2）查范疇索引。主要適用兩種情況，一是公文主要內(nèi)容集中于某一范疇，為提高標(biāo)引效率，可先查范疇索引；二是主題概念一時(shí)找不到合適的詞，但范疇比較明確，也可查范疇索引。（3）查詞族索引。適用于查比較復(fù)雜的主題概念時(shí)，從復(fù)合主題的某一詞素入手，克服復(fù)雜主題查找時(shí)詞匯形式難以確定的困難。
第三步：標(biāo)引記錄，審核校驗(yàn)。主題詞成功轉(zhuǎn)換后，根據(jù)《國(guó)家機(jī)關(guān)公文格式》規(guī)定，將主題詞標(biāo)注在公文末頁(yè)下部抄送欄目左上側(cè)。詞目之間空一字，不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)，按主體、通用、空間、時(shí)間、文種等要素，依次進(jìn)行著錄。