機關公文主題詞標引基本知識

　　在結束主題詞標引之前，必須對標引結果進行審核。審核的主要內容有：（1）主題概念提煉是否準確、全面，有無漏項；（2）主題詞的轉換是否符合標強規則和組配規則；（3）同類型公文所選用的主題詞是否一致；（4）標引記錄有無遺漏等。如發現問題，及時糾正補救。

　　（二）主題詞標引“三要”

　　一要準，即主題詞的標引對公文的內容揭示要準確，包括兩個方面的內容：（1）在主題分析過程中對公文主要內容的分析和提煉是否準確；（2）對分析出來的主題概念轉換成主題詞準確。

　　二要全，標引主題盡量能全面反映公文的主題內容，不能漏標。黃委系統公文主題詞最大標引深度不超過7個。

　　三要專，即標引的主題詞與公文主要內容的相符程度，一般說來，對于一個公文主題概念只有一個專指的主題詞。這是衡量主題詞揭示主題概念精度的一個重要因素。

　　（三）主題詞標引“三不”

　　一是不能使用表外詞。有很多人在標引主題詞時，往往都是從標題中抽取幾個關鍵詞進行標引，根本沒有使用主題詞表轉換，致使標引的主題詞出現了表外詞，這是主題詞標引的大忌。

　　二是不能顛倒順序。主題詞的標引按照主體、通用、空間、時間、文種五大因素的順序排列。但是有很多人都是依據公文的標題，從前向后依次標引。

　　三是不能字面組配。主題詞標引時經常遇到待標的主題概念沒有現成的主題詞可供直接標引，必須先將該主題概念分解成二個以上的簡單的主題概念，然后再分別用相應的主題詞進行轉換。分解時應將主題概念分解成兩個或多個有交叉關系的子概念，或者是有限定關系的子概念，切忌避免字面拆分。

　　五、標引工作中一些具體問題

　　(一)主題詞的排列

　　反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文部分(分述)內容的主題詞在后。

　　在單主題公文中，反映中心內容的主題詞在前，反映其他方面的主題詞在后；在多主題公文中，反映公文整體(概述)內容的主題詞在前，反映公文其他內容的各主題詞按出現的先后次序排列。

　　作為自由詞標引的地名(組織機構名)、時間、人名等，應置于表現公文內容的主題詞后面，置于表現公文形式的主題詞前面。同時出現在同一公文中，則按地名(組織機構名)、時間、人名的順序排列。

　　(二)文種的標引

　　文種作為正式主題詞，標在所有主題詞的最末位。在轉(印)發類型通知中，被轉(印)發的公文的文種可不作為主題詞標引。但如果被轉(印)發的公文屬法規性質，其名稱為條例、規定、辦法等，則應作為主題詞標引。

　　(三)標點符號的標引

　　公文主題詞一般不應出現標點符號。

　　在《公文主題詞表》中帶有標點符號的正式主題詞，應予保留。因為這些標點符號有特殊功能，刪去后容易引發歧義。

　　自由詞標引時一般不要帶標點符號。