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幾種常用文種的區別

幾種常用文種的區別

  (一)請示與報告

  “請示”和“報告”都是上行文,是行政機關公文使用頻率較高且容易混淆的文種。常見的問題主要有:將“請示”文種用“報告”文種呈送上級機關,請求上級機關批復(答復),這樣就容易貽誤工作。因此,在撰寫“請示”和“報告”時,要特別注意二者之間八個方面的區別。

  一是作用不同。“請示”是向上級機關請求指示、批準;“報告”是向上級機關匯報工作,反映情況,提出意見和建議,答復上級訊問,報送文件、物品等。

  二是內容不同。“請示”是本單位無力無權解決或按規定須上級批準之后才能實施的事項;“報告”是本單位職責范圍內比較重大的工作或向上級機關建議,須上級機關知道的事項。

  三是容量不同。“請示”應一文一事;“報告”可多事一報,但不得夾帶請示的事項。

  四是時間不同。“請示”應事前行文;“報告”可在事前、事中、事后行文。

  五是范圍不同。“請示”一般只主送一個上級機關,不得多頭主送或越級主送;“報告”可以主送幾個相關的上級機關,其他上級機關也可以抄送。

  六是處理不同。上級機關收到下級的請示后,應及時批準、批復(答復),是辦理件,下級應在收到上級批復(答復)后才能實施;上級機關收到下級的報告后,主要是了解情況,可以不答復,下級不用等待上級答復。

  七是篇幅不同。“請示”的篇幅比較短,一般不超過1500字;“報告”的篇幅相對較長,但一般不超過3000字。

  八是結束語不同。“請示”在結束時用“特此請示”、“特此請示,請批示”、“請審示”等;“報告”用“專此報告”、“特此報告”。

  (二)請示與函

  “函”是不相隸屬機關之間商洽工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項的公文。“函”可分為商函、詢答函、請批函(請求批準函、審批函)。“函”在公文往來中使用比較廣泛,其主要作用有兩個方面:一是不相隸屬的同系統部門之間詢問和答復工作;二是請求平行或不相隸屬的職能部門批準有關事項,不能用“請示”或“報告”,應使用“請求批準函”。

  在公文撰寫中,容易出現“請求批準函”誤認為就是“請示”或“報告”文種,在與平行或不相隸屬的機關行文時使用“請示”或“報告”,是欠妥的。“請示”與“請求批準函”有嚴格的區別,主要有:

  一是類型不同。“請示”是上行文;“請求批準函”是平行文。

  二是主送機關不同。“請示”的主送機關是具有領導、指導關系的上級;“請求批準函”的主送機關是平行或不相隸屬的職能單位。

  三是內容范圍不同。“請示”是請求批準、指示;“請求批準函”是請求批準某項職能事項。

  四是行文語氣不同。“請示”的用語應尊敬上級機關;“請求批準函”應互相尊重。

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