如何標(biāo)引公文主題詞

　　主題詞是指能表達(dá)文件基本內(nèi)容并經(jīng)過規(guī)范化處理的名詞術(shù)語。制定統(tǒng)一的詞匯和規(guī)則，是為了方便標(biāo)引文件主題詞和利用主題詞檢索文件。

　　一、主題詞的選詞原則

　　主題詞的選詞是編制主題詞表的基礎(chǔ)；主題詞以名詞為主，概念必須清楚、確切，具有實(shí)際檢索意義。形容詞、數(shù)詞、量詞一般不選作主題詞，動詞和虛詞不能作為主題詞。編寫省公安廳公文主題詞的原則是：

　　1，著重選用公安工作范圍內(nèi)的基本名詞術(shù)語。

　　2.選用各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作中經(jīng)常出現(xiàn)的具有檢索意義和使用頻率較多的名詞術(shù)語�！　�

　　3.在過去文件中經(jīng)常出現(xiàn)的，但現(xiàn)在不常用的名詞術(shù)語不選用�！　�

　　二、主題詞標(biāo)引規(guī)則　　

　　1、主題詞要能夠直接地、客觀地反映文件的主題。如“公共娛樂場所消防安全管理”這一中心意思，主題詞可標(biāo)引為消防安全管理　公共娛樂場所

　　2、主題詞標(biāo)引一般應(yīng)按照《公安主題詞表》中的詞標(biāo)引，如果主題詞表中確實(shí)沒有專指的詞來標(biāo)引時(shí)，按照主題詞的選詞原則，可自由選用適當(dāng)?shù)脑~來標(biāo)引，但第一個(gè)主題詞必須選用主題詞表中的詞。如：《關(guān)于大中城市公安局普遍建立110報(bào)警服務(wù)臺的通知》主題詞：“治安　報(bào)警服務(wù)臺”其中的報(bào)警服務(wù)臺為自由標(biāo)引。

　　3、一個(gè)文件涉及幾個(gè)業(yè)務(wù)部門，主題詞的標(biāo)引以主辦部門為主。如省廳一處起草的《關(guān)于臺胞來大陸探親旅游幾個(gè)問題的通知》，主題詞：“政�！〕鋈刖彻芾怼≈伟病∨_灣同胞”。

　　4、一個(gè)業(yè)務(wù)部門的文件涉及本部門的幾項(xiàng)業(yè)務(wù)工作，主題詞應(yīng)按文件內(nèi)容的主次排列�！�

　　5、人名、地名和組織機(jī)構(gòu)的名稱一律自由標(biāo)引。人名標(biāo)用全稱。省(含自治區(qū)、直轄市)、市、縣只標(biāo)引名稱，如：廣東、深圳、增城，不寫“省”、“市”、“縣”字樣。機(jī)構(gòu)名稱標(biāo)引標(biāo)準(zhǔn)簡稱。

　　三、主題詞的應(yīng)用范圍

　　凡是以省公安廳或省廳辦公室名義行文的公文，除明傳電報(bào)、密碼電報(bào)外，都必須標(biāo)引主題詞。由本廳主辦與其他廳局聯(lián)合發(fā)出的公文也必須標(biāo)引主題詞。

　　四、主題詞標(biāo)引程序和其他注意事項(xiàng)

　　1、公文主題詞由文件擬稿人在起草文件時(shí)標(biāo)引，并把這項(xiàng)工作列為辦文的必要程序之一，要求根據(jù)文件的基本內(nèi)容，直接地、全面地、客觀地揭示出文件的主題概念，切忌只按文件的標(biāo)題進(jìn)行標(biāo)引。各業(yè)務(wù)部門的負(fù)責(zé)人在審核文件時(shí)必須同時(shí)審核主題詞。

　　2、主題詞標(biāo)引在文件、函件末尾、抄送單位之上，兩個(gè)主題詞之間空一格。

　　3、一個(gè)文件的主題詞一般可以有2個(gè)至4個(gè)主題詞，最多不得超過7個(gè)。

　　4.有些詞是幾個(gè)部門共用的，如：“敵情”、“社情，“涉外案件”、“警容風(fēng)紀(jì)”、“裝備”等，只編在一個(gè)部門里，其他部門在標(biāo)引時(shí)，均可參照使用。