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現代公文寫作與處理:通報

現代公文寫作與處理:通報

  一、通報的含義

  通報是黨政機關、企事業單位和社會團體把工作情況、經驗教訓、典型事例及有教育、指導、規范意義的事件向下級或公眾發布的周知性公文。適用于表彰先進,批評錯誤,傳達重要精神或者情況。通報可以是下行文,也可以是平行文。

  二、通報的特點

  (一)引導性和警戒性

  (二)溝通性和交流性

  (三)典型性和真實性

  三、通報的格式

  通報的格式一般由標題、主送機關、正文和落款四部分組成。

  (一)標題

  通報標題一般由發文機關,發文主題、文種組成。有時也可省略發文機關。

  具體說來有以下三種方式:

  1、由“發文機關 +事由+文種”組成,如,《 某某市人民政府辦公室關于表彰XX年度旅游工作先進單位的通報 》。

  2、由“事由 +文種”組成,如,《 關于全國干線公路養護與管理工作檢查情況的通報 》。

  3、只有文種。如,《通報》。

  (二)主送機關

  主送機關即通報的受文機關。

  (三)正文

  一般按開頭(通報緣由)、主體(通報事項)和結尾(決定要求)等內容及其順序進行框架設計和安排材料。

  開頭即通報緣由部分。其基本寫法是:一般在開頭簡明扼要地概括出全文的主題,勾畫出一個總體輪廓。如果是傳達上級重要精神的通報,要概括介紹重要精神的來源和基本內容;如果是傳達重要情況,則扼要介紹這一情況的發生時間、覆蓋面及其性質、影響等;如果是表彰通報或批評通報,要交待出單位或人物的基本情況,表明發文機關的基本態度。

  主體即通報事項部分。其是通報全文的重點和核心,應寫明需要表彰或批評和需要傳達的重要政策精神的事實。開門見山、簡明具體地交待事情的經驗、主要情節與結果。并在寫清事實的基礎上分析事情發生的背景、主客觀原因,進而提煉經驗或教訓。

  結尾即決定要求部分。應提出或推廣或戒防的要求或希望,以求得到落實。表彰性和批評性的通報,應寫明組織結論與予以表彰或處理的決定,同時提出對表彰或批評對象與讀者的希望、要求。為了防范和杜絕類似錯誤發生;批評性通報的結尾處,通常要有針對性地提出防范的措施或規定。傳達性通報一般不寫決定要求。

  (四)落款

  在正文右下方標明發文機關名稱,加蓋印章,寫明發文日期。

  四、通報的分類

  按通報的性質和內容,大致可分為四類:

  (一)表彰性通報

  用于表揚先進人物和先進集體的事跡,總結成功的經驗,宣傳好的典型,樹立榜樣,推動工作。這類通報篇幅通常較長,可以分節敘述通報的主要內容和目的。正文一般由通報事由,通報事項和總結出來的經驗以及表彰決定等部分組成,有時也有對受文者的原則要求。

  (二)批評性通報

  用于批評錯誤,通報事故或反面典型,歸納教訓,教育他人引以為戒的通報,稱為批評性通報,這類通報的正文結構同表彰性通報相似,但通常通報事項的具體敘述較略,內容以議論為主,突出結論和對受文者的要求。

  (三)傳達性通報

  這類通報用以傳達重要精神或者情況,指出工作的重點或必須關注的問題,通常情況下, 它包括現狀或基本情況,當前帶傾向性的問題,今后工作的重點和要求。

  (四)事項性通報

  這類通報一般在傳達情況、溝通消息、互通情報時使用。又分專題通報和綜合通報兩種。專題通報是指就一件事件、一個情況的演變過程進行概括和敘述,綜合通報則是就幾個方面情況或一個時間形勢局長的概括和分析。這類通報的撰寫比較靈活,關鍵要抓住重點,突出本質。這類通報注重對開展工作的指導或提供參考的作用,一般不下結論,只是以事實說明問題。

  五、通報寫作的基本要求

  通報寫作要掌握以下幾點要求:

  1、事實要真實準確

  2、事例要有典型性

  3、行文適時恰當

  4、注意與其他文種的區別

  “ 通報 ” 這一文種在使用中容易與相關文種混淆。如同是表彰先進,有時用 “ 命令(令) ” ,有時用 “ 決定 ” ,有時用 “ 通報 ” ;同是批評錯誤,有時用 “ 決定 ” ,有時用 “ 通報 ” ; 同是需要周知的事項,有時用 “ 公告 ” ,有時用 “ 通告 ” ,有時用 “ 通知 ” ,有時用 “ 通報 ” 。因此認真辨析相關文種,對準確地選用 “ 通報 ” 十分重要。

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