現(xiàn)代公文寫作與處理：公文要素之公文結(jié)構(gòu)

　　公文結(jié)構(gòu)的概念和作用

　　（一）公文結(jié)構(gòu)的概念

　　公文結(jié)構(gòu)是指公文內(nèi)容的組合和構(gòu)造。換句話說，也就是如何按照主題的需要，安排材料、組織成文的方式，比如全文分哪幾個部分，每部分安排哪些內(nèi)容，怎樣使公文首尾一致，形成一個有機整體，等等。

　　（二）公文結(jié)構(gòu)的作用

　　1 .便于閱讀和理解

　　2 .利于公文寫作

　　二、公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容

　　公文結(jié)構(gòu)內(nèi)容包括開頭和結(jié)尾、層次和段落、過渡和照應(yīng)等，安排結(jié)構(gòu)就是在總體結(jié)構(gòu)思路的指導(dǎo)下，組織安排好這些環(huán)節(jié)，構(gòu)成相互緊密聯(lián)系的有機整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。

　　（一）公文的開頭與結(jié)尾

　　一篇公文中，開頭與結(jié)尾，一個居前，一個殿后，地位都相當(dāng)重要。

　　1 .開頭

　　開頭是公文正文部分的起點和入筆處，又稱導(dǎo)語，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：

　　① 起因式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。

　　② 目的式開頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。

　　③ 根據(jù)式開頭。一開始先說明制作公文的依據(jù)，多用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據(jù)某公文要求，遵照上級某指示精神，按照某會議的決定等。

　　④ 時間式開頭。一開始先點明某事、某情況的時間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。

　　⑤ 引文式開頭。一開始先引用公文或領(lǐng)導(dǎo)指示中的一段話作為引子或點明主題。

　　⑥ 事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。

　　2 .結(jié)尾

　　公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時，也防止在正文之后被添加偽造。

　　公文中的結(jié)尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：

　　① 總結(jié)式結(jié)尾。在結(jié)尾部分對全文作出總結(jié)，概括與深化主題，幫助讀者進(jìn)一步理解全文。

　　② 希望號召式結(jié)尾。在結(jié)尾部分提出希望，發(fā)出號召，鼓舞斗志。

　　③ 強調(diào)式結(jié)尾。對主題意義再次強調(diào)以引起重視。

　　④ 專用式結(jié)尾。如“以上請示是否妥當(dāng)，請批復(fù)”、“當(dāng)否，請指示”等。

　　（二）公文的層次與段落

　　段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標(biāo)志是“另起一行，空兩格”；層次是內(nèi)容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標(biāo)志。

　　1 .層次

　　所謂層次，又叫意義段，結(jié)構(gòu)段，是公文在表達(dá)主題過程中形成的相對完整的思想內(nèi)容單位，也是結(jié)構(gòu)的基本單位。

　　層次的劃分是有其客觀依據(jù)的，有時按照事物發(fā)展的時間來安排層次，有時根據(jù)事物的空間來安排層次，有時按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時按照公文的邏輯聯(lián)系來安排層次。

　　公文往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式。

　　① 總分式。總分式也叫主從式，是指構(gòu)成公文的全部層次中，先從總體上概括內(nèi)容，然后再具體分述；或先提出總的觀點、主張，然后再具體說明。這種方式在簡報、調(diào)查報告、總結(jié)、計劃、通報、報告中多以先概述后分述的形式出現(xiàn)。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點，而后具體陳述主張和辦法。

　　② 并列式。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯(lián)系入手，把材料按其性質(zhì)歸類，組成層次，分別從不同方面對問題加以說明，各個層次表現(xiàn)為平等并列關(guān)系，以其內(nèi)在聯(lián)系構(gòu)成有序的完整篇章。公文多用分條列項的方式表述既有聯(lián)系又各不相同的內(nèi)容，形成并列式層次。條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、計劃等多為這種層次。

　　③ 遞進(jìn)式。這是按照內(nèi)容的逐層推進(jìn)，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進(jìn)關(guān)系。在公文中命令、決定、決議、請示、報告、調(diào)查報告等有時采用這種方式。

　　④ 因果式。這是以分析事物形成和發(fā)展的原因、結(jié)果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關(guān)系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結(jié)果，后分析原因。

　　⑤ 連貫式。這是按照事物發(fā)展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時間的先后為序排列，有的以事件發(fā)展的前后進(jìn)程排列，有的以空間的前后轉(zhuǎn)換排列，有的以認(rèn)識的過程排列。公文中采用這種方式的以時序的推進(jìn)為多。如簡報、報告、會議紀(jì)要等常用這種方式。

　　2 .段落

　　段落是構(gòu)成一篇公文的基本單位，人們習(xí)慣上稱之為自然段。

　　段落的劃分要注意四點：一是單一性，即一個段落只能表達(dá)一個中心內(nèi)容，不能把幾個不同的內(nèi)容拼湊、糅合在一起；二是完整性，即一個中心內(nèi)容必須在一個段落里說清楚，而不能分散在幾個段落里講；三是連貫性，就是說前后段的內(nèi)容要有承繼關(guān)系，不能彼此脫節(jié)或用不相干的文字段落從中間打斷；四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協(xié)調(diào)的直觀印象。