公司公文寫作要則

　　公司公文寫作要則

　　總體而言，公司公文寫作應遵循以下幾點基本要求：合法、求實、合體、嚴謹、規范。公文內容與形式必須符合上至國家、下至公司內部方針政策、法規以及有關規定，具有合法性；求實，即要實事求是、講究實效；合體，即公文主題明確、結構完整、格式規范。嚴謹，即要求公文結構須嚴密有序，避免產生歧義；規范，即要求公文格式、語言表達、符號使用都應符合有關規定，運用規范的現代書面語言，排斥使用口語詞、方言詞、土俗俚語及生造語詞等，符合語法規則和邏輯，句子含義完整確切，具有較強的獨立性，便于受文者全面理解和準確執行。

　　一、行文規則的基本內容

　　為確保公文迅速、準確地在公司內外傳遞，避免行文紊亂，公司有關部門應遵循相關規定，制定行文方向、行文方式的有關準則，這就是行文規則。基本內容包括以下幾個方面。

　　（一）根據機關之間的工作關系準確行文各機構的組織系統、歸屬、職權范圍決定機構之間的工作關系，機構之間的工作關系又決定著公文傳遞的方向。即處于領導、指導地位的上級機構向被領導、指導的下級機構主送下行文；被領導、指導的下級機構應向上級領導、指導機構主送上行文；具有平行關系或不相隸屬關系的機構之間相互主送平行文。

　　（二）選擇適宜的行文方式，一般不得越級行文行文方式是指機構之間公文傳遞的形式，分為逐級行文、多級行文、越級行文、直接行文等。對外發文，應考慮需要和可能的條件，選擇適宜的行文方式。

　　1.逐級行文。為了維護正常的領導關系，存在隸屬關系或業務指導關系的機構之間應采取逐級行文的方式，按級逐漸上報或下發文件，即只對直屬上一級機關或下一級機關制發公文，如果需要，再由上一級或下一級機關轉發。

　　2.多級行文。為加快公文傳遞，在必要時可采取同時向若干層級的上級或下級機構制發公文，包括直達基層組織和向公司全體員工公布。

　　3.越級行文；為了維護組織或專業系統中的合理分工和正常的工作秩序，防止工作上的脫節、被動或抵觸，一般情況下避免越級行文。只有在下列情況下才采用越級行文：情況特殊緊急，如逐級上報下達會延誤時機造成重大損失；經多次請示直接上級和抄送機關，問題長期未解決；上級交辦，并指定直接越級上報的具體事項；出現需要直接詢問、答復或聯系的具體事項；控告、檢舉直接上級等。因特殊情況越級行文時，一般應抄送越過的機構。

　　4.直接行文。同級或其他不相隸屬的機構之間相互行文時采用。行文不受系統歸屬與級別層次的制約。

　　（三）正確選擇主送與抄送機構

　　除普發性公文之外，一份公文通常只選擇一個主送機構，防止由于多頭主送而貽誤處理。下列情況時，在向主送機構發文時，應同時抄送：對下級的重要發文應同時抄報直接上級機構；受雙重領導的機構向上級請示，應明確主送、抄送機構，由主送機構答復；上級向雙重領導的下級行文，必要時應抄送另一上級；公文內容涉及有關機構的職權范圍，需相關機構配合時，應抄送。如屬下列情況，則不得抄送：請示在上報同時，不得向下級抄送；接受抄送的機構不得再向其他抄送；與公文辦理無關的機構不得抄送。