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商務(wù)禮儀之電話禮儀

發(fā)布時間:2021-05-15

商務(wù)禮儀之電話禮儀

  在日常生活中,人們通過電話也能粗略判斷對方的人品、性格。因而,掌握正確的、禮貌待人的打電話方法是非常必要的。商務(wù)禮儀之電話禮儀有哪些?下面是第一范文網(wǎng)小編搜集整理的一些內(nèi)容,希望對你有幫助。

商務(wù)禮儀之電話禮儀

  (一)重要的第一聲

  當打電話給某單位,若一接通,就能聽到對方親切、優(yōu)美的招呼聲,心里一定會很愉快,使雙方對話能順利展開,對該單位有了較好的印象。在電話中只要稍微注意一下自己的行為就會給 對方留下完全不同的印象。同樣說:“你好, 這里是XX公司”。但聲音清晰、悅耳、吐字清脆,給對方留下好的印象,對方對其所在單位也會有好印象。因此要記住,接電話時,應(yīng)有“代表單位形象”的意識。

  (二)要有喜悅的心情

  打電話時要保持良好的心情,這樣即使對方看不見你,但是從歡快的語調(diào)中也會被你感染,給對方留下極佳的印象,由于面部表情會影響聲音的變化, 所以即使在電話中,也要抱著“對方看著”的心態(tài)去應(yīng)對。

  (三)清晰明朗的聲音

  打電話過程中絕對不能吸煙、喝茶、吃零食,即使是懶散的姿勢對方也能夠 “聽”得出來。如果你打電話的時候,彎著腰躺在椅子上,對方聽你的聲音就是懶散的,無精打采的,若坐姿端正,所發(fā)出的聲音也會親切悅耳,充滿活力。因 此打電話時,即使看不見對方,也要當作對方就在眼前,盡可能注意自己的姿勢。

  (四)迅速準確的接聽

  現(xiàn)代工作人員業(yè)務(wù)繁忙,桌上往往會有兩三部電話,聽到電話鈴聲,應(yīng)準確迅速地拿起聽筒,最好在三聲之內(nèi)接聽。電話鈴聲響一聲大約3秒種,若長時間無人接電話,或讓對方久等是很不禮貌的,對方在等待時心里會十分急躁,你的 單位會給他留下不好的印象。即便電話離自己很遠,聽到電 話鈴聲后,附近沒有 其他人,應(yīng)該用最快的速度拿起聽筒,這樣的態(tài)度是每個人都應(yīng)該擁有的, 這樣的習(xí)慣是每個辦公室工作人員都應(yīng)該養(yǎng)成的。如果電話鈴響了五聲才拿起話 筒,應(yīng)該先向?qū)Ψ降狼福綦娫掜懥嗽S久,接起電話只是“喂”了一聲,對方會 十分不滿,會給對方留下惡劣的印象。

  (五)認真清楚的記錄

  隨時牢記5WIH技巧,所謂5W1H是指① When何時② Who何人③ Where何地 ④ What何事⑤ Why為什么⑥ HOW如何進行。在工作中這些資料都是十分重要 的。對打電話,接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡潔又要完備,有賴于 5WIH技巧。

  (六)了解來電話的目的

  上班時間打來的電話幾乎都與工作有關(guān),公司的每個電話都十分重要,不可敷衍,即使對方要找的人不在,切忌只說“不在”就把電話掛了。接電話時也要盡可能問清事由,避免誤事。首先應(yīng)了解對方來電的目的,如自己無法處理, 也應(yīng)認真記錄下來,委婉地探求對方來電目的,就可不誤事而且贏得對方的好感。

  (七)掛電話前的禮貌

  要結(jié)束電話交談時,一般應(yīng)當由打電話的一方提出,然后彼此客氣地道別, 說一聲“再見”,再掛電話,不可只管自己講完就掛斷電話。

商務(wù)禮儀之電話禮儀:打電話

  打電話是通聯(lián)禮儀的一個主要內(nèi)容。撥打電話的人是發(fā)話人,是主動的一方,而接聽電話的一方是受話人,是被動的一方。因而在整個通話過程中,撥打電話的人起著支配作用,一定要積極塑造自己的完美的電話形象。

  在打電話時,必須把握住通話的時間、內(nèi)容和分寸,使得通話時間適宜、內(nèi)容精煉、表現(xiàn)有禮。

  一、時間適宜

  把握好通話時機和通話長度,即能使通話更富有成效,顯示通話人的干練,同時也顯示了對通話對象的尊重。反之,如果莽撞地在受話人不便的時間通話,就會造成尷尬的局面,非常不利于雙方關(guān)系的發(fā)展。如果把握不好通話時間,談話過于冗長,也會引起對方的負面情緒。

  二、內(nèi)容精煉

  打電話時忌諱通話內(nèi)容不著要領(lǐng)、語言啰嗦、思維混亂,這樣很容易引起受話人的反感。通話內(nèi)容精煉簡潔是通話人的基本要求。

  三、表現(xiàn)有禮

  撥打電話的人在通話的過程中,始終要注意待人以禮,舉止和語言都要得體大度,尊重通話的對象,并照顧到通話環(huán)境中其他人的感受。

商務(wù)禮儀之電話禮儀:接電話

  接聽電話的人雖然處于被動的位置,但是,也不能在禮儀規(guī)范上有所松懈。撥打電話過來的人可能是你的上級,可能是合作方,也可能是對你很有幫助的友人,因此,受話人在接聽電話時,要注意有禮和得體,不能隨隨便便。

  當本人接聽打給自己的電話時,應(yīng)注意及時接聽并謙和應(yīng)對,無論對方地位尊卑,都要待人以禮。

  一、及時接聽

  電話鈴聲響起,要立即停下自己手頭的事,盡快接聽。不要等鈴聲響過很久之后,才姍姍來遲或者讓小孩子代接電話。一個人是否能及時接聽電話,也可從一個側(cè)面反映出他的待人接物的誠懇程度。

  一般來說,在電話鈴聲響過三遍左右,拿起話筒比較合適。“鈴聲不過三聲”是一個原則,也是一種體諒撥打電話的人的態(tài)度,而且鈴聲響起很久不接電話,撥打電話的人也許會以為沒有人接而掛斷電話。如果接電話不及時,要道歉,向?qū)Ψ秸f“抱歉,讓您久等了”。

  二、謙和應(yīng)對

  在接電話時,首先要問候,然后自報家門,向?qū)Ψ秸f明自己是誰。向發(fā)話人問好,也有向發(fā)話人表示打來的電話有人接聽的意思。自報家門是為了確認自己是否是發(fā)話人真正要通話的對象。

  在私人住所接聽電話時,為了安全起見,可以不必自報家門,或者只向?qū)Ψ酱_認一下電話號碼來確定是否對方找對了人。即使對方錯撥了電話,也不要勃然大怒,口出穢語,而要耐心解釋。

  在接聽電話時,要聚精會神,認真領(lǐng)會對方的話,而不要心不在焉,甚至把話筒擱在一旁,任憑通話人“自言自語”而不顧。

  三、分清主次

  其一,電話鈴聲一旦響起,接電話就成為最緊急的事情,其他事情都可以先放一邊。接聽電話時,不要再與旁人交談或者看文件、吃東西、看電視、聽廣播等。即使是電話鈴聲響起的時候你忙著別的事,在接聽電話時也不要向打電話來的人說電話來得不是時候。

  其二,有時候確實有無法分身的情況,比如自己正在會晤重要的客人或者在會議中間,不宜與來電話的人深談,此時可以向來電話的人簡單說明原因,表示歉意,并主動約一個具體的雙方都方便的時間,由自己主動打電話過去。一般來說,在這種情況下,不應(yīng)讓對方再打過來一次,而應(yīng)由自己主動打過去,尤其是在對方打長途電話的情形中。約好了下次通話的時間,就要遵守約定,按時打過去,并向?qū)Ψ皆俅伪硎厩敢狻?/p>

  其三,如果在接聽電話的時候,適逢另一個電話打了進來,切忌不要中斷通話,而要向來電話的人說明原因,要他不要掛斷電話,稍等片刻。去接另一個電話的時候,接通之后也要請對方稍候片刻或者請他過一會兒再打進來,或者自己過一會兒再打過去。等對方理解之后,再繼續(xù)方才正接聽的電話。

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