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邀請書

邀請書

邀請書又叫請柬或請帖,是為了增進友誼、發展業務,邀請客人參加各種活動的信函。商務邀請書一般由主辦方發出,邀請對方出席正式的商務慶典、商務聯誼等重要活動。有些參觀、訪問、比賽、交流、會面、協商等活動,也會使用邀請書,作出正式的邀請。

結構

  邀請書的結構一般由五部分組成:標題、稱謂、正文、結尾和落款。

  (1)標題

  第一行寫標題“邀請書”三字,并要居中。

  (2)稱謂

  換行頂格寫被邀請者姓名或單位名稱。

  (3)正文

  這部分要寫清楚邀請的事由、時間、地點,以及有關要求或注意事項。如是向單位發出邀請,還需寫明被邀對象和人數。

  正文應特別注明的內容:

  附券:如有參觀、文藝活動,或有禮品贈送,應附上入場券,或者領取禮品的贈券。

  宴請:如有宴請,應寫明“敬備菲酌”、“沏茗候教”等字樣,并注明“席設”何處,以及入座時間。

  特別提示:如有特殊的著裝要求也應該在正文注明。如需乘車乘船,應交代路線及有無專人接站等。

  (4)結尾

  通常在正文之后,緊接著寫結尾,也可以另起一行,頂格書寫。

  結尾處要表示希望接受邀請、歡迎前來的誠意,一般用 “歡迎指導”、“敬請光臨”、“恭請蒞臨”、“請屆時光臨指導“等表示對被邀請方的恭敬和禮貌。

  (5)落款

  在正文右下方寫邀請單位或個人的名稱。單位要加蓋公章,個人只需署名。署名之下一行寫發出邀請的具體年、月、日。

發信時間

  通常,它應當至少在一周之前到達對方手中,一邊對方有所準備。“臨陣磨槍”,打對方一個措手不及,不僅給對方以逼人就范的感覺,而且也是非常不尊重對方的。

對邀請的回復

  對邀請方的邀請是否應邀的回復。接到對方的邀請后,無論接受與否,出于禮貌,都必須及時答復。通常,應當在接到邀約之后三日之內回復,而且回得越早越好。答復以函件——答復信的形式發出。答復信要簡潔,無論是否應邀,語言都應十分熱情。一般用第一人稱,且必須簽名。

  基本內容包括:

  (1)感謝對方的邀請。

  (2)愉快地接受對方的邀請或婉言謝絕對方的邀請。

  (3)表達期待赴邀的心情或解釋一下不能應邀的理由。

  如:

  答復函

  ××先生夫婦:

  非常感謝你們的邀請,我將于16日準時前往。我盼望和你們見面。

  此致

  敬禮

  ×××

  ×年×月×日

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