接電話之禮儀三步走
如何接電話,也是一門藝術,要想做一個合格的受話人,有許多禮儀要學。首先,要做好通話的準備,無論是私人還是公務電話,尤其是后者,應該在電話機旁準備好一些物品:電話號碼簿、電話記錄本和記錄用筆。不要總是在需要時告訴對方:“請等等,我去拿紙和筆。”這樣既拖延了通話的時間,也是不禮貌的行為。
其次,聽到電話鈴聲,應盡快放下手中所做的事情去接電話。有些單位規定鈴響三聲內接電話,這是很有必要的。受話人所說的頭一句話應是親切地問對方:“你好。”接下來便是說出自己的工作單位及姓名,這樣做,不僅禮貌,還可幫助對方確認自己有沒有撥錯電話號碼。
電話鈴響時,如果自己正在與客人交談,應先向客人打聲招呼,然后再去接電話。如果發覺打來的電話不宜為外人所知,可以告訴對方“我身邊有客人,一會兒我再給你回電話”。不要拋下客人,在電話中談個沒完。這樣身邊的客人有被輕視的感覺。
無論在哪里接電話,都要儀態文雅、莊重,應輕拿、輕放,把電話機移向自己身邊時,不要伸手猛拉過來。到通話是，不要拿腔拿調的,應該聲調適中,語氣柔和沉穩。
不要在聽電話時與旁人打招呼、說話或小聲議論某些問題,如遇接電話時房內有許多人正在開會聊天,可先請他們停下來,然后再接電話。
在通話過程中,為了使對方知道自己一直在傾聽,或表示理解與同意,應時不時地輕聲說些“嗯”、“是”、“對”、“好”之類的短語。
通話完畢后,可以詢問對方:“還有什么事嗎？”或者“還有什么要吩咐嗎？”這一類客套話,既是表示尊重對方,也是提醒對方,請對方先放下電話,再輕放下自己的電話。