關于開展現場監督類公證質量自查自糾的報告
xx市司法局公證管理處：
根據司法部5月31日召開的開展現場監督公證專項整頓規范活動電視電話會議、省廳貫徹落實會議的精神及市局“關于開展現場監督類公證質量專項檢查的通知精神”，我處于200x年x月x日組織全處同志對200x年至200x年x月期間辦結的現場監督類公證進行了自查自糾。我處總共自查了x本卷宗,其中招投標公證x件,有獎銷售x件,拍賣公證x件,證據保全公證x件,發信函公證件。
通過這次自查自糾活動的開展，對照《中華人民共和國公證暫行條例》、《公證程序規則》、《開獎公證細則》的規定，沒有發現錯假證，但發現我處公證員在辦理現場監督類公證還存在以下幾個方面的問題：
一、資料的收集審查不夠仔細。如有的招投標公證缺少招標文件和投標單位的營業執照資質證明等材料未及時補齊，有的發信函公證缺少原始的債權依據。
二、談話筆錄做得過于簡單。如有的證據保全公證中的現場工作記錄只有很簡單的幾句話，沒有將保全行為的全部過程寫清楚;有的發信函公證的談話筆錄形同虛設，沒有寫明發信的理由。
三、發信函公證沒有做到由兩名公證員或公證工作人員共同辦理，往往只由公證員一人辦理。
四、表格資料填寫不完備。有的公證卷宗中申請表、送達回證等材料填寫不全。
針對我處辦證過程中存在的問題，同時為了更好地貫徹落實〈開獎公證細則〉及規范現場監督類公證的辦證程序，經全處處務會討論商量，我處提出如下整改意見：
一、及時匯報請示
一旦有當事人提出大型開獎活動公證及其他群體性的現場監督公證,應在正式受理前及時向上級公證管理部門匯報請示,在得到答復以后方能受理,并在辦理過程中及時匯報請示辦證細節。
二、嚴格辦證程序
我處在今后辦理現場監督公證時，將按照〈中華人民共和國公證暫行條例〉、《公證程序規則》、〈開獎公證細則〉的規定，包括發信函公證在內的所有現場監督公證，從人員要求到管轄規定均應按照程序認真執行。
三、加強實體審查
今后我處在辦證中還將著重對申請人資質的審查，尤其是開獎公證、招投標公證、證據保全公證，對主辦方的資格應作全面審查，要求公證員從申請人提供的營業執照、文件批復以及其他相關證據資料綜合審查;對抽獎活動規則、拍賣規則、招標文件等資料應事先作合法性、合理性、公平性的審查;對整個現場活動作好監督檢查工作，把握好每一個活動細節。
四、細化談話筆錄
要求每位公證員不忽視談話筆錄作為證據的重要性，將申辦理由、當事人的具體情況、申辦事項的具體情況作為談話筆錄的必要要素。
五、健全卷宗制作
對公證卷宗中的每一份程序性表格均應按規定認真填寫，嚴禁形式主義，以備隨時自查和上級領導的檢查。
xx市第x公證處