關(guān)于交接儀式需注意的禮儀
商務(wù)活動中，如果合作成功，是值得慶幸與慶賀的事。在激烈的環(huán)境，商務(wù)伙伴之間的合作是來之不易，因此，備受各方的高度重視。所以舉行熱烈而隆重的交接儀式，是在商務(wù)活動中通常用的以慶賀商務(wù)伙伴之間合作成功的一種常見的商務(wù)活動形式。 商務(wù)交接儀式，一般是指施工單位按合同將已經(jīng)建設(shè)完成的工程項目或大型設(shè)備，例如廠房、賓館、機(jī)場、碼口、或飛機(jī)、火車、機(jī)械，等等，經(jīng)驗收合格后正式移交給使用單位使用的時候，所專門舉行的慶祝典禮活動。
舉行交接儀式的意義在于，交接既是商務(wù)伙伴們對于進(jìn)行過的成功合作的慶賀，是對給予過自己關(guān)懷、支持、幫助和理解的社會各界的答謝，又是接收單位與施工、安裝單位巧妙地利用時機(jī)，為雙方各自提高知名度和美譽(yù)度而進(jìn)行的一種公共宣傳活動。
交接的禮儀，一般是指在舉行交接儀式時所須遵守的有關(guān)規(guī)范。通常，它具體包括交接儀式的準(zhǔn)備、交接儀式的程序、交接儀式的參加等三個方面的主要內(nèi)容。以下，就分別對其加以介紹。
首先要作好交接儀式的準(zhǔn)備。準(zhǔn)備交接儀式，主要要關(guān)注下列三件事：即來賓的邀約、現(xiàn)場的布置、物品的預(yù)備等等。
來賓的邀請，一般應(yīng)由交接儀式的東道主——施工、安裝單位負(fù)責(zé)。在具體擬定來賓名單時，施工、安裝單位亦應(yīng)主動征求自己的合作伙伴——接收單位的意見。接收單位對于施工、安裝單位所草擬的名單不宜過于挑剔，不過可以對此酌情提出自己的一些合理建議。
在一般情況下，參加交接儀式的人數(shù)自然越多越好。如果參加者太少，難免會使儀式顯得冷冷清清。但是，在宏觀上確定參加者的總?cè)藬?shù)時，必須兼顧場地條件與接待能力，切忌貪多勿得。
從原則上來講，交接儀式的出席人員應(yīng)當(dāng)包括：施工、安裝單位的有關(guān)人員，接收單位的有關(guān)人員、上級主管部門的有關(guān)人員，當(dāng)?shù)卣挠嘘P(guān)人員，行業(yè)組織、社會團(tuán)體的有關(guān)人員，各界知名人士、新聞界人士，以及協(xié)作單位的有關(guān)人員，等等。
在上述人員之中，除施工、安裝單位與接收單位的有關(guān)人員之外，對于其他所有的人員，均應(yīng)提前送達(dá)或寄達(dá)正式的書面邀請，以示對對方的尊重之意。
邀請上級主管部門、當(dāng)?shù)卣⑿袠I(yè)組織的有關(guān)人員時，雖不必勉強(qiáng)對方，但卻必須努力爭取，并表現(xiàn)得心誠意切。因為利用舉行交接儀式這一良機(jī)，使施工、安裝單位、接收單位，與上級主管部門、當(dāng)?shù)卣⑿袠I(yè)組織進(jìn)行多方接觸，不僅可以宣傳自己的工作成績，而且也有肋于有關(guān)各方之間進(jìn)一步地實現(xiàn)相互理解和相互溝通。
若非涉密，或暫且不宜廣而告之，在舉行交接儀式時，東道主既要爭取多邀請新聞界的人士參加，又要為其盡可能地提供一切便利。對于不邀而致的新聞界人士，亦應(yīng)盡量來者不拒。至于邀請海外的媒體人員參加交接儀式的問題，則必須認(rèn)真遵守有關(guān)的外事規(guī)則與外事紀(jì)律，事先履行必要的報批手續(xù)。
舉行交接儀式的現(xiàn)場，亦稱交接儀式的會場。在對其進(jìn)行選擇時，通常應(yīng)視交接儀式的重要程度、全體出席者的具體人數(shù)、交接儀式的具體程序與內(nèi)容，以及是否要求對其進(jìn)行保密等幾個方面的因素而定。
根據(jù)常規(guī)，一般可將交接儀式的舉行地點安排在已經(jīng)建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場。有時，亦可將其酌情安排在東道主單位本部的會議廳，或者由施工、安裝單位與接收單位雙方共同認(rèn)可的其他場所。
將交接儀式安排在業(yè)已建設(shè)、安裝完成并已驗收合格的工程項目或大型設(shè)備所在地的現(xiàn)場舉行，最大的長處，是可使全體出席儀式的人員身臨其境，獲得對被交付使用的工程項目或大型設(shè)備的直觀而形象的了解，掌握較為充分的第一手資料。倘若在交接儀式舉行之后安排來賓進(jìn)行參觀，則更為方便可行。不過，若是在現(xiàn)場舉行交接儀式，往往進(jìn)行準(zhǔn)備的工作量較大。在此百廢待興之地忙里忙外，絕非輕而易舉之事。另外，由于將被交付的工程項目或大型設(shè)備歸接收單位所有，故此東道主事先要征得對方的首肯，事后還需取得對方的配合。
將交接儀式安排在東道主單位本部的會議廳舉行，可免除大量的接待工作，會場的布置也十分便利。特別是在將被交付的工程項目、大型設(shè)備不宜為外人參觀，或者暫時不方便外人參觀的情況下，以東道主單位本部的會議廳作為舉行交接儀式的現(xiàn)場，不失為一種較好的選擇。此種選擇的主要缺陷是：東道主單位往往需要付出更多的人力、財力、物力，全體來賓對于將被交付的工程項目或大型設(shè)備缺乏身臨其境的直觀感受。