秘書工作拒絕的禮儀技巧
必須表達(dá)否定的時(shí)候，首先需要尊重對(duì)方，說(shuō)話要適當(dāng)、得體，會(huì)使用一些敬語(yǔ)，以擴(kuò)大彼此的心理距離；我們都有這樣的體會(huì)，在親人、熟人面前，我們總是在言語(yǔ)上要隨便一些，表現(xiàn)得有話直說(shuō)，直來(lái)直去。在我們面對(duì)陌生人時(shí)，我們總是彬彬有禮，說(shuō)話很注重“分寸”，對(duì)方在這樣的情境下，很難一下給你提出什么要求，表達(dá)什么意愿。當(dāng)我們需要表達(dá)否定的時(shí)候，如果也多用敬語(yǔ)，在語(yǔ)言上表現(xiàn)出對(duì)對(duì)方格外尊重，對(duì)方也往往會(huì)隨之產(chǎn)生“可敬不可近”的感覺(jué)。這種用敬語(yǔ)擴(kuò)大距離的否定法適合在交往還不是太深的公眾面前使用。
采用誘引方法也是表達(dá)否定的極好手段。需要否定時(shí)，我們不妨在言語(yǔ)中安排一兩個(gè)邏輯前提，不直接說(shuō)出邏輯結(jié)論，邏輯上必然產(chǎn)生的否定結(jié)論留給對(duì)方自己去得出，這樣的邏輯誘導(dǎo)否定法如果是在面對(duì)上級(jí)組織，身處領(lǐng)導(dǎo)地位的公眾時(shí)使用，效果往往比較理想。例如，戰(zhàn)國(guó)時(shí)，韓國(guó)大臣摻留，就曾經(jīng)有效地使用過(guò)這樣的方法。有一次，韓宣王就欲重用兩個(gè)部下一事征求摻留的意見(jiàn)，摻留明知重用二人不妥，但直言其“不”，效果肯定不好，一是可能冒犯韓王，二是韓王以為自己嫉妒賢能。于是摻留用下面這段話表達(dá)了自己的見(jiàn)解：魏王曾因重用這兩個(gè)人丟過(guò)國(guó)土，楚國(guó)也曾因重用他們而丟過(guò)國(guó)土，如果我們也重用這兩個(gè)人，將來(lái)他們會(huì)不會(huì)也把我國(guó)出賣給外國(guó)呢？摻留這種誘導(dǎo)式拒絕法的效果是顯而易見(jiàn)的。
道明原委，互相理解
一般說(shuō)來(lái)，我們之所以拒絕對(duì)方，總是有一些不得不這樣做的原因，總是有我們所處的主觀或客觀都有的困難，對(duì)于這些困難，有求于我們的公眾未必知道或未必完全清楚。
因此我們不妨面對(duì)公眾直陳我們的難處，求得對(duì)方的理解和諒解。社會(huì)公眾的思想文化水平正在不斷提高，只要我們彼此能以誠(chéng)相待，對(duì)方也一定能理解我們所處的難處和不得不拒絕的理由。這種拒絕方法在面對(duì)長(zhǎng)期公眾或臨時(shí)公眾時(shí)都可以采用。
有時(shí)候，我們拒絕的理由很難直陳，或沒(méi)有時(shí)間講清楚，或擔(dān)心對(duì)方確實(shí)難以理解。面對(duì)這種情況，我們也不妨只用一些“哎呀，這咋辦呢？”“真?zhèn)X筋”之類的話就可以了。不必具體解釋理由，對(duì)方一般也不會(huì)再追問(wèn)具體理由的；即使是問(wèn)，也可繼續(xù)使用“哎呀，真是一言難盡，真沒(méi)辦法！”之類的話給予回答。
拒絕對(duì)方的時(shí)候，我們一方面要尋求對(duì)方的理解，另一方面，也應(yīng)主動(dòng)地理解對(duì)方，這樣才能達(dá)到“生意不成仁義在”的公關(guān)效果。例如，當(dāng)我們闡釋我們不得不拒絕的理由時(shí)，我們不妨客觀真誠(chéng)地說(shuō)明一下，我們的拒絕可能給對(duì)方帶來(lái)的利益。凡事往往都有兩個(gè)方面，壞事里面總是可能包含著好的一面，只要我們內(nèi)心是熱情坦誠(chéng)的，這樣的拒絕方法不僅不會(huì)傷和氣，而且有可能促進(jìn)雙方的關(guān)系的發(fā)展，對(duì)方會(huì)把你看成是一個(gè)善解人意的人。
無(wú)論我們的拒絕方法多么禮貌，多么富于人情味，但是，拒絕終歸不能像承諾那樣引起對(duì)方的好感，總會(huì)有乘興而來(lái)，敗興而返的心理感受。為了緩釋對(duì)方因我們的拒絕而產(chǎn)生的瞬時(shí)不快情緒，也為了表明我們的誠(chéng)意，我們不妨在準(zhǔn)備說(shuō)“不”的時(shí)候，就主動(dòng)為對(duì)方考慮一下退路或補(bǔ)救措施，使對(duì)方的情感能夠轉(zhuǎn)移，不致一下跌進(jìn)失望的深谷。比如，當(dāng)對(duì)方來(lái)求我們?yōu)槠浣鉀Q困難，而我們又無(wú)能為力的時(shí)候，我們不妨采取一點(diǎn)“補(bǔ)償”性措施，向?qū)Ψ酵扑]一下目前有實(shí)力解決這類問(wèn)題的我們的同行等。這樣，既可能使對(duì)方獲得心理補(bǔ)償，減少因遭拒絕而產(chǎn)生的不滿、失望，又表達(dá)了我們的誠(chéng)意，使對(duì)方能真正理解我們。