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行政公文處理中常見的格式問題分析

行政公文處理中常見的格式問題分析

  《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》(以下簡(jiǎn)稱《辦法》)、《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》(以下簡(jiǎn)稱《格式》)對(duì)行政機(jī)關(guān)的公文格式規(guī)定了十分嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn),但在我們黃委系統(tǒng)的公文處理實(shí)際工作中,仍然存在著許多不規(guī)范的現(xiàn)象和問題。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:

  1.公文格式組成部分中常見的問題

  1.1眉首部分

  1.1.1.發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志。黃委系統(tǒng)所有單位的發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào)應(yīng)小于黃委,各市河務(wù)(管理)局應(yīng)小于省局。但有的單位字號(hào)比黃委、省局都大,略小于國(guó)務(wù)院發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)字號(hào),應(yīng)予以糾正。

  1.1.2.發(fā)文字號(hào)。上行文的發(fā)文字號(hào)居左排列,左空一字,但這一點(diǎn)往往被忽略,左空不是多就是少;括年份應(yīng)使用六角括號(hào)“〔〕”,而經(jīng)常用方括號(hào)“[]”,如“某黃辦[]21號(hào)”;便函的發(fā)文字號(hào)置于武文線下1行版心右邊緣頂格標(biāo)識(shí),可是有的將發(fā)文字號(hào)置于武文線上,有的標(biāo)識(shí)時(shí)沒有右頂格到邊緣。

  1.1.3.簽發(fā)人。有的公文將“簽發(fā)人”標(biāo)識(shí)為“簽發(fā)”,有的將簽發(fā)人姓名居前,如“簽發(fā):某某”、如“某某:簽發(fā)”;還有的簽發(fā)人姓名字體不是楷體。規(guī)范的標(biāo)識(shí)應(yīng)為:“簽發(fā)人”用3號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí),后用全角冒號(hào),冒號(hào)后用3號(hào)楷體標(biāo)識(shí)簽發(fā)人姓名。

  1.1.4.紅色反線。黨的文件紅色反線中間為一紅色五角星,可是有的單位黨政不分,行政公文也使用中間有紅色五角星的反線,這是不對(duì)的。

  1.2主體部分

  1.2.1標(biāo)題。常見的問題一是字體字號(hào)不規(guī)范,有用黑體的,有用宋體加黑的;有用二號(hào)字的,也有用小二號(hào)字的,不一而足!陡袷健芬(guī)定公文標(biāo)題用2號(hào)小標(biāo)宋體字。二是標(biāo)題中濫用書名號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),《辦法》規(guī)定除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號(hào)外,標(biāo)題中一般不加書名號(hào);有的單位報(bào)送年度工作總結(jié)也用書名號(hào)括起來,有的標(biāo)題中還有頓號(hào)、逗號(hào)等標(biāo)點(diǎn)符號(hào),不倫不類。

  1.2.2.正文小標(biāo)題!掇k法》規(guī)定公文正文內(nèi)容結(jié)構(gòu)層次為“一、”、“(一)”、“1.”、“(1)”。《格式》規(guī)定小標(biāo)題使用3號(hào)小標(biāo)宋體字或黑體字,但對(duì)四個(gè)層次的標(biāo)題字體沒有區(qū)別,建議一級(jí)標(biāo)題用黑體,二級(jí)用楷體,三級(jí)用宋體加黑,四級(jí)同正文。

  1.2.3.附件。附件一般在正文之下空一行標(biāo)識(shí),常見的問題是沒有與正文空開一行。附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn),但是有的公文經(jīng)常在名稱后加句號(hào)。還有就是沒有在附件左上角標(biāo)明“附件”或者“附件×”字樣。

  1.2.4.成文日期。縱向與正文的距離依印章的大小而定,其標(biāo)準(zhǔn)為印章蓋在成文日期上,上距正文不到1行的空白。如空白過大,就容易被加入其他內(nèi)容。但在實(shí)際操作中,成文日期往往與正文拉的距離過大。另一個(gè)常見的問題是將“零”寫作“o”,如“二oo三年二月一日”,正確的寫法應(yīng)為“二○○三年二月一日”。

  1.2.5.印章。印章要端正、清晰地蓋在成文日期的上方,并做到上不壓正文,下壓成文日期的年、月。常見的問題是蓋章不清晰,不居中,不端正,或上下壓文等,還有將印章蓋到成文日期以外。

  1.2.6.附注。公文如有需要說明的事項(xiàng)要標(biāo)識(shí)附注,如請(qǐng)示需標(biāo)識(shí)聯(lián)系人、聯(lián)系電話等。常見的問題是請(qǐng)示沒有標(biāo)識(shí)附注,或者是附注標(biāo)識(shí)的位置不規(guī)范。

  1.3.版記部分

  1.3.1.主題詞。常見的問題是主題詞、詞目均用黑體標(biāo)引,且詞目之間空格不均。規(guī)范的標(biāo)識(shí)“主題詞”三字用黑體,詞目用小標(biāo)宋體3號(hào)字體,詞目間空一字。此外,還有表外詞不用“()”括起來的現(xiàn)象,《黃河水利委員會(huì)公文主題詞表》規(guī)定表外詞用“()”括起。

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