行政公文處理中常見的格式問題分析

　　1.3.2.抄送機關。常見的問題是有的公文還將“抄報”和“抄送”分開，而不是統一為“抄送”;有的抄送機關較多回行時頂行，而不是與冒號后的抄送機關對齊;再有就是最后一個抄送機關經常不標句號。

　　1.3.3.印發機關和印發時間。印發機關和印發日期在抄送機關之下，印發機關左空一字，印發日期右空一字。但有的單位公文經常將二者左右頂格。

　　2.公文組成部分標識規則中常見的問題

　　2.1.排版裝訂。公文用紙應采用國標標準a4型，一般每個頁面排22行，每行28個字，雙面印刷，左側騎馬裝訂或粘貼。目前存有頁面排版不整齊，行數和每行字數不一、左側明訂、壞訂、訂位不正等問題。

　　2.2頁碼。置于版心下邊緣之一行，左右各一條4號一字線，單頁碼居左空一字，雙頁碼居右空一字，目的是方便閱讀。但有很多公文的頁碼一律居中，還有的頁碼兩側沒有一字線。

　　2.3.表格。公文正文中如有表格，需要將其從中抽出作為公文的附件單獨表述。正文中穿插表格，往往隔斷公文前后意思的聯系而造成閱讀上的不便。但有的公文中經常穿插一些表格。

　　3.公文格式中常見的其他問題

　　3.1.數字。一般情況下，在公文中主要使用阿拉伯數字，如表示數量、長度、高度、面積、體積、重量和百分比等。詞、詞組、成語、慣用語、縮略法和具有修辭色彩語句中做為詞素使用的數字應用漢字。

　　3.2.名稱。公文中第一次出現人名、地名、組織機構名均應全稱，使用簡稱必須是約定俗成的規范化簡稱。為方便行文，如名稱較長，可在第一次使用時說明“以下簡稱為”，再次使用時用簡稱。

　　3.3.時間。盡量避免使用一些交待不夠清楚的時間概念，如“去年”、“前天”等，而應寫明具體的年、月、日。公文中如出現歷史朝代年號時，同時加注公歷年份。

　　3.4.標點符號。有將間隔號“·”寫為點號“.”的，如“96·8洪水”寫為“96.8洪水”，“山東省志·黃河志”寫為“山東省志.黃河志”。還有的連接號使用不規范，如“XX年2月2-6日”，使用連接號，應占一字的位置，并上下居中。

　　4.規范公文格式，提高公文質量的措施

　　4.1.提高認識，加強領導

　　規范公文格式，防止格式的隨意性，維護其規范的體式，對于進一步提高公文的處理效率，推動機關正常工作的開展，有著十分重要的意義。各級領導和機關工作人員都要從這個高度去認識規范公文格式的重要意義。各級要加強對公文處理工作的領導，不僅明確分管領導分管，安排業務精、責任心強的文秘人員專職從事公文的審核，而且各級領導還要帶頭學習公文處理知識并模范遵守。

　　4.2.加強文秘隊伍建設

　　適應新形勢下公文處理工作的需要，必須建設一支思想素質好、工作業務硬、勇于吃苦、樂于奉獻的文秘隊伍。加強文秘人員的政治理論學習，不斷提高他們的理論和政策水平，使之認識到文秘崗位肩負的重任，樹立一絲不茍、精益求精的工作作風，增強干好工作的自覺性。加強文秘人員的業務培訓，積極創造條件，支持文秘人員參加業務知識的培訓學習，盡快提高業務素質。

　　4.3.健全制度，規范程序

　　各級各單位應根據《辦法》和上級的實施意見，相應制定本單位公文處理的實施細則，建立健全有關的公文處理制度，嚴格發文處理中的擬稿、審核、校對、印制等每一道程序，做到有章可依，照章辦事，形成公文處理規范化的運行機制。堅持公文處理由辦公室統一把關辦理的原則，防止“政出多門”。對某些格式問題，要做出統一規定，保證規范的公文格式落到實處。