公文寫作基本要求之材料可靠情況確實
3.構思之前,實地調查,掌握第一手情況。這是最重要的一步。一般情況,也要調查了解,不僅可以核實已掌握的材料,而且可以發現新問題、新經驗、新動向;重點情況,尤其要進行深入的調查研究。實踐證明,組織召開座談會、調查會是一種快捷而有效的方法。如果發現實際調查的情況與撰寫者已經掌握的情況有出入,可以修正;出入較大,要尊重實際。即使發現實際情況與領導意圖相抵觸,也要尊重客觀實際,采用恰當的方法,妥善協調。這是唯物主義者應有的態度,也是黨性的表現。
(二)嚴格篩選材料
調查、搜集、積累而來的材料,不是堆砌在寫字臺上,而是要不斷地分類整理,分析研究,爬梳剔抉,進行篩選。篩選材料,貴在一個“嚴”字,重在一個“新”字。主要是根據以下三個標準:
1.材料的相關性
這是以寫作要表現的主旨,即寫作意圖和逐步形成的觀點為依據來區別對待不同材料的。與公文主旨有關聯的材料,取;無關的材料,舍。在已經選取的材料中進一步篩選:與表現主旨、說明觀點十分有力、緊密相關的材料,要詳,要具體、充分;與表現主旨、說明觀點雖有關系、必不可少,但是關系又比較一般的材料,要略,要概括。有的論者提出“實則詳,虛則略;新則詳,舊則略;特點詳,一般略”;或主張“重則詳,輕則略;近則詳,遠則略;點則詳,面測略”。這些來自實踐經驗的認識,是頗有見地的。材料的取舍、詳略,對于公文構思十分重要。不經過這一步,就很難搭起架子。
2.材料的典型性
這是要求篩選出最有代表性的材料來表現主旨,說明觀點。典型一詞,在不同領域里有不同的含義,在公文寫作中就是指代表性強。一份材料,它在自身所屬的某一類事物中,最能體現該類事物的總體本質特征,并且預示著該類事物總體的發展方向,那么這份材料就是典型性強、最有代表性的材料。只有篩選出典型性的材料,使用最有代表性的材料,才能使公文的觀點鮮明,主旨突出,增強內在的說服力。所以,篩選典型性強的材料對于構思公文十分重要,它可以使公文的文稿在下筆之初就標定出質量的較高起點。所謂“七分材料三分寫”,指的就是材料的質量對于整篇公文質量的重要作用和影響。
3.材料的新穎性
這是要求篩選材料時應先注重選用那些在現實發展中出現的新材料。這些新材料可以是改革開放不斷發展的新形勢下出現的新情況、新問題、新矛盾,也可以是亟待重視的新典型、新經驗或者需要攝取的新視角、新觀念、新思路、新見解,總之是一切新事物,特別是那種代表了新的發展方向、具有強大生命力的事物。對于已知的材料,采用新視點來“燭照”,也可能會發現它具有現實啟發意義,這也是新穎的;“熟知未必真知”(列寧),從新的角度對常見的事物進行觀察思考,也可能會有新的發現。這同樣是新穎的。應當注意到一個時期領導和群眾所關心的“熱點”、“難點”、“敏感點”,也往往是行政領導研究工作的“興奮點”、“新鮮點”,作為負責公文起草的秘書人員、公務員都要重視選用這些新穎的材料。惟新穎,才引人。構思之初,就要考慮到這種“收視率”。