公文處理常用知識

　　三、黨的機關公文與國家行政公文這兩種公文的種類與格式有什么異同

　　1、用紙格式不統一。按規定，黨的機關公文用紙規格既可采用b5型，也可采用國際標準a4型;國家行政機關一般用a4型。但當前黨的機關公文普遍采用的是16開型，國家行政機關公文普遍采用的是a4型。

　　2、排印字號不統一。黨的機關公文使用的字號比較多,有2號、3號、4號、5號字，而行政機關公文除標題外都用3號字。如，黨的機關公文發文字號、簽發人、印發單位和印發日期用4號字、抄送機關名稱用5號字;而行政機關都用3號字。

　　3、排印字體不統一。主要是份號、簽發人姓名、正文小標題、主題詞和主題詞目字體不同。如，黨的機關公文簽發人姓名用仿宋，行政機關公文用楷體；黨的機關公文主題詞目用書宋體，行政機關公文用小標宋體；黨的機關公文正文一級小標題用黑體，二級小標題用楷體，行政機關公文正文小標題用仿宋。

　　4、標注位置不統一。黨政機關公文一些格式要素標注的位置也不同，最容易使辦文人員忽略。黨的機關公文不標注保密期限的，密級標注在份號的下方，標注密級期限的，密級二字在首頁版心右上角，行政機關公文密級標注在首頁版心右上角，右側標2號五角星與保密期限；黨的機關不標注主送機關的公文，主送機關排印在印發傳達范圍處，行政機關不標注主送機關的公文和主送機關名稱首頁排不下時，主送機關排在主題詞之下，抄送機關之上；黨的機關公文附件名稱在正文末行之下接著排印，行政機關的公文在正文末行之下空一行排印；黨的機關公文抄送兩字在左邊頂格排印，行政機關的公文抄送兩字在左邊空一字排��；黨的機關公文印發單位與印發日期左右各空半個4號字排印，行政機關的公文印發單位與印發日期左右各空1個3號字排印。

　　5、標注方式不統一。黨政機關公文格式有些在標注方式和要求上也不統一，最容易讓辦文人員混淆。如，黨的機關公文間接行文均用書名號將其標題全部標出，行政機關公文除法規性文種用書名號外，其余文種均用綜合性標題，無標點符號；縣級與基層黨的機關行文，所有公文均署名，三個以上行政機關聯合行文才署名；黨的機關公文成文日期用阿拉伯數字標注，行政機關公文用漢字標注；黨的機關有特定版頭的普發性公文不蓋章，行政機關的所有的公文均加蓋發文機關的印章；黨的機關公文主題詞用主題詞法標注，一般不超過10個主題詞詞目，行政機關公文用分類法標注，一般不超過5個主題詞詞目等等。

　　三、公文校對的主要內容

　　1、校正與文稿不符的錯誤內容、不規范的字句等；2、校正顛倒的字、句、行、段及層次不清；3、校正標點、公式等方面的錯誤；4、校正格式、注文、頁碼編排等方面的錯誤；5、校正簽批程序；6、校正印制質量。