機關公文辦理程序

　　機關公文辦理包括擬稿、核稿、會簽、審核、簽發、繕印、校對、用印、登記、分發、立卷、歸檔、銷毀等程序。

　　一、擬稿

　　以黨組、局機關名義發文，根據內容由各科室擬稿，非職能科室業務范圍內的綜合性和重要文件由辦公室擬稿。

　　草擬公文應當做到：

　　1.符合黨的方針政策，符合局黨組、局機關有關規定。

　　2.情況確實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短。一律用簽字筆或鋼筆書寫，不能用鉛筆或圓珠筆。

　　3.人名、地名、數字、引文準確。引用公文應當先引標題，后引發文字號。日期應當寫具體的年、月、日。

　　4.結構層次序數，第一層為"一、"，第二層為"（一）"，第三層為"⒈"，第四層為"（1）"。

　　5.公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，應使用阿拉伯數字。

　　二、核稿、會簽

　　公文起草后，擬稿科室負責人必須認真核稿并簽名。行文內容涉及兩個或兩個以上科室或部門，必須履行會簽手續。

　　三、審核

　　以黨組、局機關名義發文，公文送局領導簽發之前，應當由局辦公室進行審核。審核的重點是：是否需要行文，是否符合黨的方針、政策及有關規定，是否與有關部門協商、會簽，文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關規定。

　　局辦公室對下列文稿予以退回重辦：

　　1.未經來文科室負責人核稿的。

　　2.文件格式混亂、眉目不清、頭尾不全、附件遺漏及主抄送單位不清的。

　　3.文稿潦草，字跡不清，自造簡化字，用鉛筆或圓珠筆起草或修改的。

　　四、簽發

　　審批公文，主批人應當明確簽署意見，并寫上姓名和審批時間。其他審批人圈閱，應當視為同意。以黨組、局機關名義發文由局辦公室送黨組書記、局長簽發。

　　十、公文辦理完畢后，應當根據《中華人民共和國檔案法》和其他有關規定，對具有查考利用價值的公文，應及時整理（立卷）、歸檔，按照有關規定定期向檔案部門移交。個人不得保存應當歸檔的公文。

　　隨著社會的發展，科技的進步，各機關職能的不斷擴展，公文以幾何級數在增加。面對浩如煙海的公文，人們不能也沒有必要保留全部公文，而應有選擇地重點保存其中有參考利用價值的公文，以備日后查考，為此，必須規定公文的歸檔范圍。

　　一、應歸檔的范圍

　　公文的歸檔范圍，是指應予立卷歸檔的公文范圍。立卷歸檔就是將辦畢公文按照一定的原則組合成案卷后移交檔案部門的活動。一個單位公文歸檔范圍的劃定必須考慮三個要素：

　　（1）本機關職能活動，即公文的內容真實地再現本機關產生、發展的歷史軌跡，客觀地反映了這個單位的管理活動，如行政管理、生產、科研、教學等各種性質單位總是形成具有自身職能活動特點的，其他單位絕無僅有的公文。因此，反映本機關主要職能活動和基本狀況的公文應作為歸檔的重點，這些內容的公文一旦丟棄或銷毀是無法恢復，無處可尋的。當然，這里所言的“職能活動的公文”，并不只是“本機關”形成的公文，還應包括本機關為了實現自身職能活動所接受的上下級和其他機關的公文，因為職能的實現總是在與各級各類組織的配合中完成的。