機關公文辦理程序

　　在按組織機構分類時，要注意把握好立卷點的深度，一般不要將立卷點確定在最基層的執行層，而應該根據文書工作的組織形式，將立卷點確定在能掌握本部門公文運轉，控制本部門公文信息的機構層次上。

　　（三）分問題

　　分問題，就是按照公文內容所反映的問題特征來劃分類別。

　　問題分類，可以使性質、內容相同的公文相對集中，較好地保持同一問題公文之間的聯系性，為利用者提供關于某一問題、事件或人物等的系統、完整的公文信息。減少或避免了同一問題公文的分散現象。

　　在選用問題分類時，特別要考慮使用的機關對象和分類層次。由于人們知識水平不同，認識事物的角度不同，對同一“問題”的看法各異，往往更多地摻入了個人主觀成分在內，致使同一份公文產生的分類結果也可能出現多種歸類，使分類時難以給公文準確定位。因此問題分類的方法，適用于第三、四層次的分類標準，通常在組織機構分類下使用。適宜在第一層次采用問題分類的，往往是一些內部機構設置比較簡單或者不太穩定、機構分工不明確而且公文數量較少的機關。一些大、中型組織機關，其內部組織機構較多且相對穩定，各部門職能相對獨立，公文數量較多，應該采取先按組織機構分類，再接問題分類的方法，一般不要輕易打亂組織機構采取問題分類。

　　問題分類時應遵循問題的伸縮性規律。每一個機構對本部門產生和處理的公文總是有主有從、有多有少，立卷時應根據具體情況，靈活掌握。公文多時，可將一個大問題分解為幾個小的具體問題；公文少時，又可以把幾個具體的問題概括為一個大問題。

　　（四）分保管期限

　　即按照公文的保存價值的不同，將公文劃分成不同的類別。分保管期限，通常是在同一個問題之下進行，一般不作為一個機關第一層次的分類標準。

　　保管期限，是根據各類公文客觀存在的保存價值確定。國家檔案局《關于機關檔案保管期限的規定》將應歸檔公文的保管期限確定為永久、長期（16～50年）和短期（15年以下）三種期限。這三種期限只是一個大致的規定，各個機關在具體的工作中根據本機關的地位、職能和業務活動等客觀情況，制定出更加詳細，準確的保管期限表。如有必要，還可以針對公文具體情況，將長期、短期的保存時間劃分得更準確、更具體，如5年、XX年、20年、25年等。

　　分保管期限時，應該密切注意同一問題公文的完整性。由于公文自身的真實記錄性、原始性，決定了公文的價值（對現行機關的現實憑證價值和對歷史的參考價值）。劃分保管期限應該以此為依據。同時公文的價值往往不是單份公文能體現的，更多是在相互聯系的一組公文中展現。這是公文形成的聯系性所決定的，因此在立卷時應維護同一問題公文的完整性。一般情況下，機關公文完整程度較高，劃分保管期限應從嚴，反之，則應適當提高殘存的不完整公文的保管期限，從寬處理這些公文。

　　二、組卷方法

　　公文組卷，即對分類后的各屬類按照其共同特征和主要聯系，將其組合成一個個案卷的活動。組卷的依據是從公文結構中概括出來的作者、問題、時間、名稱、通訊者、地區等諸要素，它們體現了公文在這些方面特有的聯系及形成規律。因此組卷的常用方法有：