公文格式國家標(biāo)準(zhǔn)新議
1.“公文份號”的條款釋義中“實際編號時推薦采用3-6位阿拉伯?dāng)?shù)字”的表述，易造成隨意標(biāo)注份號的情況。
2.“發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志”的條款釋義中說，發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)志使用小標(biāo)宋體字，單一機(jī)關(guān)行文帶“文件”二字，多個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文不帶“文件”二字。新絳《條例》、新《格式》中并無此硬性規(guī)定。
3.公文標(biāo)題的條款釋義中重申了舊《辦法》、舊《格式》中“除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標(biāo)點符號”的規(guī)定，這是行政機(jī)關(guān)的“自行規(guī)定”，是公文標(biāo)題與公文正文在標(biāo)點符號運(yùn)用上實行的兩個標(biāo)準(zhǔn)。條款釋義中仍然“新瓶裝舊酒”，是在誤導(dǎo)受眾。在實際行文中，標(biāo)題中除書名號外經(jīng)常使用五種標(biāo)點符號，即頓號、括號、引號、破折號、連接號。筆者認(rèn)為，在公文標(biāo)題中使用標(biāo)點符號，只要符合新《標(biāo)點符號用渤 （cbit15834-）即可。正因為如此，新《條例》、新《格式》對公文標(biāo)題中使用不使用、如何使用標(biāo)點符號未作規(guī)定和要求。
4.“印章”的條款釋義中關(guān)于聯(lián)合行文的機(jī)關(guān)過多，無法實現(xiàn)正文與所有發(fā)文機(jī)關(guān)的印章同處一頁，也可采取“此頁無正文”的方法，即將印章加蓋在下一空白頁上，并在該空白頁第一行頂格標(biāo)注“此頁無正文”的表述，無疑是衍生了公文格式要素。
三、我國公文格式現(xiàn)狀
（一）公文格式標(biāo)準(zhǔn)二元化
一是新《格式》，筆者在此將它稱為“民標(biāo)”。二是XX年10月2日發(fā)布、XX年1月1日實施的《軍隊機(jī)關(guān)公文格式》 （cjb5100-，以下簡稱“軍標(biāo)”）。
兩個標(biāo)準(zhǔn)中公文格式要素構(gòu)成不同，有的格式要素稱謂不一，有的格式要素編排標(biāo)注位置有別，有的格式要素用字字體字號存在差異等。例如：“軍標(biāo)”中公文的“份號”，可以用2至6位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注；上行文不但要標(biāo)注“簽發(fā)人”，根據(jù)需要還要標(biāo)注“已閱人”；從“軍標(biāo)”的圖例式樣中可看出，公文標(biāo)題只由事由加文種組成；三個機(jī)關(guān)聯(lián)合行文時，行文機(jī)關(guān)署名用印，按上兩個、下一個編排標(biāo)注；成文日期用漢字?jǐn)?shù)字書寫：還有“無正文說明”“二維條碼”“承辦說明”等格式要素；“軍標(biāo)”特定格式中還有“印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)和批轉(zhuǎn)的公文”格式和“代擬稿”格式等。這些都是“軍標(biāo)”與“民標(biāo)”的不同之處。
“軍標(biāo)”適用于中國人民解放軍各級機(jī)關(guān)以及武警部隊各級機(jī)關(guān)。“軍標(biāo)”與“民標(biāo)”的規(guī)定和要求不同，勢必給基層部隊機(jī)關(guān)在行文的版式、格式上帶來麻煩，有時兩個標(biāo)準(zhǔn)甚至?xí)嗷セ煜Ｈ绻策叿啦筷犑枪膊款I(lǐng)導(dǎo)下的一支現(xiàn)役部隊，是部隊性質(zhì)的警察，又是武警性質(zhì)的部隊，形象地稱為“公邊”或“武邊”。邊防部隊行文時既要依據(jù)“軍標(biāo)”，又要依據(jù)“民標(biāo)”。為此，XX年公安邊防局制發(fā)了《公安邊防部隊公文處理規(guī)定（試行）》。這一法規(guī)要求，屬于公安邊防業(yè)務(wù)工作需要行文的，按國家行政機(jī)關(guān)公文格式辦理；屬于部隊管理、訓(xùn)練、政治后勤等工作需要行文的，按“軍標(biāo)”辦理。